Im Jahr 2020 entschied sich BEWITAL, ein traditionsreiches Familienunternehmen aus dem Westmünsterland, aus der Erkenntnis heraus, dass die Digitalisierung ein Schlüsselaspekt für den zukünftigen Erfolg und die Zukunftsfähigkeit ist, für einen grundlegenden Wandel. Nach der Empfehlung einer Unternehmensberatung, eine Instandhaltungssoftware einzuführen, entschied sich das Unternehmen unter der Verantwortung von Instandhaltungsleiter Jens Thesing für MaintMaster. Diese Entscheidung war ein strategischer Schritt zur Optimierung der betrieblichen Prozesse und spiegelt das Bekenntnis von BEWITAL zu Qualität, Verantwortung und Innovation in der Herstellung von Lebens- und Heimtiernahrung wider.
In aller Kürze - was können Sie aus diesem Erfahrungsbericht mitnehmen:
- Effizientes Auftragsmanagement: Bei BEWITAL wurde mit MaintMaster eine übersichtliche und transparente Verwaltung der Instandhaltungsaufträge erreicht.
- Verbessertes Ersatzteilmanagement: Mit MaintMaster konnte das Ersatzteilmanagement optimiert werden.
- Verbesserte Datenpflege: Einfacheres Handling großer Datenmengen durch effiziente Import- und Exportfunktionen von MaintMaster.
- Anpassung an unterschiedliche Abteilungen: MaintMaster wurde individuell an die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen angepasst, wodurch die betriebliche Effizienz gesteigert wurde.
- Erweiterter Nutzen über die Instandhaltung hinaus: Mit MaintMaster konnten Vorarbeiten bspw. für das Controlling zur Erstellung von Analysen und Berichten vereinfacht werden.
- Kontinuierliche Unterstützung: Umfangreiche technische Unterstützung und Beratung bei der Anwendung und Weiterentwicklung von MaintMaster durch erfahrene Projekt-Manager.
BEWITALs Notwendigkeit zur Modernisierung
Das schnelle Wachstum von BEWITAL führte zu Herausforderungen in den Instandhaltungsprozessen und im Ersatzteilmanagement. Die bisherigen Methoden, insbesondere eine veraltete Access-Datenbank, waren zu unflexibel und konnten den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Die Datenbank war ähnlich einer Excel-Tabelle konfigurierbar, bot aber nur eingeschränkte Funktionalitäten wie unzureichende Wartungsmeldungen und ein eingeschränktes Ersatzteilmanagement. Die Datenpflege erfolgte manuell, dezentral und war unübersichtlich und unstrukturiert. Vor diesem Hintergrund und nach eingehender Analyse durch eine Unternehmensberatung entschied sich BEWITAL für den Umstieg auf ein moderneres und flexibleres System. MaintMaster wurde als Schlüssel zur Effizienzsteigerung und zur Bewältigung des wachsenden Datenvolumens und zur Optimierung nicht nur der Instandhaltungsprozesse gesehen.
„Angesichts unseres schnellen Wachstums bei BEWITAL waren die Herausforderungen in der Instandhaltung und im Ersatzteilmanagement enorm. Unsere alten Methoden, insbesondere die Access-Datenbank, waren einfach zu unflexibel und konnten mit den Anforderungen nicht mehr mithalten.“ – Jens Thesing, Instandhaltungsleiter, BEWITAL
MaintMaster: BEWITALs Schlüssel zur umfassenden Digitalisierung
Für BEWITAL war die Auswahl einer Instandhaltungssoftware ein kritischer Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. So führte das Unternehmen einen detaillierten Evaluierungsprozess durch, um eine Software zu finden, die umfassend, anpassungsfähig und benutzerfreundlich war. Ausschlaggebend für die Wahl von MaintMaster war, dass die Instandhaltungssoftware im Auslieferungszustand bereits alle benötigten Funktionen bot, ohne dass zusätzliche Module erworben werden mussten. Diese Komplettlösung, kombiniert mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und der Fähigkeit, sich nahtlos in bestehende Prozesse zu integrieren und mit den Anforderungen von BEWITAL zu wachsen, machte MaintMaster zur optimalen Wahl für die spezifischen Bedürfnisse und das schnelle Wachstum von BEWITAL.
