MaintMaster blog - 12 mars 2019


Var effektiv

Var effektiv

Att vara effektiv är att vara förberedd. När du har förberett dig på vad som kan hända och vad du då behöver göra så försvinner inte en massa tid för att leta, ta reda på och att förflytta sig. Om du räknar lite på det så upptäcker du snart att det försvinner väldigt mycket tid bara på att springa runt och ta reda på information som du kunde ha förberett. Ordning och reda är bästa sättet att vara förberedd. Då skapar du förutsättningar för att bli effektiv.

Vad kan du göra idag för att skapa förutsättningar för att effektivisera kommande insatser?
Ordning och reda är alltså något av det viktigaste för underhållstekniker (och egentligen för vem som helst som ska vara effektiv).

Ordning och reda börjar med ledarskap. Om du är chef, säkerställ att roller, befogenheter och ansvar är tydligt definierat. Det är först då som alla känner till förväntningarna på dem eller vilket ansvar och vilka befogenheter de har. Först då vet de vad de kan och får ta beslut om. Det gäller speciellt sådant som är gemensamt ansvar. Gemensamt ansvar innebär i praktiken att det inte är någons ansvar och nästan alltid ramlar mellan stolarna. Gör tydligt att det istället är var och ens ansvar, och ge befogenhet att göra något åt det.

Om du inte är chef, fundera på vad du kan göra och gör det. Ordning och reda handlar om ganska enkla grejer och något som de flesta är överens om, så du bör inte känna dig begränsad även om du inte fått det formella ansvaret. Tvärtom kommer du förmodligen bli uppskattad för att dra åt rätt håll. Det är viktigt att komma ihåg att det är betydligt viktigare att det finns struktur än vilken struktur som används. Du behöver inte välja den bästa strukturen, det räcker med att du väljer en bra struktur. Då blir det ordning och reda. När den väl finns, är det mycket enklare att förbättra och komma vidare. Så mitt tips är, välj det sätt att skapa ordning som går snabbast att komma framåt med och förbättra den sen.

Exempel på ordning som alla tjänar mycket på:

Var sak på sin plats (5S)
– Snabbt att hitta rätt sak, mindre tid läggs på att leta
– Lättare att se och förstå om något saknas
– Totala behovet lägre när alla litar på att det fungerar

Strukturera reservdelsförrådet
– Säkerställ att kritiska reservdelar finns hemma
– Det blir lättare att ha rätt kvantitet på plats
– Alla hittar de delar som finns upplagda

Hantera alla instruktioner på samma ställe
– Rätt version används
– Varje instruktion kan gradvis förbättras
– Snabbare att hitta rätt information

Gör alla ritningar sökbara
– Snabbare felsökning
– Kortare stillestånd

Samla utbildningar och kompetens
– Alla vet var kompetensen finns
– Lätt att fylla kunskapsluckor och kompetensbrister
– Lätt att planera när komplicerade uppdrag ska genomföras

Vill du ha mer tips, eller råd om hur du skapar förståelse för planering, ordning och reda?
Hör av dig!

/ Staffan Bergström, projektledare, MaintMaster