Bedgrow startet mit MaintMaster in die Zukunft der Instandhaltung
Die Erzeugergenossenschaft Bedgrow oder Bedfordshire Farming wurde 1963 von einer Gruppe gleichgesinnter Landwirte gegründet, die sich die reichen und fruchtbaren Böden von Bedfordshire zunutze machten. Mit grundlegendem Respekt, kundenorientierten Werten und einem außergewöhnlichen Fokus auf Qualität bauen sie frische Produkte für Supermärkte im gesamten Vereinigten Königreich an, lagern und verpacken sie.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind sie auf Innovation angewiesen – und auf gute Instandhaltung. Bei einem Maschinenpark, der von Verpackungsmaschinen über Gabelstapler bis hin zu allen anderen Maschinen für die Verarbeitung von Gemüse reicht, können sie sich keine Ausfälle leisten. Außerdem müssen sie die neuesten Lebensmittel- und Arbeitsschutzvorschriften einhalten.
Laut Geoff Kynaston-Stear, H&S Manager bei Bedgrow, war ihr Instandhaltungsmanagement jedoch veraltet. Um mit den Anforderungen der Kunden und der Kontrolleure Schritt halten zu können, brauchte das Unternehmen eine neue Lösung für die Instandhaltung.
Von 1963 bis 2022
Wenn man Geoff nach den ursprünglichen Problemen fragt, die sie veranlassten, nach besseren Lösungen zu suchen, antwortet er sofort: „Stift und Papier“. In Verbindung mit der Tatsache, dass es keinen soliden Wartungsplan gab, hatte Bedgrow Schwierigkeiten, die wichtigen gesetzlichen Inspektionen zu bewältigen – und mehr.
Als Lebensmittelbetrieb mit vielen Supermarktkunden war das Unternehmen ständig Ziel strenger Audits. Mit Stift und Papier war es schwierig nachzuweisen, dass die Wartung der Maschinen korrekt erfolgte. Es bestand die Gefahr, dass wichtige Dinge übersehen wurden, da das Papiersystem weitgehend darauf beruhte, dass sich die Mitarbeiter an bestimmte Dinge erinnerten – zudem waren Maschinenreparaturen weitgehend reaktiv.
Ihre bisherige Arbeitsweise schwerfällig und dysfunktional. Mit der Erkenntnis, dass wir das Jahr 2022 und nicht 1963 hatten, wussten sie, dass sie sich in dieses Jahrhundert katapultieren mussten. Als Bedgrow neue Mitarbeiter einstellte, hörten sie von neuen Lösungen, die sie noch nie ausprobiert hatten.
Neue Lösung – hohe Kosten
Die Reise von Bedgrow auf der Suche nach einer neuen digitalen Instandhaltungslösung begann mit dem Geschäftsführer Stephen Hedderly, der darauf drängte, eine neue und bessere Lösung zu finden. Die erste vorgeschlagene Lösung war Pirana CMMS.
Geoff und der technische Leiter Barry Stroud trugen die Hauptverantwortung für die Testphase der neuen Lösung. Nach einem 30-tägigen Test des CMMS und vielen Gesprächen mit dem Vertriebsteam fühlten sich beide durch ein hohes Maß an Unfreundlichkeit enttäuscht. Außerdem war das System unflexibel und sehr teuer.
Die Verlängerung der Testversion um nur einen Tag kostete Hunderte von Pfund extra. Dasselbe galt für die Migration der Lösung von der Testversion zur kostenpflichtigen Version. Berichterstattung? Dasselbe. Und die mobile App – 700 Pfund extra.
In der Zwischenzeit suchten sie auf Google nach anderen CMMS-Lösungen und fanden eine, die ihr Interesse weckte – MaintMaster. Nachdem sie die Testversion von MaintMaster getestet und mit dem Vertriebs- und Supportteam gesprochen hatten, stellten sie fest, dass MaitMaster das komplette Gegenteil von Pirana war.
Also benachrichtigten Sie den Geschäftsführer.
“Er hat uns zu Recht einige schwierige Fragen gestellt. Aber er nahm unseren Rat an, weil er nicht in das Tagesgeschäft eingebunden war. Er wollte sicher sein, dass das Projekt seinen Zweck erfüllt und kosteneffizient ist.”
Völlige Flexibilität und alles war im Preis inbegriffen.
Der Geschäftsführer musste überhaupt nicht überzeugt werden.
Die Entscheidung für MaintMaster war einfach
MaintMaster war viel einfacher, flexibler und hatte ein viel besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie waren auch der Meinung, dass die Schulung dem Pirana-Angebot überlegen war. Als die Tage und Wochen vergingen, sagte Bedgrow, dass MaintMaster dies bewiesen hat. Die gesamte Integration, der Support und die Schulung waren einfach zu implementieren und wurden von einem hervorragenden Support unterstützt – und das zu geringeren Kosten als das ursprüngliche Shire-System.
Bedgrow fand auch, dass MaintMaster intuitiv zu bedienen ist und es ein Kinderspiel ist, Daten einzugeben und Zeitpläne zu erstellen. Drei Techniker nutzen es für die Aufzeichnung von Störungen und Optimierungen sowie für die geplante vorbeugende Instandsetzung – und sie alle fanden, dass es sowohl auf Tablets als auch auf dem PC hervorragend funktioniert.
Besonders gut gefiel ihnen, dass MaintMaster für ihre Zwecke leicht zu modifizieren ist. Es wird geschätzt, dass der PPM-Zeitplan mit den notwendigen Inspektionen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.
