Sunseeker: från 15 system och oändligt antal excelark till ett system

En komplex miljö med liten marginal för fel

Sunseeker bygger lyxyachter på flera anläggningar längs Englands sydkust. Varje fartyg byggs på beställning. Det finns inga produktionslinjer i traditionell mening. Båtarna är handbyggda och tillverkas enligt kundens specifikation.

För underhålls- och anläggningsteamet innebär det att hantera ett brett och varierat ansvarsområde. På alla anläggningar ansvarar de för verkstadsmaskiner, CNC-utrustning, kranar och lyftutrustning, gaffeltruckar, handverktyg och anläggningsinfrastruktur, tillsammans med en växande lista över hälso-, säkerhets- och efterlevnadsrelaterade tillgångar, från räddningsvästar till utbildningsdokumentation.

Det här är en varierad miljö med stora krav på regelefterlevnad, där det kan få allvarliga konsekvenser om något skulle saknas. För att verksamheten ska fungera effektivt krävs en tydlig struktur, god överblick och dokumentation som går att lita på.

Problemet: arbetet dokumenterades, men det tog tid och krävde ansträngning att hitta informationen

Innan Maintmaster CMMS infördes blev arbetet utfört, men informationen bakom det var splittrad mellan olika system, kalkylblad och mappar. Matthew beskriver det så här:

”Vi hade ett system för att hantera jobben och ungefär 15 olika system för att hantera allt annat, samt otaliga kalkylblad.”

Arbetsuppgifterna var inte konsekvent kopplade till tillgångarna, och det var svårt att spåra historiken. Dokumentationen fanns, men inte på ett och samma ställe.

”När man letar igenom en hårddisk på en dator efter ett kalkylblad som någon har skapat på ett annat sätt än de fyra senaste personerna skapade sina kalkylblad, är inget av det lätt att hitta.”

Problemet handlade inte om arbetsinsats, utan om kontroll. Sunseeker behövde inte åtgärda en bristfällig verksamhet. De behövde få kontroll över en fungerande verksamhet. Riktlinjerna var redan tydliga: gå bort från manuella processer, minska pappersarbetet och samla allt i ett enda system.

Från anläggningshantering till ett bredare driftsystem

Matthew anslöt sig till projektet strax efter att beslutet att införa Maintmaster CMMS hade fattats. Han hade sin bakgrund inom båtbyggande snarare än mjukvara, vilket innebar att han förstod verksamheten inifrån och ut. Det som började som ett anläggningsinriktat system utvidgades snabbt till något mer omfattande.

Maintmaster CMMS används nu inom fyra huvudområden:

• Anläggningar och anläggningstjänster

  Omfattar arbetsförfrågningar och uppdrag. Allt från fel på CNC-maskiner till igensatta toaletter. Problem registreras som arbetsorder för den berörda anläggningen, tilldelas teamet och följs upp tills de är slutförda.

• Produktionsteknik

  Hanterar de maskiner som Matthew är direkt ansvarig för (cirka 50 till 60 maskiner och flera hundra tillgångar på varvet), alla registrerade med servicehistorik och kommande behov.

• Verktyg

  En katalog med cirka 7 000 till 8 000 enskilda verktyg, som alla registreras och hanteras i systemet.

• Hälsa och säkerhet

  Det område som har vuxit mest. Detta omfattar kranar som kräver årlig inspektion och LOLER-certifiering, flytvästar som kräver årligt underhåll samt en fullständig utbildnings- och kompetensmatris för personalen.

Återkommande arbete och efterlevnad: från manuell spårning till systemstyrd

En av de tydligaste förändringarna är hur återkommande efterlevnadsarbete hanteras. Ta kranar som exempel. Företaget har cirka 25 kranar på alla anläggningar, och varje kran kräver service och en LOLER-lyftinspektion varje år. Innan Maintmaster CMMS infördes var man tvungen att förlita sig på manuell uppföljning och kontinuerlig kontroll för att hålla reda på dessa datum och samordna arbetet. Nu är varje kran registrerad som en tillgång i systemet med de relevanta återkommande uppgifterna kopplade till den. När det är dags för en inspektion dyker uppgiften upp automatiskt. Det minskar behovet av att manuellt hålla reda på datum eller förlita sig på individuella påminnelser. Detsamma gäller räddningsvästarna.

