Import och export med hjälp av Excel

 

Ibland vill vi lägga in nytt, eller uppdatera en större mängd av innehållet i MaintMaster. Det kan vi enklast göra med hjälp av Excel och import- och exportfunktionen som finns inbyggd i MaintMaster.

Att lägga in nya poster i MaintMaster:

Vi måste börja med att exportera några exempeldata av det vi vill lägga in, för att vi ska få rätt mall, i det här exemplet kommer vi att importera nya anläggningsobjekt.

1. Gå till Arkiv/ Export/Import/ Exportera data.

2. Välj ditt språk och din kultur, låt Record reference vara Läsbart för människor (e.g.nummer eller namn).

3. Klicka Nästa.

4. Välj Fullständig anläggningsexport i fältet Exportformat.

5. Kryssa i Vissa exempeldata.

6. Klicka Nästa.

7. Klicka på de 3 punkterna i fältet Filnamn för att peka ut var du vill spara din fil och vad den ska heta.

8. Låt Excel (Xml) vara ikryssat som Format för.

9. Klicka Nästa.

10. Kryssa i rutan Jag förstår att export av data kan ta flera minuter (eller timmar).

11. Klicka Nästa.

Nu genomförs exporten och på den sista sidan kommer du att få en direktlänk till filen som har skapats. Klicka på den för att öppna filen, eller klicka på Slutför för att stänga exportguiden.

För att importera:

1. Öppna filen som du exporterade i steget ovan.

2. Fyll i den information som du vill importera, det viktigaste är att du fyller i.

a. Kategori (om den kategori du skriver i inte finns, så kommer MaintMaster att skapa den, det betyder alltså att om du vill importera till en befintlig kategori så är det viktigt att du stavar rätt, om du vill lägga till en ny så skriver du namnet på den nya).

b. Typ (här gäller samma regel som för kategori, rättstavat annars lägger MaintMaster till en ny).

c. Nummer.

d. Anläggningsplacering, var du vill att ditt objekt ska hamna i din trädstruktur. Här kan du t ex ange numret på objektet som du vill att ditt nya objekt ska hamna under.

3. När du importerar nya poster så ska du låta fältet Internt ID vara tomt i ditt dokument. Det du importerar kommer få ett internt ID av MaintMaster vid import, så nästa gång du t ex exporterar så kommer ditt nya objekt att ha ett Internt ID.

4. Spara filen.

5. Gå tillbaka till MaintMaster.

6. Välj Arkiv/ Export och import/ Importera från fil.

8. Läs informationen om att bekräfta dataändringar och kryssa sen i rutan ”Jag förstår att poster kommer att uppdateras i systemet. Beroende på typen av import kan poster uppdateras, ersättas eller läggas till. Jag förstår att det är viktigt att testa importen i begränsat läge där poster kan valideras. ”

9. Klicka Nästa

10. Välj hur många rader du vill importera ifrån din fil. Om du ska göra en stor import är det en bra idé att börja med några rader i taget.

11. Låt Parse mode vara Fexible, do best possible guesses of input data.

12. Klicka Nästa.

Nu har vi importerat nya poster i MaintMaster (bild: Import nytt klart!.jpg)! Genom att gå till ett urval som innehåller Anläggningsobjekt så kan vi filtrera fram våra nya objekt, till exempel med hjälp av deras nummer.

13. MaintMaster kommer scanna din fil och i nästa steg får du information om hur många rader som har lästs in. Genom att klicka på Nästa så startar du importen.

14. MaintMaster importerar dina ändringar.

16. Klicka på Stäng för att stänga guiden.

15. Ett resultat av din import visas.

Att uppdatera befintligt data:

När vi ska uppdatera befintliga data så måste vi börja med att exportera några exempeldata av det vi vill lägga in, för att vi ska få rätt mall, i det här exemplet kommer vi att uppdatera befintliga artiklar.

1. Gå till Arkiv/ Export/Import/ Exportera data.

2. Välj ditt språk och din kultur, låt Record reference vara Läsbart för människor (e.g.nummer eller namn)

3. Klicka Nästa.

4. Välj Fullständig artikelimport i fältet Exportformat.

5. Kryssa i Alla poster om du önskar exportera allt som finns, eller Poster i urval om du har skapat ett urval med artiklarna som ska uppdateras.

6. Klicka Nästa.

7. Klicka på de 3 punkterna i fältet Filnamn för att peka ut var du vill spara din fil och vad den ska heta.

8. Låt Excel (Xml) vara ikryssat som Format för utdata.

9. Klicka Nästa.

10. Kryssa i rutan ”Jag förstår att export av data kan ta flera minuter (eller timmar)”.

11. Klicka Nästa.

12. Nu genomförs exporten och på den sista sidan kommer du att få en direktlänk till filen som har skapats. Klicka på den för att öppna filen, eller klicka på Slutför för att stänga exportguiden.

För att importera:

1. Öppna filen som du exporterade i steget ovan.

2. Redigera de fält som du vill uppdatera, till exempel fältet Anläggningsobjekt, i det kan du skriva in vilka objekt du vill att artikeln ska ha en relation till, skriv in numret för objektet. Du kan ange fler med hjälp av ett semikolon;

3. Spara filen.

4. Gå tillbaka till MaintMaster.

5. Välj Arkiv/ Export och import/ Importera från fil.

6. Välj filen du precis redigerade.

7. Läs informationen om att bekräfta dataändringar och kryssa sen i rutan ”Jag förstår att poster kommer att uppdateras i systemet. Beroende på typen av import kan poster uppdateras, ersättas eller läggas till. Jag förstår att det är viktigt att testa importen i begränsat läge där poster kan valideras. ”

8. Klicka Nästa.

9. Välj hur många rader du vill importera ifrån din fil. Om du ska göra en stor import är det en bra idé att börja med några rader i taget.

10. Låt Parse mode vara Fexible, do best possible guesses of input data.

11. Klicka Nästa.

Klar med import där vi uppdaterat befintligt data.

12. MaintMaster kommer scanna din fil och i nästa steg får du information om hur många rader som har lästs in. Genom att klicka på Nästa så startar du importen.

13. MaintMaster importerar dina ändringar.

14. Ett resultat av din import visas.