Bedgrow eller Bedfordshire Farming Cooperative startade 1963 som en grupp likasinnade odlare som ville dra nytta av Bedfordshires rika och bördiga jordar. Med grundläggande respekt, kundorienterade värderingar och ett exceptionellt fokus på kvalitet odlar, lagrar och paketerar de färska produkter för stormarknader i hela Storbritannien.
Framtidens underhåll med MaintMaster
För att förbli konkurrenskraftiga ökar deras behov av innovation - och bra underhåll. De har inte råd med haverier med en maskinpark som sträcker sig från förpackningsmaskiner och gaffeltruckar till alla andra maskiner för hantering av grönsaker. Och de måste följa de senaste livsmedels- och H&S-bestämmelserna.
Ändå var deras underhållshantering föråldrad, enligt Geoff Kynaston-Stear, H&S Manager på Bedgrow. För att hålla jämna steg med kundernas och inspektionernas krav behövde de en ny lösning som var byggd för underhåll.
Från 1963 till 2022
När man frågar Geoff om de inledande problemen som fick dem att söka efter bättre lösningar svarar han genast "penna och papper". Tillsammans med det faktum att de inte hade någon robust underhållsplan kämpade Bedgrow med att få koll på de viktiga lagstadgade inspektionerna - och mer därtill.
Som livsmedelsföretag med många kunder av stormarknadstyp var de ett ständigt mål för rigorösa revisioner. Med penna och papper var det svårt att bevisa att de underhöll sina maskiner enligt rätt standard. De riskerade att missa viktiga saker eftersom deras papperssystem till stor del var beroende av att människor kom ihåg att göra saker och ting - och maskinreparationer var till stor del reaktiva.
Deras tidigare arbetssätt var, med deras ord, besvärligt och dysfunktionellt, och när de insåg att det var 2022, inte 1963, visste de att de behövde släpa sig in i detta århundrade. Och när Bedgrow anställde nya medarbetare började de höra talas om nya lösningar som de aldrig hade använt.
Den dyra chocken av andra lösningar
Bedgrows resa mot att hitta en ny digital underhållslösning började med deras verkställande direktör Stephen Hedderly, som drev på för att hitta en ny och bättre lösning. Den första föreslagna lösningen var Pirana CMMS.
Geoff och ingenjörschefen Barry Stroud fick huvudansvaret för att prova den nya lösningen. Efter en 30-dagars CMMS-testperiod och många möten med deras säljteam kände sig båda svikna av en hög grad av ohjälpsamhet. Den var också oflexibel och mycket dyr.
Att förlänga testperioden med bara en dag kostar hundratals pund extra. Samma sak med att flytta lösningen från testversion till betallösning. Rapportering? Samma sak. Och mobilappen - 700 pund extra.
Under tiden sökte de efter andra CMMS-lösningar på Google och hittade en som fångade deras intresse - MaintMaster. Efter att ha testat MaintMasters testversion och pratat med försäljnings- och supportteamet insåg de att det var den helt motsatta upplevelsen jämfört med Pirana.
De överlämnade återkopplingen till den verkställande direktören.
"Han ställde med rätta några svåra frågor till oss. Men det fanns inget beslut att fatta, det var vad vi uppenbarligen behövde göra. Men han följde våra råd eftersom han inte var inblandad i det dagliga arbetet. Han ville veta att det gjorde vad det behövde göra och att det var kostnadseffektivt."
Fullständig flexibilitet. Och allt ingick i priset.
Den verkställande direktören behövde inte alls övertyga.
Att välja MaintMaster var en självklarhet.
MaintMaster var mycket enklare, mer flexibelt och hade mycket bättre valuta för pengarna. De tyckte också att utbildningen var mycket bättre än vad Pirana-systemet erbjöd. När dagarna och veckorna gick, säger Bedgrow att MaintMaster bevisade det. All integration, support och utbildning var lätt att implementera med bra support som stöd - till en lägre kostnad än det ursprungliga Shire-systemet.
Bedgrow tyckte också att MaintMaster var intuitivt att använda och att det var lätt att lägga in detaljer och skapa scheman. Tre ingenjörer använder det för att registrera haverier och förbättringar och planerat förebyggande underhåll - och alla tyckte att det fungerar utmärkt på både surfplattor och datorer.
De gillade särskilt att MaintMaster är lätt att modifiera för deras användning. De gillar att de kan ändra PPM-schemat så att det passar deras behov med nödvändiga inspektioner.
