Så gjorde Advanex underhållet synligt, strukturerat och revisionsklart

Advanex Europe tillverkar högprecisionskomponenter i metall för flygindustrin och medicinteknisk utrustning på tre anläggningar: två i Storbritannien runt Nottingham och en i Tjeckien.

Anläggningarna producerar miljontals delar varje vecka. För underhållsteamet innebär det att hålla produktionsutrustning för stora volymer i drift, samtidigt som de upprätthåller den kontroll som krävs i en tillverkningsmiljö med omfattande revisioner.

När en stillastående maskin kan påverka tio till

Vissa maskiner spelar en avgörande roll i produktionsflödet. Thomas Matthews, ansvarig för underhålls- och styrsystem på Advanex Europe, beskriver dem som flaskhalsar. Dessa maskiner matar andra maskiner senare i processen. Om en valsmaskin stannar kan upp till tio efterföljande maskiner påverkas.

Det gör styrningen av underhållet affärskritisk.

I den här miljön räcker det inte att åtgärda maskinen. Teamet behöver också veta vad som hände, vem som agerade, vad som granskades och om samma problem uppstår på andra ställen.

När underhållsdokumentationen växer ur Excel

Före Maintmaster CMMS hanterade Advanex underhållet genom en kombination av Excel-ark, databaser och pappersdokumentation. Avhjälpande underhåll följdes upp i kalkylblad. Förebyggande underhåll dokumenterades på papper och sparades i pärmar. Kalibrering hanterades av ett annat team i ett separat kalkylblad. Under en period fungerade det arbetssättet. Men i takt med att informationsmängden växte blev det allt svårare att få en tydlig samlad bild av underhållsarbetet.

Informationen fanns på olika ställen, och varje process var beroende av att medarbetarna visste var de skulle leta, vad som skulle uppdateras och vem som behövde informationen härnäst. Det gjorde det svårare att se vad som hade rapporterats, vad som var slutfört, vad som hade granskats och vad som krävde åtgärd. I en tillverkningsmiljö med omfattande revisioner behövde Advanex underhållsdokumentation som var enklare att styra, granska och visa upp med trygghet.

Därför blev revisionsbarhet ytterligare en viktig anledning till förändring.

”Den tid och de förberedelser som krävdes för att faktiskt delta i en revision ökade i takt med allt arbete som behövde göras”, säger Thomas. ”När allt finns på ett ställe behöver vi inte längre göra det förberedelsearbetet. Vi kommer bara med vårt system och säger: vad vill ni se?”

Excel hade blivit en central plats för underhållsinformation, men Advanex behövde ett tydligare sätt att rapportera, följa upp, granska och hantera arbete i hela verksamheten. Endast teamledare hade tillgång till kalkylbladet för avhjälpande underhåll. Om någon på verkstadsgolvet upptäckte ett problem behövde det rapporteras till en teamledare, som sedan behövde hitta rätt kalkylblad och lägga in jobbet. Det skapade extra steg och gjorde att mindre problem inte alltid blev så synliga som de kunde ha varit. Kalibrering hade en liknande utmaning. Den hanterades i ett annat kalkylblad, med så mycket data att det kunde ta omkring åtta minuter att öppna. Under övergången till Maintmaster CMMS upptäcktes även dubbla objekt.

För Thomas visade detta problemet med att använda Excel bortom en viss gräns. Det kan fungera under en period, men när informationsmängden växer blir det svårare att hantera. Advanex behövde mer än en plats för att lagra underhållsdokumentation. De behövde ett sätt att styra arbetet från rapporterad förfrågan till granskning.

Snabbare underhållsrapportering från verkstadsgolvet

Advanex började med avhjälpande underhåll eftersom det var det område där verksamheten förväntade sig störst omedelbar nytta. Det första målet var tydligt: att ta bort kalkylbladet för avhjälpande underhåll och ge medarbetare i hela verksamheten ett enklare sätt att rapportera problem. Maintmaster CMMS gjorde det möjligt med QR-koder.

Operatörer kan nu använda en telefon eller surfplatta, skanna QR-koden på ett objekt och rapportera ett problem direkt mot rätt maskin. Objektet är redan identifierat. Rapportörens namn registreras. Underhållsteamet kan se var problemet kommer ifrån och vem de ska prata med om de behöver mer information. Det förändrade kvaliteten på inkommande arbeten. Det förändrade också hastigheten.

I stället för att rapportera till en teamledare, som sedan behöver hitta ett kalkylblad gömt i en Teams-mapp, kan medarbetare rapportera direkt från verkstadsgolvet. ”De öppnar appen på telefonen eller surfplattan, tar en bild av QR-koden och kommer direkt in i felrapporteringen”, säger Thomas.

QR-koderna gjorde mer än att förenkla rapporteringen. De förändrade vad verksamheten kunde se.

Före Maintmaster CMMS loggades ofta inte mindre jobb. Underhållsteknikerna hade mycket att göra, men hela arbetsbelastningen var inte alltid synlig. Det gjorde det svårare för ledningen att förstå hur mycket arbete underhållsteamet faktiskt hanterade.

