Wie Advanex Instandhaltung sichtbar, strukturiert und auditbereit gemacht hat

Advanex Europe fertigt hochpräzise Metallkomponenten für die Luft- und Raumfahrt sowie für Medizintechnik an drei Standorten: zwei in Großbritannien und einen in der Tschechischen Republik.

Die Standorte produzieren jede Woche Millionen von Teilen. Für das Instandhaltungsteam bedeutet das, Produktionsanlagen mit hohem Durchsatz am Laufen zu halten und gleichzeitig die nötige Kontrolle in einem auditintensiven Fertigungsumfeld sicherzustellen.

Wenn eine stillstehende Maschine zehn weitere beeinflussen kann

Einige Maschinen spielen eine zentrale Rolle im Produktionsfluss. Thomas Matthews, Leitung Instandhaltung und Steuerungstechnik bei Advanex Europe, beschreibt sie als Engpässe. Diese Maschinen versorgen nachgelagerte Maschinen im weiteren Prozess. Wenn eine Walzanlage stillsteht, können bis zu zehn nachgelagerte Maschinen betroffen sein.

Damit wird die Steuerung der Instandhaltung geschäftskritisch.

In diesem Umfeld reicht es nicht aus, die Maschine zu reparieren. Das Team muss auch wissen, was passiert ist, wer gehandelt hat, was geprüft wurde und ob dasselbe Problem an anderer Stelle auftritt.

Wenn Instandhaltungsaufzeichnungen über Excel hinauswachsen

Vor Maintmaster CMMS steuerte Advanex die Instandhaltung mit einer Mischung aus Excel-Tabellen, Datenbanken und papierbasierten Aufzeichnungen. Korrektive Instandhaltung wurde in Tabellen erfasst. Präventive Instandhaltung wurde auf Papier dokumentiert und in Ordnern abgelegt. Kalibrierungen verwaltete ein anderes Team in einer separaten Tabelle. Eine Zeit lang war diese Arbeitsweise beherrschbar. Doch je größer die Informationsmenge wurde, desto schwieriger wurde es, einen klaren Überblick über alle Instandhaltungsaktivitäten zu behalten.

Informationen lagen an verschiedenen Stellen, und jeder Prozess hing davon ab, dass Mitarbeitende wussten, wo sie nachsehen, was sie aktualisieren und wer die Informationen als Nächstes benötigt. Dadurch wurde es schwieriger zu erkennen, was gemeldet, was abgeschlossen, was geprüft und was noch zu bearbeiten war. In einem auditintensiven Fertigungsumfeld brauchte Advanex Instandhaltungsaufzeichnungen, die sich einfacher steuern, prüfen und sicher präsentieren lassen.

Damit wurde Auditierbarkeit zu einem weiteren wichtigen Grund für die Veränderung.

„Der Zeit- und Vorbereitungsaufwand, um überhaupt in ein Audit gehen zu können, vervielfachte sich durch die Menge an Arbeit, die vorher erledigt werden musste“, sagt Thomas. „Wenn alles an einem Ort ist, müssen wir diese Vorbereitungsarbeit nicht mehr leisten. Wir kommen einfach mit unserem System zum Audit und fragen: Was möchten Sie sehen?“

Excel war zu einem zentralen Ort für Instandhaltungsinformationen geworden. Advanex brauchte jedoch eine klarere Möglichkeit, Arbeitsaufträge im gesamten Unternehmen zu melden, zu verfolgen, zu prüfen und zu steuern. Nur Teamleitende hatten Zugriff auf die Tabelle für korrektive Instandhaltung. Wenn Mitarbeitende in der Produktion ein Problem feststellten, mussten sie es einer Teamleitung melden. Diese musste dann die richtige Tabelle finden und den Auftrag eintragen. Das führte zu zusätzlichen Schritten und bedeutete, dass kleinere Probleme nicht immer so sichtbar waren, wie sie hätten sein können.