”Man tänker kanske inte på det, men en räddningsväst måste servas varje år, annars får man inte ge sig ut på vattnet. Vi har flera hundra stycken, och all service av dem registreras i Maintmaster.”

Utbildningsmatrisen håller fortfarande på att byggas ut, men strukturen är redan i drift. Varje anställd är registrerad i systemet med sina nödvändiga kärnkompetenser: manuell hantering, körning av gaffeltruck och saxlyft, kranhantering, kunskap om räddningsvästar, första hjälpen, brandsäkerhet och mer. Systemet håller reda på när varje certifikat löper ut och skickar automatiskt påminnelser när det är dags för förnyelse.

”Jag har 119 utbildningsposter i min fil över utbildningar som ska genomföras inom de kommande tre månaderna. Det är bara de personer som vi måste boka kurser för under de kommande tre månaderna. Det var en enorm arbetsbörda som tidigare hanterades av en enda person.”

Det viktigaste är inte bara arbetsvolymen, utan vad som händer när den som hanterar det inte är tillgänglig.

”Om Roy, vår utbildningsansvarige, bryter benet och är sjukskriven i sex veckor – ringer hans chef upp mig och säger: ’Roy är borta. Kan du ordna någon som kan ta över?’ Jag kan lägga in personen som e-postmottagare, så får hen alla e-postmeddelanden och vet vad som ska göras. Det är systemet som lagrar informationen, inte den enskilda personen.”

Dag för dag: en ständig överblick över vad som ska göras och vad som står på tur

För Matthew är Maintmaster CMMS inte något han kollar då och då. Det är alltid öppet på hans skärm.

”Det är uppe på min skärm hela tiden. Jag har Maintmaster på min vänstra skärm och e-post på min högra skärm. Jag loggar egentligen aldrig ut från det. Det är en konstant.”

Varje dag börjar med en tydlig överblick över vad som kräver uppmärksamhet. Varje morgon kan han se vad som ska göras, vad som kräver en inköpsorder och vilka entreprenörer som behöver bokas in. När ett fel anmäls, oavsett om det gäller en CNC-maskin eller en igensatt toalett, skapas en arbetsorder för den berörda anläggningen, tilldelas och skickas till teamet.

Det är just aviseringarna som Matthew helst inte vill vara utan. Inte bara reaktiva varningar, utan automatiska påminnelser om återkommande arbeten och kommande behov.

”De återkommande arbetsmeddelandena är oerhört viktiga för någon som hanterar allt underhåll av maskinerna, eftersom jag har hundratals enheter som alla behöver service och underhåll vid olika tidpunkter. Det som kräver entreprenörer – det är just där mitt kalkylblad brukade bli enormt.”

Detta minskar behovet av manuell spårning och uppföljning.

Maintmaster CMMS är också konfigurerat för att skicka automatiska e-postmeddelanden till personer utanför systemet. Kollegor som ansvarar för en eller två tillgångar, och som inte behöver full åtkomst, får ändå påminnelser när det är dags för arbete.

Fortfarande under utveckling och skapar mer värde med tiden

Maintmaster CMMS har använts hos Sunseeker i ungefär två år och systemet byggs fortfarande ut. Nya områden tas i drift, utbildningsmatrisen håller på att färdigställas och planer finns på att integrera externa underleverantörer i systemet.

”Vi är långt ifrån färdiga med utbyggnaden, för ju mer man inser vad man kan göra med systemet, desto mer kan man faktiskt göra med det. Men det tar tid.”

Värdet har blivit tydligare under de senaste sex månaderna och fortsätter att öka.

”Det är som att köpa en verktygslåda på en lärlingslön. Man börjar med en hammare och en skruvmejsel, vilket är jättebra – man kan göra en del saker – men ju längre man har den, desto större skillnad kommer den att göra.”

Nästa fokusområde är hälsa och säkerhet, särskilt när det gäller personalen, där man på ett mer strukturerat sätt ska följa upp kompetenser och certifieringar. Det finns också planer på att integrera externa entreprenörer mer fullständigt i systemet, särskilt inspektörerna av lyftutrustning som för närvarande hanterar cirka 10 000 lyftanordningar inom hela verksamheten. Arbetet pågår för att koppla samman deras system med Maintmaster CMMS så att alla inspektionsrapporter samlas på ett ställe.

För Matthew är just den utvecklingen poängen: ju mer som läggs in i systemet, desto mer ger det tillbaka.

Och enligt Matthew har Sunseeker bara börjat.