År 2020 beslutade BEWITAL, ett väletablerat familjeföretag från Westmünsterland, i Tyskland att göra en grundläggande förändring baserad på insikten att digitalisering är en viktig aspekt av framtida framgång och hållbarhet. Efter rekommendationen från en managementkonsult att införa ett underhållssystem bestämde sig företaget för MaintMaster under ledning av underhållschefen Jens Thesing. Detta beslut var ett strategiskt steg mot att optimera operativa processer och återspeglar BEWITAL:s engagemang för kvalitet, ansvar och innovation i produktionen av livsmedel och djurfoder.
I ett nötskal - vad kan du ta med dig från denna erfarenhetsrapport?
- Effektiv orderhantering: BEWITAL har uppnått en tydlig och transparent hantering av arbetsordrar med MaintMaster.
- Förbättrad reservdelshantering: MaintMaster har optimerat reservdelshanteringen.
- Förbättrad datahantering: Enklare hantering av stora datamängder tack vare MaintMasters effektiva import- och exportfunktioner.
- Anpassning för olika avdelningar: MaintMaster har anpassats för att möta behoven hos olika avdelningar, vilket ökar den operativa effektiviteten.
- Utökade fördelar utöver underhåll: MaintMaster har förenklat förarbetet, t.ex. för controlling att skapa analyser och rapporter.
- Kontinuerlig support: Omfattande teknisk support och rådgivning om användning och vidareutveckling av MaintMaster från erfarna projektledare.
BEWITALs behov av modernisering
BEWITALs snabba tillväxt ledde till utmaningar inom underhåll och reservdelshantering. De tidigare metoderna, i synnerhet en föråldrad Access-databas, var alltför oflexibla och kunde inte längre uppfylla de växande kraven. Databasen var konfigurerbar på samma sätt som ett Excel-kalkylblad, men erbjöd bara begränsade funktioner inom underhålls aviseringar och begränsad reservdelshantering. Underhållet av data var manuellt, decentraliserat, förvirrande och ostrukturerat. Mot denna bakgrund och efter en detaljerad analys av ett managementkonsultföretag beslutade BEWITAL att byta till ett modernare och mer flexibelt system. MaintMasters underhållssystem sågs som nyckeln till att öka effektiviteten, hantera den växande volymen av data och kan optimera mer än bara underhållsprocessen.
"Med tanke på vår snabba tillväxt i BEWITAL var utmaningarna inom underhåll och reservdelshantering enorma. Våra gamla metoder, särskilt Access-databasen, var helt enkelt för oflexibla och kunde inte längre hålla jämna steg mot kraven." - Jens Thesing, underhållschef, BEWITAL
MaintMaster: BEWITALs nyckel till digitalisering
För BEWITAL var valet av underhållssystem ett avgörande steg på vägen mot digital förvandling. Företaget genomförde en detaljerad utvärderingsprocess för att hitta ett system som var heltäckande, anpassningsbar och användarvänlig. Avgörande för valet av MaintMaster var att underhållssystemet redan från början erbjöd alla nödvändiga funktioner, utan att man behövde köpa till ytterligare moduler. Denna kompletta lösning, i kombination med ett intuitivt användargränssnitt och möjligheten att sömlöst integrera i befintliga processer och växa med BEWITALs krav, gjorde MaintMaster till det optimala valet för BEWITALs specifika behov och snabba tillväxt.
