Das Unternehmen Simonswerk wurde 1889 im ostwestfälischen Rheda-Wiedenbrück gegründet und hat sich zum führenden Anbieter von Bändern und Bandsystemen für Türen in Deutschland entwickelt. Mittlerweile agiert das Unternehmen in 70 Ländern und versorgt seine Kunden mit hochqualitativen Produkten.
Der Anspruch von Simonswerk ist es, seine Produkte in Perfektion herzustellen, denn Qualität zahlt sich aus. So werden nicht nur die Türbänder in Eigenregie hergestellt, sondern das Unternehmen verfügt auch über eine interne Konstruktionsabteilung, welche eigene Werkzeuge herstellt. So wird Perfektion im gesamten Produktionsprozess sichergestellt.
Dieser Anspruch wirkt sich auch auf die Instandhaltungsabteilung aus, die sicherstellen muss, dass die Anlagen und Maschinen reibungslos funktionieren. Dazu benötigt sie eine Instandhaltungssoftware, die den hohen Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht. In der Vergangenheit war das leider nicht der Fall.
Die alte Instandhaltungssoftware entspracht nicht mehr den eigenen Qualitätsstandards
So stellte Kilian Edelhoff fest, welcher 2018 die Leitung der mechanischen Instandhaltung übernahm, dass die Instandhaltungsabteilung mit einem uralten System auf MS DOS Basis arbeitete. Das System wurde nicht mehr weiterentwickelt und hatte auch keinen Nachfolger. Zudem konnten mit dem System nur rudimentär Anlagen und Maschinen verwaltet werden. Die Instandhaltungsplanung erfolgte mittels Exceltabellen sowie Wandkalendern, welche nicht zentral verwaltet wurden. Auch fehlte eine transparente und lückenlose Dokumentation. Somit konnte keine zufriedenstellende Planung für vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen vorgenommen werden und es gab keine Übersicht über die Instandhaltungsprozesse im Unternehmen, von einer Historie ganz zu schweigen. Schlicht, die Instandhaltung hatte nicht das richtige Werkzeug, um die Instandhaltung effektiv zu planen, messen und auszuführen. Es fehlte an Struktur und Orientierung. Die Daten konnten nur mit großem Aufwand manuell und nicht zentral gepflegt werden und waren oftmals fehlerhaft. Ein aktiver Austausch mit der Produktion war ebenso nicht möglich.
Herr Edelhoff kam schnell zu der Erkenntnis, dass ein großer Handlungsbedarf bestand.
„Als ich bei Simonswerk die Leitung der mechanischen Instandhaltung übernahm, war die Arbeit mit dem damaligen System sehr frustrierend und mit Hinblick auf unsere Anforderungen an eine saubere Dokumentation beispielsweise was Maschinensicherheitsüberpüfungen oder Berichte für Audits betraf, nicht zufriedenstellend“
Auf dem Weg zu einer neuen Instandhaltungssoftware-Lösung
Eine neue Lösung musste her und Herr Edelhoff nahm sich der Aufgabe an, eine Instandhaltungssoftware zu finden, die die Anforderungen von Simonswerk erfüllte. Schnell überzeugte er auch den Technischen Geschäftsführer sowie die Abteilungleiter in der Produktion, die beide eine engere Zusammenarbeit zwischen Instandhaltung und Produktion wünschten.
Schnell wurden die Eckpunkte, die die Instandhaltungssoftware erfüllen musste, gefunden. Es musste ein System her, welches die komplette Arbeit der Instandhaltungsabteilung digital abbilden konnte – vom Tagesgeschäft inkl. Dokumentation über die Planung von vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen bis hin zur Auswertung und Historien. Nach einer kurzen Auswahlphase, in der ein paar CMMS-Lösungen und Module von einem ERP-System Anbieter getestet wurden, viel die Wahl relativ schnell auf MaintMaster. Während einer 30-tägigen kostenfreien Testphase konnte die Software mit seiner leichten Zugänglichkeit und seiner Flexibilität überzeugen.
„Was im Auswahlprozess bei Nutzung der Testversion von MaintMaster sofort ins Auge stach, wie flexibel Instandhaltungsprozesse in der Software nach eigenen Anforderungen aufgebaut werden konnte. Außerdem ist vieles in MaintMaster selbsterklärend. Module in ERP-Systemen oder auch andere CMMS-Lösungen sind nicht so einfach zu verstehen und auch nicht in einem derartigen Umfang anpassbar.“
Also entschied sich Herr Edelhoff in Abstimmung mit den anderen Entscheidungsträgern für MaintMaster.
Mit MaintMaster werden Ergebnisse erzielt
Nach der Entscheidung für MaintMaster als Instandhaltungssoftware erhielten 3 Mitarbeiter inklusive Herrn Edelhoff ein Onboarding durch einen MaintMaster-Experten und konnten danach sofort loslegen. Der Aufbau der Struktur und der Datenimport verliefen reibungslos und Simonswerk konnte mit der neuen Lösung starten. Eine große Hilfe dabei war die Unterstützung durch den MaintMaster-Experten sowie die vorhandene Grundstruktur mit der Ausrichtung nach internationalen Instandhaltungsstandards, welche jedoch völlig frei anpassbar war. So wurden eigene Jobkategorien und Abschlusscodes hinzugefügt.