"Med vår tidigare lösning skulle det uppenbarligen kosta oss mycket pengar att ändra något. De ville att vi skulle arbeta efter deras system. Ert system fungerar enligt vad vi vill. Det är så mångsidigt att vi i princip kan få det att göra vad som helst."
En annan sak som de gillade med MaintMaster är att det inte finns några bitar som de inte behöver. Med Shire betalade de för funktioner som de aldrig skulle använda. Geoff säger: "Med MaintMaster betalar vi men får mycket mer än vad vi betalar för."
Han tillägger: "Jag försöker komma på något dåligt med MaintMaster, men jag kan inte hitta det."
En annan inflytelserik faktor som han nämner är attityden hos de personer som de talade med - en viktig visning av ett företags grundläggande etik. Enligt honom såg The Shire-folket sig själva som den viktiga delen av diskussionen. Det kändes som om de var någon som de skulle ta pengar av - ingen flexibilitet eller hjälpsamhet.
MaintMaster var raka motsatsen - Geoff säger att de inte kunde vara mer hjälpsamma. När det kom till kritan var deras beslut att välja MaintMaster, som britterna säger, en självklarhet.
Från papper till digitalt
MaintMaster presenterade genomförandet som ett projekt med tydliga och användbara steg. Hjälpen var alltid en snabb ring eller ett möte bort om de hade problem. De kände sig trygga i vetskapen om att de hade tillgång till lugnande stöd.
"Om vi har några frågor svarar de direkt. Det är lysande. I alla våra kontakter har det bara varit en gång då hon sagt att om du lämnar en fråga så kommer jag tillbaka med svaret. Allt annat kan de utantill."
Formulären är en viktig del av Bedgrows underhållsarbete. Att integrera deras gamla formulär och skapa nya var avgörande för genomförandet. Eftersom det fanns en överlappning mellan digitalt och papper behövde de kontrolldokument, produktionslinjeblanketter med mera i systemet - allt detta finns nu som integrerade länkar i MaintMaster.
Att få in deras data i MaintMaster skedde till största delen manuellt, eftersom 99 % av uppgifterna fanns på papper. Barry övervakade processen och ägnade tid åt att tolka om uppgifterna var värdefulla eller inte - och om de var värda att migrera in i systemet.
Den sista 1 % av alla data kunde importeras från Excel-filer till MaintMaster, vilket Mitch Field ansvarade för. Så snart han förstod hur uppgifterna måste läggas upp för att MaintMaster skulle kunna läsa dem var det enkelt.
Bedgrow's ingenjörsteam använder MaintMaster inom lagstadgade områden, hälsa och säkerhet med mera. De använder också mobilappen och konfigurerar den för närvarande för att göra den så enkel att använda som möjligt.
Nu och i framtiden
Nu när allt finns i systemet missar de inte längre viktig information och uppgifter. Systemet talar om för dem vad de ska göra. För närvarande arbetar de med att utbilda sina maskinoperatörer i att mata in fel och annan information i systemet. Nästa fas är att se till att de har enkel åtkomst för att förenkla skapandet av rapporter.
En annan sak som är på gång är att börja använda rapporteringsfunktionerna fullt ut. Enligt Geoff finns det två skäl till detta: för det första vill man se hur det går för organisationen och för det andra vill man visa resten av verksamheten att de är begränsade av sitt beslut. De tycker att det är användbart för att få folk att gå med på att spendera pengar på viktiga saker.
Och eftersom lagstadgade saker som deras tryckkärl, lyftutrustning och andra kategorier är en kritisk del av vad de gör, är de ansvariga för att se till att allt testas med vissa intervall. Eftersom MaintMaster gör det möjligt för dem att programmera dessa tester ser de till att de blir informerade i god tid - vilket eliminerar risken att de missar något.
När det gäller hälsa och säkerhet fann de att MaintMaster är ett utmärkt verktyg för att skapa riskrapporter, något som de inte hade tänkt på tidigare. Och nu, med Storbritannien utanför EU på grund av Brexit, har de egna certifieringar som motsvarar CE-märkningen. De trodde inte heller det var möjligt - men nu använder de MaintMaster för att logga alla dessa förändringar.
Bedgrow satte sig ett år på att få MaintMaster helt implementerat. Geoff säger att även om det låter som en lång tid hade de en massa data som de behövde få in i systemet. Och mer, som att utforma de formulär som de kommer att behöva. Efter starten räknar de med att nästa år ha ett fullt fungerande system som gör allt de vill att det ska göra - och de kommer alltid att arbeta för att förbättra det.
