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Die Auswahl und Implementierung eines CMMS ist in vielen Fällen ein langwieriger Prozess. Dies hängt von der Größe des Unternehmens ab, da bei größeren Unternehmen mehr Beteiligte in den Entscheidungsprozess einbezogen werden müssen.
Da alle Entscheidungsträger unterschiedliche und manchmal sogar widersprüchliche Anforderungen an die Software haben, ist der erste Schritt herauszufinden, wer diese Entscheidungsträger sind und welche Anforderungen sie an die Software haben.
Jedes Unternehmen ist anders, aber wir konnten bei unseren Kunden einige Gemeinsamkeiten im Auswahlprozess feststellen. Um Ihren Prozess bestmöglich zu strukturieren, schlagen wir Ihnen die folgende 7 Schritte vor:
In 7 Schritten zum richtigen CMMS:
Wir brauchen eine Software!
Jemand sieht den Bedarf für ein CMMS. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: ein Audit, das Instandhaltungsdaten erfordert, wie z. B. IATF, oder einfach eine zunehmend komplexe Instandhaltungsorganisation.
Wer ist verantwortlich?
In einem optimalen Szenario gibt es ein formelles Projekt mit einem Projektleiter, der damit beauftragt ist, 1) den Bedarf für ein CMMS zu ermitteln und 2) die richtige Software auszuwählen.
Wer wird die Software nutzen und wer sucht sie?
Der Projektleiter/das Team ermittelt die anderen Beteiligten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Was sind die Ziele?
Der Projektleiter / das Projektteam ermittelt die kurz- und langfristigen Ziele der Instandhaltungsabteilung sowie die Hindernisse, die diesen Zielen entgegenstehen; wenn ein CMMS dazu beitragen kann, die Ziele der Instandhaltungsabteilung zu erreichen, sollten Sie fortfahren. Andernfalls ist es nicht nötig, weiter zu suchen.
Was sind die Anforderungen?
Was sind die spezifischen Anforderungen an die Software, die zur Erfüllung dieser Ziele erforderlich sind?
Welche Alternativen gibt es zu einem CMMS?
Durchforsten Sie den Markt nach Softwareanbietern und senden Sie Ihr Lastenheft.
Auswahl der Anbieter - persönliches Gespräch.
Laden Sie passende Software-Anbieter zu einem persönlichen Gespräch ein. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Interessengruppen an der Demo-Veranstaltung teilnehmen. Wenn möglich, versammeln Sie alle Beteiligten nach der letzten Veranstaltung und stellen Sie sicher, dass Sie eine gemeinsame Entscheidung treffen.
Im Idealfall können Sie die Software auch einfach selber testen.
Anforderung an die Software: Spezifikationsblatt als Vorlage
Bei der Bewertung verschiedener Anbieter eines CMMS ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Sie sollten sich für ein System entscheiden, das komplex genug ist, um alle Prozesse Ihrer Instandhaltungsabteilung abzudecken, aber auch einfach genug, um als bevorzugte Instandhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen akzeptiert und verwendet zu werden. In unserem Muster-Lastenheft haben wir die Funktionen und Anforderungen zusammengestellt, die uns begegnet sind, um Ihnen bei der Beurteilung zu helfen, auf welche Funktionen Sie bei einer Instandhaltungssoftware achten sollten: Herunterladen
Interessengruppen des Auswahl- und Umsetzungsprozesses:
Für die Auswahl und Implementierung ist in der Regel die Zustimmung einer Vielzahl von Interessengruppen erforderlich. Die Stakeholder sind diejenigen, die von der neuen Software betroffen sind oder mit ihr arbeiten werden. Achten Sie darauf, sie frühzeitig in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, damit sie später keine Einwände haben.
Hier einige Beispiele:
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