MaintMaster blog - 15 augusti 2019


Överblick kommande utbildningar

Överblick kommande utbildningar

Det innebär ofta en hel del arbete att planera och hålla koll på de utbildningar och aktiviteter som är planerade för personalen på en avdelning. I MaintMaster kan du enkelt föra in information om till exempel när din personal behöver förnya sina utbildningar, utöka licenser osv. Dessutom kan du få det presenterat som en tidslinje för en ännu tydligare översikt.

Exempel:
Anders arbetar som underhållschef på företaget Kringlan som tillverkar utsökta bakverk av naturliga råvaror. På underhållsavdelningen arbetar sex personer utöver Anders. Hans kollega Johan har ett förarbevis för truck som måste uppdateras vart tredje år och samtliga tekniker på underhållsavdelningen behöver förnya sina tillstånd för att utföra Heta Arbeten vart femte år. För Anders är det oerhört viktigt att hålla koll på detta så att han in god tid innan kan planera in de utbildningar som behövs för att följa gällande regelverk. Han vill ju inte missa det så att tillstånden slutar gälla så att hans personal måste ansöka på nytt, det skulle kosta onödigt mycket tid och pengar.

För att hålla koll på kommande utbildningar och planera in dessa lägger Anders upp utbildningarna som egenskaper med personfält direkt på jobbkorten i MaintMaster. Sen är det lätt att göra ett urval för att kunna hålla koll på när det är dags att anmäla Johan och teknikerna till nästa utbildning.

Gör så här:

  1. Gå in i Systeminställningar/Jobb och redigera, eller lägg till, en jobbkategori som du vill använda för utbildningar (observera att vi i detta förslag kommer använda oss av en kategori som heter Utbildning)
  2. Lägg till en egenskap och döp den till Elev och använd datatypen Person
  3. Ställ in så att din jobbkategori kan vara återkommande. Det gör du på fliken ”Beteende”
  4. Stäng systeminställningar

Nu har det blivit dags att skapa ett jobb för Johans truckutbildning:

  1. Skapa ett nytt återkommande jobb med den jobbkategori som du redigerade/skapade i steget ovan
  2. Döp jobbet till den utbildning som det gäller, t ex ”Truckutbildning var 3:e år”
  3. Lägg till Johan som Elev
  4. Sätt intervallet ”Ska utföras 3 år efter avslutat” på ditt jobb
  5. Spara

I nästa steg behöver vi skapa ett urval för att kunna se och planera våra utbildningsjobb:

  1. Skapa ett urval baserat på Jobb.
  2. Ge ditt urval ett namn som indikerar att det handlar om utbildningar, t ex ”Utbildningsdags!”
  3. Gå till fliken Visningskolumner och lägg till kolumnerna
    1. Jobb
    2. Elev
    3. Startdatum
    4. Ansvarig

Genom att lägga till kolumnerna så visar urvalet vilket jobb det gäller, vilken elev, när jobbet ska göras och vem som är ansvarig för att jobbet blir utfört.

Gå till fliken Villkor och ställ in villkoren
– Jobbkategori -> Innehåller specifika poster -> Utbildning
– Startdatum -> Dynamiskt datum -> Följande 30 dagar -> Ta med tidigare poster
(på så sätt visar ditt urval jobb för utbildningar 30 dagar framåt i tiden. Hur många dagar framåt i tiden du vill se dina utbildningar är naturligtvis upp till dig)

Spara ditt urval.

Nu finns det ett urval som visar utbildningar som behöver planeras in. För att planera in utbildningen för Heta Arbeten så skapar vi ett återkommande jobb med intervallet ”Ska utföras efter 5 år efter avslutat” till respektive elev. När jobbet är sparat kommer den första förekomsten att dyka upp i urvalet Utbildningsdags! så att utbildningen kan planeras.

När en utbildning är genomförd kan eleven logga in i MaintMaster och rapportera tiden som hen var på utbildning, på utbildningsjobbet. För att du sen ska kunna få en bild över hur mycket tid ni lägger på utbildningar så kan ni använda en avslutskod eller en arbetskod med namnet Utbildning.

Kontakta gärna MaintMaster support med dina frågor!