Zunächst wurde ein Ticketsystem implementiert, mit dem die Produktion Störfälle oder anderweitige Probleme direkt an die Instandhaltungsabteilung mit Hilfe des Windows-Clients oder der Smartphone App melden konnte, mit abschließender Rückmeldung durch das System an die Abteilungsleiter. Dies förderte die Zusammenarbeit zwischen Produktion und Instandhaltung. Zudem wurden die Durchlaufzeiten zur Behebung von Störfällen stark reduziert.
Als nächstes begann man den Fokus auf die vorbeugende und planbare Instandhaltung zu legen. So wurden die erforderlichen Prozesse durch Herrn Edelhoff, basierend auf der leichten Zugänglichkeit von MainMaster, eigenständig ins System eingepflegt und in das Tagesgeschäft übernommen. Die präventiven Instandhaltungsmaßnahmen konnten mit Hilfe der Instandhaltungssoftware um 10% pro Jahr gesteigert werden. Die Arbeit in der Instandhaltung wurde mehr und mehr planbar und durch die Berichtsfunktionen auch auswertbar.
Im nächsten Schritt wurde die Dokumentationsmöglichkeit von MaintMaster angenommen. Simonswerk begann MaintMaster als Dokumentationssystem für beispielsweise Sicherheitsüberprüfungen von Brandmeldern, Rauchabzügen und Maschinen zu nutzen. So wurde eine neue Kategorie angelegt, die Daten der externen Firmen, welche die Überprüfungen durchführen, im System hinterlegt und wiederkehrende Jobs kreiert. Sobald ein Job erledigt war, bekam Herr Edelhoff die Prüfprotokolle und leitete diese an die zuständigen Abteilungen weiter, welche wiederum Jobs zur Fehlerbehebung in MaintMaster für die Instandhaltung anlegten. Dies war ein einfacher aber effektiver Weg, auch diese Prozesse lückenlos abzubilden – dank der Flexibilität von MaintMaster.
„Die Einführung von MaintMaster in unsere Instandhaltung war durch das Onboarding und die intuitive Bedienung ein Kinderspiel. Die Instandhaltungssoftware lässt sich durch ihre Flexibilität hervorragend an die eigenen Bedürfnisse anpassen, gibt aber durch die Ausrichtung an internationale Instandhaltungsstandards Orientierung. Wir konnten unsere präventiven Maßnahmen um bis zu 10% pro Jahr steigern!“
Die ersten Maßnahmen wurden innerhalb eines kurzen Zeitraumes von 4 Monaten nach Einführung von MaintMaster ausgerollt und die nächsten Anwendungsfälle sind bereits in Planung. So soll durch die integrierte Schnittstellenfunktion in MaintMaster eine Verbindung mit dem neu eingeführten ERP-System (SAP) hergestellt werden. Auch die IoT-Sensoren von MaintMaster sollen ihre Anwendung finden, so dass weitere Kontrollmöglichkeiten (beispielsweise mittels Temperaturprüfungen) geschaffen werden, um ungeplante Maschinenstillstände weiter zu reduzieren.
Die Instandhaltung genügt nun höchsten Ansprüchen
Die anfänglichen Bedenken, dass die Instandhaltungssoftware von MaintMaster bei den Mitarbeitern nicht auf Akzeptanz stoßen würde, lösten sich kurze Zeit nach dem Onboarding und der Einführung in Luft auf. Denn die Software erleichtert durch seine Anpassbarkeit, auch der Nutzeransichten, die tägliche Arbeit. So sehen die Kollegen lediglich die für Sie notwendigen Eingabemasken und Informationen. Alles Unnötige kann ausgeblendet werden. Die Mitarbeiter können sich so auf das Wesentliche konzentrieren. Auch die hervorragenden Dokumentationsmöglichkeiten sorgen für Begeisterung. So können nun Dokumentationen und Historien lückenlos nachverfolgt werden sowie Auswertungen gefahren werden, die weitere Optimierungspotentiale aufdecken.
Die Instandhaltung im Stammwerk in Rheda-Wiedenbrück hat sich auch dank MaintMaster soweit verbessert und genügt nun den eigenen hohen Ansprüchen, dass Simonswerk MaintMaster als Instandhaltungsplanungssystem in weiteren Werken (unter anderem in Italien) ausrollte, um auch dort die Instandhaltung effektiver zu gestalten. Ein weiterer Roll-Out ist im Werk Heilbad Heiligenstadt geplant. Ebenso genießt die Einführung von MaintMasters integrierten IoT-Sensoren Priorität, um die Instandhaltung auf das nächste Level zu heben.
