MaintMaster blog - 11 juli 2019


Varför stiger antalet fel med MaintMaster?

Varför stiger antalet fel med MaintMaster?

Ett problem som jag upplevt i min roll som underhållschef är svårigheten i att få alla berörda att beställa och rapportera i system. Det är ju så mycket enklare att ringa till en tekniker, beskriva problemet och låte hen fixa det. Då är det inte längre mitt ansvar… Känner du igen beteendet?

Problem som det här arbetssättet orsakar är att upp till 80% av alla störningar inte dokumenteras och därmed inte syns. Tid går till spillo för att man ”springer” från ett uppdrag till ”kom o kolla” – ett uppdrag som felanmälaren tycker är viktigt eller så litet att teknikern kan lösa det när hen ändå går förbi. De här uppdragen blir i bästa fall en notering i en anteckningsbok, på en gul lapp i en ficka, på ett skrivbord eller en skärm. När det är utfört blir därför varken problemet eller åtgärden dokumenterad, det blir en överstruken notering i en anteckningsbok, eller en gul lapp som hamnar i papperskorgen. Någon kanske har en whiteboard där man skriver upp jobb som är viktiga att få gjort. När det är utfört signerar tekniken på whiteboarden och sen kommer ”sudden” för att ge plats för ett nytt, viktigt jobb. I alla fall som jag nämnt ovan, går historik förlorad.

När det kommer till FU har man kanske en pärm med instruktioner och checklistor där man bockar av det man gjort. När det är dags för nytt underhåll sätter man in ett nytt papper framför de gamla. Här sparas i alla fall historiken, även om det kanske inte är till någon nytta om det inte finns lagkrav. De avhjälpande jobben dokumenteras knappt alls.

Väldigt många har ett underhållssystem, t ex en modul i ett ekonimisystem eller ett kalkyblad på någon dator. Tyvärr är en modul i ett ekonomisystem många gånger tidskrävande och svårt att använda och i många fall kan beställaren inte följa vad som händer med jobbet man beställt. Ett kalkylblad kan vara enkelt att använda men att ha ett delat ansvar så att alla rapporterar, kan bli klurigt. I båda exemplen kan det vara svårt att få fram statistik eller läsa om tidigare tillvägagångssätt vid en reparation. Sytemen kan sakna flexibilitet i att följa användarnas arbetsprocesser. Det är för mycket knapptryckningar och ologiskt att arbeta i systemen, vilket gör att det i slutändan inte används. Jag tror tröskeln att beställa jobb och att rapportera dem är de största skurkarna när det gäller att få en bra rapportering.

Grundorsaken till att MaintMaster ökar antalet registrerade fel och aktiviteter
Vår filosofi är alltid att användaren är i fokus. MaintMaster designas till att vara intuitivt och enkelt att använda. Flexibiliteten i att enkelt skräddarsy för varje användargrupp eller arbetsprocess i kombination med mer eller mindre standardiserade lösningar i datormiljöer, gör att en normal användare av smartphone, surfplatta eller dator bara behöver några sekunders introduktion för att anmäla ett fel eller någon minut för att lära sig rapportera en åtgärd man gjort, oavsett om man som användare är tekniker eller operatör. Möjligheten i att snabbt kunna följa sina jobb gör att intresset att göra felanmälan eller rapportera ökar mångfalt.

– Här kan du se hur enkelt du felanmäler: https://youtu.be/JnYPZ1L9_GI?list=PLuOvj3njsx4XjHVvg4slfnxLeHrYX5ItD
– Här kan du se hur enkelt det är att rapportera vad du gjort: https://youtu.be/kmSYnuNaCOY?list=PLuOvj3njsx4XjHVvg4slfnxLeHrYX5ItD

Ett exempel
Det mest extrema projekt jag varit del i, var ett byte av underhållsystem hos en leverantör till bilindustrin. I det gamla systemet hade man i genomsnitt 40-60 rapporterade avhjälpande jobb per månad. 3 månader efter driftsättningen av MaintMaster hade man över 900 rapporterade avhjälpande jobb med olika dignitet. Efter 6 månader hade man i ett produktionsavsnitt ökat OEE med 13%. Det motsvarade i pengar ca: 52 000 000. Ett år efter driftsättningen hade de uppnått än högre siffror i hela verksamheten. Vi gjorde då en intervju med personalen för att höra deras åsikt, speciellt nyfikna på om de sprang mer, jobbade hårdare eller var mer pressade för att uppnå resultat. Svaret vi fick var överraskande.

-Springer? Jobbar hårdare? Nej då. Vi har roligare. Alla vet vad de ska göra och maskinerna fungerar. När maskinerna inte fungerar, vet man också hur man ska göra för att få det fixat. Idag är det lugnare och alla har förtroende för arbetssätt och utrustningar.

Citatet är friskrivet men bygger på svaren vi fick.

Om du:
1. Skapar bra rutiner och processer för underhåll, med ett lättanvänt system
2. Utbildar alla i underhållets ekonomiska betydelse, synliggör arbetet och följer upp det regelbundet
3. Gör historik tillgängligt för alla, så att man snabbt kan följa upp beställda åtgärder, regelbundet göra uppföljningar på utrustningar som skapar problem och visa en åtgärdsplan

.. så har du nått en väldigt bra bit. Genom att skapa bra nyckeltal och kontinuerligt följa dem kommer ni se resultatet över tid.

Vill du ha stöttning i något av stegen? Kontakta mig eller någon av mina kollegor så hjälper vi dig!

/ Staffan Bergström
Projektledare, MaintMaster
staffan.bergstrom@maintmaster.com