Kom igång med inköp
Som du säkert vet innehåller MaintMaster en inköps-modul. Den hjälper dig att hantera inköp och med den kan du få automatisk hjälp med vad som behöver köpas in. En av MaintMasters funktioner är att du genom att urvalet ”Dags att beställa” kan få en notis om vilka artiklar ni behöver beställas.
Innan du börjar använda inköp så finns det några saker du behöver göra
- Ange leverantören och leverantörens artikelnummer för att underlätta vid beställning. Vill du veta hur du kopplar en artikel till en leverantör så kan du se vår film här: (länk till film)
- Sätt en beställningspunkt. Vald beställningspunkt innebär att artikeln kommer markeras som ”dags att beställa” när antalet är mindre än beställningspunkten.
För att kunna skapa ett inköp och genomföra beställningen behöver du göra några inställningar i MaintMaster:
Behörighet: Du behöver ha rätt behörighet för att få skapa, beställa, inleverera och avsluta inköp. Detta ställer du in i systeminställningarna.
Inköpsgräns: För att kunna beställa måste du ha en inköpsgräns som överskrider ordervärdet. På ditt personkort anges din inköpsgräns. Om du t.ex. anger 100 000 kr kommer du kunna skicka en beställning med ett ordervärde på upp till 100 000 kr. Om ordervärdet är högre så måste du skicka beställningen för godkännande till någon med högre inköpsgräns. Att tänka på är att inköpsgränsen bör överensstämma med de befogenheter ditt företag medger. Du sätter inköpsgräns på varje användare under fliken ”Användarinställningar”på personkortet.
Urval: Skapa de urval du behöver för att kunna se vad som händer med ditt inköp. Ett tips är att samla urval som har med inköpsprocessen att göra i en urvalsgrupp.
För att vara säker på att ni hanterar inköp i enlighet med reglerna på ert företag så rekommenderar jag att ni skapar rutiner kring hur era inköp ska gå till, dvs vad ska göras, vem ska göra det osv.
Det finns en hel del att diskutera kring artiklar och inköp. Jag kommer skriva fler inlägg i ämnet, men är du redan nu nyfiken på att få veta mer så får du gärna kontakta mig eller titta närmare på vår utbildning: Inköp & Förråd.
Lycka till!
/ Björn Lindberg, projektledare