"Die Entscheidung für MaintMaster war ein entscheidender Schritt in unserer digitalen Transformation bei BEWITAL. Wir benötigten eine umfassende, anpassungsfähige und benutzerfreundliche Lösung. MaintMaster bot uns all das und mehr – eine Komplettlösung mit allen nötigen Funktionen bereits integriert. Diese Flexibilität, kombiniert mit der Benutzerfreundlichkeit, war ausschlaggebend für unsere Wahl und unterstützte unser schnelles Wachstum optimal." - Jens Thesing, Instandhaltungsleiter, BEWITAL
Erfolgreiche Einführung von MaintMaster bei BEWITAL
Die Einführung von MaintMaster bei BEWITAL begann mit intensiven Schulungen durch den MaintMaster-Projektleiter Pierre Thorsson. An diesen Schulungen nahmen die Leiter der Schlosserei und der Elektrowerkstatt, Jens Thesing selbst sowie ausgewählte Key-User teil. Jens Thesing begann bereits im März und April mit der persönlichen Nutzung von MaintMaster, um Stammdaten einzugeben und spezifische Prozesse für den Einsatz der Software zu entwickeln. Dabei kam ihm die einfache, aber umfangreiche Importfunktion der Instandhaltungssoftware zugute, da die Daten aus den Altsystemen problemlos in das System integriert werden konnten. Im Juni/Juli startete BEWITAL schließlich vollständig mit MaintMaster.
Verbesserungen nicht nur in der Instandhaltung
Die Einführung von MaintMaster bei BEWITAL hat zu zu tiefgreifenden Veränderungen in verschiedenen Bereichen des Unternehmens geführt. Die Software wird vor allem für die Erstellung und Verwaltung von Instandhaltungsaufträgen in der Schlosserei und der Elektroabteilung eingesetzt, die sowohl interne Aufgaben als auch externe Instandhaltungsarbeiten wie TÜV-Prüfungen umfassen. Die Auftragsverwaltung von MaintMaster ermöglicht eine effiziente Planung und Organisation, was zu einer deutlichen Verbesserung der Ressourcennutzung und Optmierung der Prozesse führte geführt hat. Im Ersatzteilmanagement ermöglicht MaintMaster die Katalogisierung von Ersatzteilen und eine effiziente Bestellabwicklung.
Die Arbeit mit der Instandhaltungssoftware bietet auch Verbesserungen in der Vorarbeit für Analysen und Berichte im Controlling. Die Fähigkeit, schnell auf wichtige Betriebsdaten zuzugreifen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wurde durch die zentrale Datenbasis und die Transparenz der Software erheblich verbessert.
Darüber hinaus bietet MaintMaster die Möglichkeit, alte Aufträge und andere wichtige Daten leicht zu finden und gegebenenfalls zu korrigieren, was die Arbeitsabläufe weiter optimiert.
"Dank MaintMaster konnten wir das Ersatzteilmanagement bei BEWITAL verbessern. Die Möglichkeit, Ersatzteile zu katalogisieren und Bestellungen effizienter abzuwickeln, ist ein großer Fortschritt. Auch die verbesserte Zugänglichkeit und Transparenz der Betriebsdaten aus der Instandhaltung ist mit einer Arbeitserleichterung verbunden. So lassen sich Analysen und Berichte für das Controlling einfacher vorbereiten." - Jens Thesing, Instandhaltungsleiter, BEWITAL
Fortlaufender Support und Anpassbarkeit sind der Schlüssel zum Erfolg
Die Einführung einer neuen Software ist immer eine Herausforderung, insbesondere was die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung an bestehende Arbeitsweisen betrifft. Die Schulungen von Pierre Thorsson waren entscheidend für den erfolgreichen Start mit MaintMaster. Die Schulungen gaben den Mitarbeitern einen umfassenden Einblick in das System und erleichterten die erste Einarbeitung.
Die kontinuierliche Anpassung und Aktualisierung der Software an die spezifischen Anforderungen der einzelnen Abteilungen ist eine fortlaufende Aufgabe. Auch hier spielt die Unterstützung durch MaintMaster eine entscheidende Rolle. Die ständige Erreichbarkeit und Unterstützung durch das MaintMaster-Team, insbesondere bei technischen Problemen oder Anpassungsbedarf, trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Anwender und zur reibungslosen Integration der Software in die täglichen Arbeitsabläufe bei.
Darüber hinaus ist BEWITAL durch die einfache Bedienung und Flexibilität der Instandhaltungssoftware auch selbst in der Lage, das System an sich ändernde Anforderungen der Fachbereiche anzupassen.
Gelungene Modernisierung bei BEWITAL mit MaintMaster
Die Einführung von MaintMaster bei BEWITAL unterstreicht die Bedeutung der Digitalisierung für moderne Unternehmen. Mit der Einführung der Instandhaltungssoftware konnte BEWITAL nicht nur die Prozesse in der Instandhaltung und im Ersatzteilmanagement optimieren, sondern hatte auch positive Auswirkungen in der Arbeit mit anderen Abteilungen. MaintMaster zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Anpassbarkeit aus, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern führte. Kontinuierlicher Support und Schulungen waren der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Die Möglichkeit, die Software individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen anzupassen, hat die Prozesse von BEWITAL erheblich verbessert.