"Beslutet till förmån för MaintMaster var ett avgörande steg i vår digitala omvandling på BEWITAL. Vi behövde en heltäckande, anpassningsbar och användarvänlig lösning. MaintMaster erbjöd oss allt detta och mer därtill - en komplett lösning med alla nödvändiga funktioner redan integrerade. Denna flexibilitet i kombination med användarvänligheten var avgörande för vårt val och städjer vår snabba tillväxt på ett optimalt sätt." - Jens Thesing, Underhållschef, BEWITAL
Framgångsrik introduktion av MaintMaster hos BEWITAL
Införandet av MaintMaster på BEWITAL inleddes med en intensiv utbildning av MaintMasters projektledare Pierre Thorsson. Vid dessa utbildningstillfällen deltog cheferna för metall- och elverkstäderna, Jens Thesing själv samt utvalda nyckelanvändare. Jens Thesing började använda MaintMaster personligen i mars och april för att lägga in data och utveckla specifika processer för att använda systemet. Han drog nytta av den enkla men omfattande importfunktionen i underhållssystemet, eftersom data från de äldre systemen enkelt kunde integreras i systemet. BEWITAL gick slutligen live med MaintMaster i juni/juli 2023.
Inte bara förbättringarinom underhåll
Införandet av MaintMasters underhållssystem hos BEWITAL har lett till långtgående förändringar inom olika områden av företaget. Systemet används främst för att skapa och hantera arbetsordrar i metallbearbetnings- och avdelningarna, vilket inkluderar både interna uppgifter och externt underhållsarbete som TÜV-inspektioner. Hantering av arbetsordrar i MaintMaster möjliggör en effektiv planering och organisation, vilket har lett till en betydande förbättring av resursutnyttjandet och processoptimering. I reservdelshanteringen möjliggör även MaintMaster katalogisering av reservdelar och effektiv orderhantering.
Arbetet med Underhållssystemet innebär också förbättringar när det gäller att ta fram analyser och rapporter för den interna och externa kontroll funktioner. Möjligheten att snabbt få tillgång till viktiga operativa data och fatta välgrundade beslut har förbättrats avsevärt genom den centraliserade databasen och systemets transparens.
Dessutom gör MaintMaster det enkelt att hitta och korrigera gamla ordrar och andra viktiga data, vilket ytterligare optimerar arbetsprocesserna.
"Tack vare MaintMaster har vi kunnat förbättra reservdelshanteringen på BEWITAL. Möjligheten att katalogisera reservdelar och behandla beställningar mer effektivt är ett stort steg framåt. Den förbättrade tillgängligheten och transparensen av operativa data från underhållsavdelningen underlättar också arbetet. Analyser och rapporter inför kontroller är lättare att ta fram." - Jens Thesing, underhållschef, BEWITAL
Kontinuerlig support och anpassningsbarhet är nyckeln till framgång
Att introducera ett nytt system är alltid en utmaning, särskilt när det gäller att utbilda medarbetare och anpassa befintliga arbetsmetoder. Den utbildning som Pierre Thorsson tillhandahöll var avgörande för den framgångsrika lanseringen av MaintMaster. Utbildningarna gav medarbetarna en omfattande inblick i systemet och underlättade den inledande introduktionen.
Att kontinuerligt anpassa och uppdatera underhållssystemet till de enskilda avdelningarnas specifika krav är en ständigt pågående uppgift. Även här spelar stödet från MaintMaster en avgörande roll. MaintMaster-teamets ständiga tillgänglighet och support, särskilt i händelse av tekniska problem eller behov av anpassning, bidrar avsevärt till användarnas tillfredsställelse och en smidig integration av systemet i de dagliga arbetsprocesserna.
Dessutom innebär systemets enkla användning och flexibilitet att BEWITAL också kan anpassa systemet till de skiftande kraven från fackavdelningarna.
Framgångsrik modernisering av BEWITAL med MaintMaster
Implementeringen av MaintMaster hos BEWITAL understryker hur viktig digitaliseringen är för moderna företag. Genom att implementera underhållssystemet har BEWITAL inte bara kunnat optimera sina underhålls- och reservdelshantering processer, utan har också haft en positiv inverkan på sitt samarbete med andra avdelningar. MaintMasters användarvänlighet, flexibilitet och anpassningsförmåga ledde till en hög acceptansnivå bland medarbetarna. Kontinuerlig support och utbildning var nyckeln till en framgångsrik implementering. Möjligheten att anpassa programvaran till de enskilda avdelningarnas behov har avsevärt förbättrat BEWITALs processer.