Bei der Kalibrierung bestand eine ähnliche Herausforderung. Sie wurde über eine weitere Tabelle verwaltet, mit so vielen Daten, dass das Öffnen rund acht Minuten dauern konnte. Beim Umstieg auf Maintmaster CMMS wurden außerdem doppelt angelegte Anlagen gefunden.

Für Thomas zeigte das, wo die Grenzen von Excel liegen. Für eine gewisse Zeit kann es funktionieren. Doch sobald die Informationsmenge wächst, wird die Verwaltung schwieriger. Advanex brauchte mehr als einen Ort, an dem Instandhaltungsaufzeichnungen abgelegt werden. Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, Arbeit von der Anfrage bis zur Prüfung gezielt zu steuern.

Schnellere Instandhaltungsmeldungen aus der Produktion

Advanex begann mit korrektiver Instandhaltung, weil das Unternehmen in diesem Bereich den größten unmittelbaren Nutzen erwartete. Das erste Ziel war klar: die Tabelle für korrektive Instandhaltung ablösen und Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen eine einfachere Möglichkeit geben, Probleme zu melden. Maintmaster CMMS machte das über QR-Codes möglich.

Bedienende können heute ein Smartphone oder Tablet nutzen, den QR-Code an einer Anlage scannen und ein Problem direkt zur richtigen Maschine melden. Die Anlage ist bereits identifiziert. Der Name der meldenden Person wird erfasst. Das Instandhaltungsteam sieht, woher die Meldung kommt und wen es ansprechen kann, wenn weitere Details benötigt werden. Das veränderte die Qualität der eingehenden Arbeitsaufträge. Und es veränderte die Geschwindigkeit.

Statt eine Teamleitung zu informieren, die anschließend eine in einem Teams-Ordner abgelegte Tabelle suchen muss, können Mitarbeitende direkt aus der Produktion heraus melden. „Sie öffnen die App auf dem Smartphone oder Tablet, scannen den QR-Code und sind sofort in der Problemmeldung“, sagt Thomas.

QR-Codes machten Meldungen nicht nur einfacher. Sie veränderten auch, was das Unternehmen sehen konnte.

Vor Maintmaster CMMS wurden kleinere Aufgaben häufig nicht erfasst. Die Instandhaltungstechniker waren beschäftigt, aber die volle Arbeitslast war nicht immer sichtbar. Dadurch war es für das obere Management schwieriger zu verstehen, wie viel Arbeit das Instandhaltungsteam tatsächlich leistete.

Mit Maintmaster CMMS wird mehr Arbeit erfasst. Probleme werden heute häufiger gemeldet, unabhängig davon, ob sie groß oder klein sind. „Früher stand die Frage im Raum: Was macht das Instandhaltungsteam eigentlich?“, sagt Thomas. „Jetzt, da Maintmaster da ist und alles protokolliert, stellt sich diese Frage schlicht nicht mehr.“

Die Arbeit war schon immer da. Maintmaster CMMS hat sie sichtbar gemacht.

Ein klarerer Weg von der Arbeitsanforderung bis zur Prüfung

Für Advanex ist der Workflow für korrektive Instandhaltung eine der deutlichsten Veränderungen. Ein Arbeitsauftrag wird in Maintmaster CMMS erstellt. Handelt es sich um korrektive Instandhaltung, geht er an das Engineering-Team in der Produktion. Handelt es sich um einen Aufgabenvorschlag, prüft Thomas ihn zuerst und entscheidet, ob er weiterverfolgt werden soll. Dieser Prüfschritt hilft dem Team, konkrete Instandhaltungsaufgaben von Anfragen zu trennen, die noch mehr Details oder Kontext benötigen. So können sich die Techniker auf die Aufgaben konzentrieren, die zuerst ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Sobald ein Auftrag angenommen wurde, wird er priorisiert. Das Team arbeitet die Liste danach ab, was zuerst Aufmerksamkeit benötigt. Einige Aufgaben werden bei einem Einsatz abgeschlossen. Andere erfordern mehrere Einsätze, insbesondere wenn Ersatzteile benötigt werden. Sobald ein Auftrag als erledigt markiert ist, prüft Thomas ihn, bevor er abgeschlossen und archiviert wird. So entsteht ein klarer Audit-Trail von der Anfrage über die Maßnahme bis zur Prüfung. Advanex erhält dadurch einen kontrollierten Instandhaltungsfluss.

