Simonswerk grundades 1889 i Rheda-Wiedenbrück i Östvästfalen och har utvecklats till den ledande leverantören av gångjärn och gångjärnssystem för dörrar i Tyskland. Företaget är nu verksamt i 70 länder och förser sina kunder med högkvalitativa produkter.
Simonswerks anspråk är att tillverka sina produkter till perfektion, eftersom kvalitet lönar sig. Dörrgångjärnen tillverkas inte bara internt, utan företaget har också en intern konstruktionsavdelning som tillverkar egna verktyg. Detta garanterar perfektion under hela produktionsprocessen.
Detta krav påverkar också underhållsavdelningen, som måste se till att systemen och maskinerna fungerar smidigt. För att kunna göra detta behöver den underhållsprogram som uppfyller företagets höga kvalitetskrav. Tyvärr var detta inte fallet tidigare.
Det gamla underhållssystemet uppfyller inte längre företagets kvalitetskrav.
Kilian Edelhoff, som tog över som chef för mekaniskt underhåll 2018, upptäckte att underhållsavdelningen arbetade med ett gammalt system baserat på MS DOS. Systemet utvecklades inte längre vidare och hade ingen efterföljare. Dessutom kunde endast rudimentära system och maskiner hanteras med systemet. Underhållsplaneringen skedde med hjälp av Excel-tabeller och väggkalendrar, som inte hanterades centralt. Det fanns inte heller någon öppen och fullständig dokumentation. Därmed kunde ingen tillfredsställande planering av förebyggande underhållsåtgärder genomföras och det fanns ingen överblick över underhållsprocesserna i företaget, för att inte tala om en historik. Underhållsavdelningen hade helt enkelt inte de rätta verktygen för att effektivt planera, mäta och utföra underhåll. Det saknades struktur och inriktning. Uppgifterna kunde endast underhållas manuellt med stor ansträngning och inte centralt, och de var ofta felaktiga. Ett aktivt utbyte med produktionen var inte heller möjligt.
Kilian, som då fortfarande var underhållstekniker, kom snabbt fram till att det fanns ett stort behov av åtgärder.
"När jag tog över ledningen av det mekaniska underhållet på Simonswerk var arbetet med systemet vid den tidpunkten mycket frustrerande och inte tillfredsställande när det gäller våra krav på ren dokumentation, till exempel när det gäller maskin-säkerhetskontroller eller rapporter för revisioner."
En ny lösning för underhåll
En ny lösning behövdes och Kilian tog sig an uppgiften att hitta en underhållsprogramvara som uppfyllde Simonswerks krav. Han övertygade snabbt den tekniska chefen samt avdelningscheferna i produktionen, som båda ville ha ett närmare samarbete mellan underhåll och produktion.
De hörnstenar som programvaran måste uppfylla hittades snabbt. Det behövdes ett system som digitalt kunde kartlägga hela underhållsavdelningens arbete - från den dagliga verksamheten, inklusive dokumentation, till planeringen av förebyggande underhållsåtgärder, till utvärdering och historik. Efter en kort urvalsfas, där några CMMS-lösningar och moduler från en leverantör av ERP-system testades, föll valet relativt snabbt på MaintMasters underhållssystem. Under en 30-dagars gratis provperiod övertygade programvaran med sin lättillgänglighet och flexibilitet.
"Det som genast stack ut i urvalsprocessen när man använde testversionen av MaintMaster var hur flexibelt underhållsprocesserna kunde läggas upp i programvaran enligt de egna kraven. Dessutom är mycket av MaintMaster självförklarande. Moduler i ERP-system eller till och med andra CMMS-lösningar är inte lika lätta att förstå och kan inte heller anpassas i lika stor utsträckning."
I likhet med de andra ansvariga beslutsfattarna valde Kilian därför MaintMaster.
Med MaintMaster uppnås resultat
Efter att ha valt MaintMaster fick tre anställda, inklusive Kilian, introduktion av en MaintMaster-expert och kunde sedan börja arbeta omedelbart. Strukturen och dataimporten gick smidigt och Simonswerk kunde börja använda den nya lösningen. Stödet från MaintMaster-experten var till stor hjälp, liksom den befintliga grundstrukturen med dess inriktning på internationella underhållsstandarder, som dock var helt anpassningsbar. Sålunda kunde egna jobbkategorier och avslutningskoder läggas till.
Först infördes ett biljettsystem som gjorde det möjligt för produktionen att rapportera incidenter eller andra problem direkt till underhållsavdelningen med hjälp av Windows-klienten eller smartphone-appen, med slutlig återkoppling via systemet till avdelningscheferna. Detta främjade samarbetet mellan produktion och underhåll. Dessutom minskade genomströmningstiderna för att åtgärda fel kraftigt.
Nästa steg var att fokusera på förebyggande och förutseende underhåll. Baserat på den enkla tillgängligheten i MaintMasters underhållssystem fördes således de nödvändiga processerna självständigt in i systemet av Kilian och överfördes till den dagliga verksamheten. De förebyggande underhållsåtgärderna kunde ökas med 10 % per år med hjälp av underhållsprogramvaran. Arbetet inom underhållet blev allt mer planeringsbart och även utvärderingsbart genom rapporteringsfunktionerna.
Nästa steg var att införa MaintMasters dokumentationsfunktion. Simonswerk började använda MaintMaster som dokumentationssystem för säkerhetsinspektioner av till exempel brandvarnare, rökutdragare och maskiner. En ny kategori skapades, uppgifterna om de externa företag som utförde inspektionerna lagrades i systemet och återkommande jobb skapades. Så snart ett jobb var slutfört tog Kilian emot inspektionsrapporterna och vidarebefordrade dem till de ansvariga avdelningarna, som i sin tur skapade jobb för felsökning i MaintMaster för underhåll. Detta var ett enkelt men effektivt sätt att kartlägga dessa processer sömlöst - tack vare flexibiliteten i MaintMaster.
"Införandet av MaintMaster i vårt underhåll var en barnlek tack vare onboarding och intuitiv drift. Underhållsprogrammet kan utmärkt anpassas till de egna behoven tack vare sin flexibilitet, men ger orientering tack vare sin anpassning till internationella underhållsstandarder. Vi har kunnat öka våra förebyggande åtgärder med upp till 10 % per år!"
De första åtgärderna rullades ut inom en kort period på 4 månader efter införandet av MaintMaster och nästa användningsfall har redan planerats. Till exempel kommer en koppling till det nyligen införda ERP-systemet (SAP) att upprättas genom den integrerade funktionen i MaintMaster. IoT-sensorerna i MaintMaster kommer också att finna sin tillämpning, så att ytterligare kontrollmöjligheter (t.ex. genom temperaturkontroller) kommer att skapas för att ytterligare minska oplanerade maskinstillestånd.