„Bei unserer vorherigen Lösung hätte es uns natürlich eine Menge Geld gekostet, etwas zu ändern. Sie wollten, dass wir mit ihrem System arbeiten. MaintMaster hingegen kann mit allem arbeiten, was wir benötigen. Es ist so vielseitig, dass wir es im Grunde für alles einsetzen können.“
Ein weiterer Punkt, der ihnen an MaintMaster gefällt, ist, dass es keine Funktionen gibt, die sie nicht brauchen. Bei Shire haben sie für Funktionen bezahlt, die sie nie nutzen würden. Geoff sagt: „Bei MaintMaster zahlen wir zwar aber bekommen viel mehr zurück“
Er fügt hinzu: „Ich versuche, etwas Schlechtes bei MaintMaster zu finden, aber ich finde nichts.“
Ein weiterer einflussreicher Faktor sei die Einstellung der Menschen, mit denen sie gesprochen haben – ein wichtiges Zeichen für die Ethik eines Unternehmens. Ihm zufolge sahen die Mitarbeiter von The Shire sich selbst als den wichtigsten Teil der Diskussion an. Sie hatten das Gefühl, jemand zu sein, von dem sie Geld nehmen wollten – ohne jegliche Flexibilität oder Hilfsbereitschaft.
MaintMaster war das komplette Gegenteil – Geoff sagt, sie könnten nicht hilfsbereiter sein. Als es darauf ankam, war ihre Entscheidung für MaintMaster, wie die Briten sagen, ein „no-brainer“.
Von Papier ins digitale Zeitalter
MaintMaster präsentierte die Implementierung als ein Projekt mit klaren und praktischen Schritten. Die Hilfe war immer nur einen kurzen Anruf oder ein Treffen entfernt, wenn es Probleme gab. Sie fühlten sich sicher, weil sie wussten, dass sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite hatten.
„Wenn wir irgendwelche Fragen haben, antwortet MaintMaster sofort. Das ist großartig. Bei all unseren Kontakten hatten wir nur ein einziges Mal den Fall, dass eine Frage von uns gestellt wurde, welche nicht sofort beantwortet werden konnte.“
Formulare sind ein wichtiger Bestandteil der Instandhaltungsarbeiten von Bedgrow. Die Integration der alten Formulare und die Erstellung neuer Formulare war entscheidend für die Implementierung. Da es Überschneidungen zwischen digitalen und Papierformularen gab, mussten Kontrolldokumente, Formulare für die Produktionslinie und vieles mehr in das System integriert werden – alle diese Formulare sind nun als integrierte Links in MaintMaster vorhanden.
Die Übertragung der Daten in MaintMaster erfolgte größtenteils manuell, da 99 % der Daten auf Papier vorlagen. Barry überwachte den Prozess und verbrachte viel Zeit damit, zu beurteilen, ob die Daten wertvoll waren oder nicht – und ob es sich lohnte, sie in das System zu migrieren.
Die letzten 1 % aller Daten konnten aus Excel direkt in MaintMaster importiert werden, wofür Mitch Field zuständig war. Sobald er verstanden hatte, wie die Daten aufgebaut sein mussten, damit MaintMaster sie lesen konnte, war der Import einfach.
Die Ingenieurteams von Bedgrow verwenden MaintMaster in den Bereichen Sicherheit und Gesundheit sowie in weiteren Gebieten. Sie nutzen auch die mobile App und konfigurieren sie derzeit, um die Nutzung so einfach wie möglich zu gestalten.
Das Hier und Jetzt und die Zukunft
Jetzt, wo alles im System ist, verpassen sie keine wichtigen Informationen und Aufgaben mehr. Das System sagt ihnen, was zu tun ist. Derzeit werden die Maschinenbediener darin geschult, Störungen und andere Informationen in das System einzugeben. In der nächsten Phase soll sichergestellt werden, dass sie leichten Zugang haben, um die Erstellung von Berichten zu vereinfachen.
Ein weiterer Punkt, der in Arbeit ist, ist der Start der vollständigen Nutzung der Berichtsfunktion. Laut Geoff gibt es dafür zwei Gründe: Erstens, um zu sehen, wie die Organisation abschneidet, und zweitens, um dem Rest des Unternehmens zu zeigen, dass sie durch ihre Entscheidungen eingeschränkt sind. Sie finden es nützlich, Leute dazu zu bringen, Geld für wichtige Dinge auszugeben.
Da die gesetzlichen Vorschriften für Dinge wie Druckbehälter, Hebezeuge und andere Kategorien ein wichtiger Teil ihrer Arbeit sind, sind sie dafür verantwortlich, dass alles in bestimmten Abständen geprüft wird. MaintMaster ermöglicht es Ihnen, diese Prüfungen zu planen und stellt sicher, dass sie rechtzeitig benachrichtigt werden – was das Risiko, etwas zu verpassen, beseitigt.
Im Bereich Arbeitsschutz hat sich MaintMaster als hervorragendes Werkzeug für die Erstellung von Gefahrenberichten erwiesen. Etwas, das sie vorher nicht in Betracht gezogen haben. Jetzt, da Großbritannien aufgrund des Brexit aus der EU ausgetreten ist, haben sie ihre eigenen Zertifizierungen, die der CE-Kennzeichnung entsprechen. Auch das hätten sie nie für möglich gehalten – aber jetzt nutzen sie MaintMaster, um all diese Änderungen zu protokollieren.
Bedgrow hat sich ein Jahr Zeit genommen, um MaintMaster vollständig zu implementieren. Geoff sagt, dass es sich zwar nach einer langen Zeit anhört, aber sie haben eine Menge Daten, die sie in das System einbringen müssen. Zudem kommen noch die Formulare hinzu. Nach dem Start erwarten sie im nächsten Jahr ein voll funktionsfähiges System, das alles kann, was sie wollen – und sie werden immer daran arbeiten, es zu verbessern.