Vor Maintmaster CMMS wurde derselbe Prozess über Excel gesteuert. Eine kurze Beschreibung wurde eingetragen, und die Techniker ergänzten Aktualisierungen, während der Auftrag voranschritt. Für eine gewisse Zeit funktionierte das. Excel bot dem Team jedoch weniger integrierte Möglichkeiten, die einzelnen Phasen eines Auftrags klar voneinander zu trennen. Je weiter die Arbeit voranschritt, desto schwieriger konnte es werden, den ursprünglichen Kontext nachzuvollziehen.

Mit Maintmaster CMMS verfügt Advanex über einen klareren Workflow für jeden Auftrag. Das Team kann sehen, wer den Auftrag gemeldet, wer ihn erledigt und wer ihn vor dem Abschluss geprüft hat. Dadurch erhalten Instandhaltungsaufzeichnungen einen strukturierteren Weg von der Anfrage über die Maßnahme bis zur Prüfung.

Instandhaltung, Kalibrierung und Sicherheit zusammenführen

När det avhjälpande underhållet var igång flyttade Advanex in det förebyggande underhållet i Maintmaster CMMS. Det innebar att den pappersbaserade dokumentationen samlades i samma system som det avhjälpande arbetet. Utrullningen började i Southwell. Avhjälpande underhåll driftsattes först, och kort därefter följde förebyggande underhåll. När teamet var nöjt med upplägget rullade Advanex ut systemet till anläggningen i Bilborough och senare till anläggningen i Tjeckien.

Kalibrering blev nästa steg.

För Advanex är kalibrering nära kopplat till kvalitet och revisionskontroll. Kvalitetsteamet behöver veta när utrustning ska kalibreras, vem som behöver agera och om något riskerar att bli inaktuellt.

Före Maintmaster CMMS hanterades kalibrering i ännu ett kalkylblad. Det skapade välkända problem: manuella uppdateringar, dubbletter, långsam åtkomst och ett beroende av att medarbetare kontrollerade förfallodatum. Thomas jämför kalibreringsetiketter med en kontrollbesiktningsdekal. Datumet finns där, men verksamheten kan inte förlita sig på att någon upptäcker det i rätt tid.

Med Maintmaster CMMS styrs kalibreringsarbetet i samma miljö som underhållsarbetet. Kvalitetsteamet kan följa upp när kalibreringar ska göras, e-post skickas till rätt personer och utrustning kan samlas in och skickas på kalibrering innan datumen blir akuta. Det hjälper Advanex att ligga steget före i kalibreringsarbetet utan att förlita sig på manuella kontroller eller uppföljning i sista minuten.

Advanex använder också Maintmaster CMMS för att koppla uppföljning av hälsa och säkerhet till underhållsarbetet.

Tidigare hanterades säkerhetsdokumentation i ett separat system. När en säkerhetsobservation krävde en underhållsinsats behövde uppföljningsarbetet skapas och följas upp separat av underhållsteamet. Advanex ändrade processen genom att skapa ett särskilt säkerhetsflöde i Maintmaster CMMS. Säkerhetsrelaterade underhållsåtgärder kan nu rapporteras, tilldelas, följas upp och slutföras i samma system som annat underhållsarbete.

Det innebär att uppföljningsåtgärder inte hanteras som en separat sidoprocess. De ingår i samma underhållsflöde som avhjälpande och förebyggande arbete, med tydligare ansvar, synlighet och uppföljning av slutförande.

”Det viktiga är att ha allt på ett ställe”, säger Thomas. ”Om allt finns på ett ställe vet vi att revisionshistoriken blir tydlig.”