Med Maintmaster CMMS registreras mer arbete. Problem rapporteras nu oftare, oavsett om de är stora eller små. ”Frågan brukade vara: vad gör underhållsteamet egentligen?” säger Thomas. ”Nu när Maintmaster finns där och loggar allt är det helt enkelt inte längre så.”

Arbetet fanns där hela tiden. Maintmaster CMMS gjorde det synligt.

En tydligare väg från arbetsbegäran till granskning

För Advanex är arbetsflödet för avhjälpande underhåll en av de tydligaste förändringarna. En arbetsorder skapas i Maintmaster CMMS. Om det gäller avhjälpande underhåll går den till teknikteamet på verkstadsgolvet. Om det är ett arbetsförslag granskar Thomas det först och avgör om det ska gå vidare. Det granskningssteget hjälper teamet att skilja åtgärdbart underhållsarbete från förfrågningar som behöver mer information eller sammanhang, så att teknikerna kan fokusera på de jobb som behöver deras uppmärksamhet först.

När ett jobb har godkänts prioriteras det. Teamet arbetar igenom listan utifrån vad som behöver åtgärdas först. Vissa jobb slutförs vid ett enda besök. Andra kräver flera besök, särskilt när reservdelar behövs. När jobbet markeras som utfört granskar Thomas det innan det avslutas och arkiveras, vilket skapar en tydlig revisionshistorik från begäran till åtgärd och granskning. Det ger Advanex ett kontrollerat underhållsflöde.

Före Maintmaster CMMS hanterades samma process i Excel. En kort beskrivning lades in, och teknikerna fyllde på med uppdateringar i takt med att arbetet fortskred. Det fungerade under en period, men Excel gav teamet färre inbyggda möjligheter att skilja de olika stegen i jobbet åt. När arbetet gick vidare kunde tidigare sammanhang bli svårare att granska.

Med Maintmaster CMMS har Advanex ett tydligare arbetsflöde för varje jobb. Teamet kan se vem som rapporterade arbetet, vem som utförde det och vem som granskade det före avslut, vilket ger underhållsdokumentationen en mer strukturerad väg från begäran till åtgärd och granskning.

Samlar underhåll, kalibrering och säkerhet i ett och samma flöde

När det avhjälpande underhållet var igång flyttade Advanex in det förebyggande underhållet i Maintmaster CMMS. Det innebar att den pappersbaserade dokumentationen samlades i samma system som det avhjälpande arbetet. Utrullningen började i Southwell. Avhjälpande underhåll driftsattes först, och kort därefter följde förebyggande underhåll. När teamet var nöjt med upplägget rullade Advanex ut systemet till anläggningen i Bilborough och senare till anläggningen i Tjeckien.

Kalibrering blev nästa steg.

För Advanex är kalibrering nära kopplat till kvalitet och revisionskontroll. Kvalitetsteamet behöver veta när utrustning ska kalibreras, vem som behöver agera och om något riskerar att bli inaktuellt.

Före Maintmaster CMMS hanterades kalibrering i ännu ett kalkylblad. Det skapade välkända problem: manuella uppdateringar, dubbletter, långsam åtkomst och ett beroende av att medarbetare kontrollerade förfallodatum. Thomas jämför kalibreringsetiketter med en kontrollbesiktningsdekal. Datumet finns där, men verksamheten kan inte förlita sig på att någon upptäcker det i rätt tid.

Med Maintmaster CMMS styrs kalibreringsarbetet i samma miljö som underhållsarbetet. Kvalitetsteamet kan följa upp när kalibreringar ska göras, e-post skickas till rätt personer och utrustning kan samlas in och skickas på kalibrering innan datumen blir akuta. Det hjälper Advanex att ligga steget före i kalibreringsarbetet utan att förlita sig på manuella kontroller eller uppföljning i sista minuten.

Advanex använder också Maintmaster CMMS för att koppla uppföljning av hälsa och säkerhet till underhållsarbetet.

Tidigare hanterades säkerhetsdokumentation i ett separat system. När en säkerhetsobservation krävde en underhållsinsats behövde uppföljningsarbetet skapas och följas upp separat av underhållsteamet. Advanex ändrade processen genom att skapa ett särskilt säkerhetsflöde i Maintmaster CMMS. Säkerhetsrelaterade underhållsåtgärder kan nu rapporteras, tilldelas, följas upp och slutföras i samma system som annat underhållsarbete.

Det innebär att uppföljningsåtgärder inte hanteras som en separat sidoprocess. De ingår i samma underhållsflöde som avhjälpande och förebyggande arbete, med tydligare ansvar, synlighet och uppföljning av slutförande.

”Det viktiga är att ha allt på ett ställe”, säger Thomas. ”Om allt finns på ett ställe vet vi att revisionshistoriken blir tydlig.”

Underhållsrapportering som hjälper team att prioritera

Maintmaster CMMS är nu en del av Advanex veckovisa rapporteringsrytm.