Underhållsrapportering som hjälper team att prioritera

Nachdem die korrektive Instandhaltung live war, überführte Advanex auch die präventive Instandhaltung in Maintmaster CMMS. Damit wurden papierbasierte Aufzeichnungen in dasselbe System gebracht wie korrektive Arbeiten. Die Einführung begann in Southwell. Zuerst ging die korrektive Instandhaltung live, kurz darauf folgte die präventive Instandhaltung. Als das Team mit der Einrichtung zufrieden war, rollte Advanex das System am Standort Bilborough und später am tschechischen Standort aus.

Der nächste Schritt war die Kalibrierung.

Für Advanex ist Kalibrierung eng mit Qualität und Auditkontrolle verbunden. Das Qualitätsteam muss wissen, wann Betriebsmittel zur Kalibrierung fällig sind, wer handeln muss und ob etwas Gefahr läuft, die Frist zu überschreiten.

Vor Maintmaster CMMS wurde die Kalibrierung über eine weitere Tabelle gesteuert. Dadurch entstanden bekannte Probleme: manuelle Aktualisierungen, doppelte Datensätze, langsamer Zugriff und die Abhängigkeit davon, dass Mitarbeitende Fälligkeitstermine prüfen. Thomas vergleicht Kalibrieretiketten mit einer TÜV-Plakette. Das Datum ist zwar sichtbar, aber das Unternehmen kann sich nicht darauf verlassen, dass es zum richtigen Zeitpunkt bemerkt wird.

Mit Maintmaster CMMS wird die Kalibrierung im selben Umfeld gesteuert wie die Instandhaltungsarbeit. Das Qualitätsteam kann nachverfolgen, wann Kalibrierungen fällig sind, E-Mails gehen an die richtigen Personen, und Betriebsmittel können eingesammelt und zur Kalibrierung geschickt werden, bevor Termine dringend werden. Das hilft Advanex, Kalibrierungsaufgaben vorausschauend zu steuern, ohne sich auf manuelle Prüfungen oder kurzfristige Nachverfolgung verlassen zu müssen.

Advanex nutzt Maintmaster CMMS außerdem, um Nachverfolgungen aus dem Arbeits- und Gesundheitsschutz mit Instandhaltungsarbeit zu verbinden.

Zuvor wurden Sicherheitsaufzeichnungen in einem separaten System verwaltet. Wenn aus einer Sicherheitsbeobachtung ein Bedarf für die Instandhaltung entstand, musste die Folgeaufgabe separat vom Instandhaltungsteam angelegt und verfolgt werden. Advanex änderte den Prozess, indem ein eigener Sicherheits-Workflow in Maintmaster CMMS eingerichtet wurde. Sicherheitsbezogene Instandhaltungsmaßnahmen können nun im selben System wie andere Instandhaltungsarbeiten erstellt, zugewiesen, verfolgt und abgeschlossen werden.

Das bedeutet: Folgeaufgaben werden nicht als separater Nebenprozess verwaltet. Sie liegen im selben Instandhaltungs-Workflow wie korrektive und präventive Arbeiten, mit klarerer Verantwortung, besserer Sichtbarkeit und nachvollziehbarer Abschlussverfolgung.

„Das Entscheidende ist, alles an einem Ort zu haben“, sagt Thomas. „Wenn alles an einem Ort ist, wissen wir, dass der Audit-Trail sauber sein wird.“

Wiederkehrende Anlagenausfälle erkennen, bevor sie sich ausbreiten

Advanex nutzt Maintmaster CMMS auch, um wiederkehrende Anlagenprobleme zu erkennen. Filter helfen Thomas, ähnliche Maschinen standortübergreifend zu betrachten und Muster in der korrektiven Instandhaltung zu finden. Dadurch konnten bereits wiederholte Arbeiten an Antriebsriemen, Schrauben und Lagern sichtbar gemacht werden. In einem Beispiel stellte Advanex fest, dass derselbe Antriebsriemen in einer Flotte von 15 Maschinen häufiger ersetzt wurde als erwartet.

Das gab dem Team einen klaren Anlass, genauer nachzuforschen.

Die Ursache kann in der Konstruktion liegen. Sie kann beim Material liegen. Oder sie kann mit der Ausrichtung zusammenhängen. Entscheidend ist: Das Team kann jetzt nachweisen, dass es ein Muster gibt, das eine nähere Untersuchung rechtfertigt.

„Wir können eindeutig sagen, dass es ein Muster gibt“, sagt Thomas. Hier werden Instandhaltungsdaten zu mehr als einer Aufzeichnung erledigter Arbeit. Sie werden zu einem belastbaren Nachweis, den das Engineering-Team nutzen kann, um zu verstehen, wo weitere Untersuchungen erforderlich sind. Fehlerursachencodes unterstützen diese Arbeit zusätzlich. Wenn Aufträge abgeschlossen sind, kann Advanex historische Daten auswerten und nachvollziehen, was wiederkehrende Instandhaltungsaktivitäten an ähnlichen Anlagen verursacht.

Warum Maintmaster CMMS für Advanex funktioniert

Als Advanex verschiedene CMMS-Optionen prüfte, waren drei Dinge entscheidend: Benutzerfreundlichkeit, Auditierbarkeit und die Möglichkeit, Workflows an das Unternehmen anzupassen.

Das Team wollte das Unternehmen nicht in einen starren Prozess zwingen. Es suchte ein System, das die Arbeitsweise unterstützt, die Advanex tatsächlich benötigt.

Maintmaster CMMS gab Advanex diese Flexibilität. QR-Codes machten es einfacher, Arbeitsaufträge direkt aus der Produktion zu erstellen. Konfigurierbare Workflows ermöglichten es, korrektive Instandhaltung, präventive Instandhaltung, Kalibrierung sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz im selben System zu steuern. Übersichtsboards gaben Führungskräften eine klarere Möglichkeit, Aktivitäten zu prüfen und zu planen, was als Nächstes Aufmerksamkeit benötigt.

„Auch wenn es ein Instandhaltungswerkzeug ist, ist es ein Workflow-Werkzeug“, sagt Thomas. „Man kann es auch für andere Dinge nutzen.“

Instandhaltungskontrolle, die Advanex sehen und nachweisen kann

Für Advanex ist Maintmaster CMMS mehr geworden als ein Ort, an dem Instandhaltungsaufträge erfasst werden. Es gibt Technikern eine klarere Liste dessen, was Aufmerksamkeit benötigt. Es gibt Führungskräften einen Prüfschritt, bevor Arbeiten abgeschlossen werden. Es gibt dem gesamten Unternehmen eine einfachere Möglichkeit, Probleme direkt aus der Produktion zu melden. Und es gibt Auditoren einen saubereren Nachweis.

Außerdem gibt Maintmaster CMMS Advanex eine bessere Möglichkeit, aus Instandhaltungsdaten zu lernen. Wiederkehrende Probleme lassen sich leichter erkennen. Muster über ähnliche Maschinen hinweg lassen sich einfacher untersuchen. Die Arbeitslast der Instandhaltung lässt sich besser erklären. Prioritäten lassen sich leichter mit der Produktion abstimmen.

Eine Rückkehr zur alten Arbeitsweise wäre schwierig. Thomas sagt, es wäre für eine einzelne Person nicht mehr beherrschbar, die Excel-Tabellen wieder zu steuern. Arbeiten könnten übersehen werden, Daten könnten schwieriger zu pflegen sein, und die Produktion würde die Auswirkungen spüren.

„Maintmaster als System ist mehr als nur ein Werkzeug“, sagt Thomas. „Es ist die Art, wie wir unsere Arbeitsweise angepasst haben, um Instandhaltung steuern zu können und sicherzustellen, dass sie korrekt und termingerecht erledigt wird.“

Das ist der Wert auditbereiter Instandhaltungskontrolle. Es geht nicht nur darum nachzuweisen, was passiert ist, sondern auch darum zu wissen, was als Nächstes geschehen muss.