Varje måndag rapporterar Thomas om föregående veckas underhållsarbete och den framåtblickande planen. Sammanställningsvyer ger honom en tydlig bild av maskintillgänglighet, orsaker till haverier, öppna jobb inom avhjälpande underhåll, status för förebyggande underhåll och kommande entreprenörsarbeten. Samma system stödjer också ett underhållsmöte varje torsdag, där teamet går igenom den aktuella veckans arbete och vad som är planerat för veckan därpå.

Det ger Advanex en samlad plats för att se vad som har slutförts, vad som fortfarande är öppet och vad som behöver åtgärdas härnäst. Verksamheten kan se öppna jobb inom avhjälpande underhåll. Den kan se om det förebyggande underhållet följer planen. Den kan se kommande entreprenörsarbeten och planera tillsammans med produktionen när åtkomst till en maskin eller byggnad behövs.

För ett litet underhållsteam är den synligheten viktig. Varje anläggning har tre personer i underhållsteamet, inklusive styrsystemsteknikern. När arbetsbelastningen är hög behöver teamet en tydlig bild av vad som ska göras först. Maintmaster CMMS hjälper Advanex att hantera det. Underhåll och produktion kan diskutera prioriteringar med samma information framför sig, i stället för att förlita sig på separata uppdateringar eller antaganden.

”Det är enklare för oss att prata med produktionen om vad som är prioriterat”, säger Thomas.

Upptäcker återkommande objektfel innan de sprider sig

Advanex använder också Maintmaster CMMS för att identifiera återkommande objektproblem. Filtrering hjälper Thomas att se över liknande maskiner och hitta mönster i det avhjälpande underhållet. Det har redan hjälpt teamet att upptäcka återkommande arbeten kopplade till drivremmar, bultar och lager. I ett exempel såg Advanex att samma drivrem byttes oftare än förväntat i en maskinpark med 15 maskiner.

Det gav teamet ett tydligt skäl att undersöka frågan vidare.

Orsaken kan vara ett konstruktionsproblem. Det kan vara ett materialproblem. Det kan vara ett justeringsproblem. Det viktiga är att teamet nu kan visa att det finns ett mönster som är värt att undersöka.

”Vi kan definitivt säga att det finns ett mönster”, säger Thomas. Det är här underhållsdata blir mer än en dokumentation av utfört arbete. Den blir underlag som teknikteamet kan använda för att förstå var ytterligare utredning behövs. Grundorsakskoder stödjer också det arbetet. När jobb slutförs kan Advanex granska historisk data för att förstå vad som driver återkommande underhållsarbete på liknande objekt.

Varför Maintmaster CMMS fungerar för Advanex

När Advanex utvärderade olika CMMS-alternativ var tre saker viktiga: användarvänlighet, revisionsbarhet och möjligheten att konfigurera arbetsflöden efter verksamheten.

Teamet ville inte tvinga in verksamheten i en fast process. De ville ha ett system som kunde stödja det arbetssätt som Advanex behövde.

Maintmaster CMMS gav Advanex den flexibiliteten. QR-koder gjorde det enklare för medarbetare att rapportera jobb från verkstadsgolvet. Konfigurerbara arbetsflöden gjorde det möjligt att hantera avhjälpande underhåll, förebyggande underhåll, kalibrering samt hälsa och säkerhet i samma system. Sammanställningsvyer gav chefer ett tydligare sätt att granska aktivitet och planera vad som behövde åtgärdas härnäst.

”Även om det är ett underhållsverktyg är det ett arbetsflödesverktyg”, säger Thomas. ”Du kan fortfarande använda det till andra saker.”

Underhållskontroll som Advanex kan se och bevisa

För Advanex har Maintmaster CMMS blivit mer än en plats för att logga underhållsjobb. Det ger teknikerna en tydligare lista över vad som behöver åtgärdas. Det ger chefer en granskningspunkt innan arbetet avslutas. Det ger verksamheten ett enklare sätt att rapportera problem från verkstadsgolvet. Och det ger revisorer en tydligare historik.

Det ger också Advanex ett bättre sätt att lära av underhållsdata. Återkommande problem blir enklare att hitta. Mönster mellan liknande maskiner blir enklare att utreda. Underhållsteamets arbetsbelastning blir enklare att förklara. Prioriteringar blir enklare att komma överens om tillsammans med produktionen.

Att gå tillbaka till det gamla arbetssättet skulle vara svårt. Thomas säger att det skulle vara ohanterligt för en person att kontrollera Excel-arken igen. Arbete skulle kunna missas, data skulle bli svårare att hålla uppdaterad och produktionen skulle känna av effekten.

”Att ha Maintmaster som system är mer än bara ett verktyg”, säger Thomas. ”Det är vårt sätt att styra underhållet och säkerställa att det utförs korrekt och i tid.”

Det är värdet av revisionsklar underhållskontroll. Inte bara att kunna visa vad som har hänt, utan att veta vad som behöver hända härnäst.