Sunseeker: von 15 Systemen und unzähligen Tabellen zu einem einzigen System

Ein komplexes Umfeld mit wenig Spielraum für Fehler

Sunseeker baut Luxusyachten an mehreren Standorten an der Südküste Englands. Jedes Schiff wird auf Bestellung gebaut. Es gibt keine Fertigungslinien im herkömmlichen Sinne. Die Boote werden in Handarbeit und nach Maß gefertigt und nach Kundenspezifikation ausgeliefert.

Für das Wartungs- und Facility-Team bedeutet das ein breites und vielfältiges Aufgabengebiet. An allen Standorten ist es für Werkstattmaschinen, CNC-Anlagen, Kräne und Hebezeuge, Gabelstapler, Handwerkzeuge und die Standortinfrastruktur verantwortlich. Dazu kommt eine wachsende Liste von Arbeitsschutz- und Compliance-Anlagen, von Rettungswesten bis zu Schulungsnachweisen.

Das ist ein abwechslungsreiches, von strengen Vorschriften geprägtes Umfeld, in dem schon eine übersehene Kleinigkeit schwerwiegende Folgen haben kann. Wer hier effektiv arbeiten will, braucht klare Strukturen, einen guten Überblick und zuverlässige Aufzeichnungen.

Das Problem: Die Arbeit wurde erledigt, aber die passenden Daten zu finden kostete Zeit und Mühe

Bevor Maintmaster CMMS eingeführt wurde, wurde die Arbeit zwar erledigt, doch die Informationen dahinter waren über verschiedene Systeme, Tabellen und Ordner verstreut. Matthew beschreibt es so:

„Wir hatten ein System für die Aufträge und etwa 15 verschiedene Systeme für alles andere, dazu unzählige Tabellen."

Aufträge waren nicht einheitlich mit Anlagen verknüpft, und der Verlauf war schwer nachzuvollziehen. Aufzeichnungen gab es zwar, aber eben nicht an einem Ort.

„Wenn man ein Laufwerk nach einer Tabelle durchsucht, die jemand anders angelegt hat als die vier Leute davor ihre Tabellen, findet man nichts davon leicht wieder."

Das Problem war nicht der Aufwand, es ging um die Kontrolle. Sunseeker musste keinen mangelhaften Betrieb reparieren. Das Unternehmen musste einen funktionierenden Betrieb unter Kontrolle bringen. Die Richtung war bereits klar: weg von manuellen Prozessen, weniger Papier und alle Daten in einem System.

Von der Anlagenverwaltung zu einem System für den gesamten Betrieb

Matthew stieg kurz nach der Entscheidung für Maintmaster CMMS in das Projekt ein. Sein Hintergrund lag eher im Bootsbau als in der Softwareentwicklung, weshalb er den Betrieb von Grund auf verstand. Was als System für die Anlagenverwaltung begann, wurde schnell zu etwas Größerem.

Maintmaster CMMS wird heute in vier Hauptbereichen eingesetzt:

Gebäudemanagement und Standortdienstleistungen

Umfasst Arbeitsanfragen und Aufträge. Von Störungen an CNC-Maschinen bis zu verstopften Toiletten. Probleme werden als Arbeitsaufträge für die jeweilige Anlage erfasst, dem Team zugewiesen und bis zur Fertigstellung nachverfolgt.

• Fertigungstechnik

Verwaltet die Maschinen, für die Matthew direkt verantwortlich ist (etwa 50 bis 60 Maschinen und mehrere hundert Anlagen auf dem Werftgelände), die alle mit Wartungshistorie und anstehenden Anforderungen erfasst sind.

• Werkzeuge

Ein Katalog mit etwa 7.000 bis 8.000 einzelnen Werkzeugen, die alle im System erfasst und verwaltet werden.

• Arbeitssicherheit

Der Bereich, der am stärksten gewachsen ist. Dazu gehören Kräne, die jährlich inspiziert und nach LOLER zertifiziert werden müssen, Rettungswesten, die jährlich gewartet werden müssen, sowie eine umfassende Schulungs- und Kompetenzmatrix für die Belegschaft.

Wiederkehrende Arbeiten und Compliance: von der manuellen Nachverfolgung zur Steuerung über das System

Eine der deutlichsten Veränderungen betrifft die wiederkehrenden Compliance-Aufgaben. Nehmen wir die Kräne. Das Unternehmen hat etwa 25 Kräne an allen Standorten, von denen jeder jährlich gewartet und nach LOLER auf den Hebevorgang geprüft werden muss. Bevor Maintmaster CMMS da war, mussten diese Termine von Hand verfolgt und die Arbeiten ständig nachgehalten werden. Heute ist jeder Kran als Anlage im System erfasst, mit den passenden wiederkehrenden Aufgaben. Ist eine Inspektion fällig, erscheint der Auftrag automatisch. Niemand muss Termine mehr von Hand verfolgen oder sich auf einzelne Erinnerungen verlassen. Das Gleiche gilt für Rettungswesten.

„Man würde es nicht für möglich halten, aber Rettungswesten müssen jedes Jahr gewartet werden, sonst darf man nicht aufs Wasser. Wir haben mehrere hundert davon, und die gesamte Wartung dafür wird in Maintmaster erfasst."

Die Schulungsmatrix wird noch weiter ausgebaut, aber die Struktur ist bereits in Betrieb. Jeder Mitarbeiter ist im System mit seinen erforderlichen Kernkompetenzen erfasst: manuelle Handhabung, Gabelstapler- und Scherenhebebühnenbedienung, Kranbedienung, Kenntnisse über Rettungswesten, Erste Hilfe, Brandschutz und mehr. Das System verfolgt, wann die einzelnen Zertifizierungen ablaufen, und verschickt automatisch Erinnerungen, wenn Verlängerungen fällig sind.

„Ich habe 119 Schulungsdatensätze in meinem Ordner ‚In den nächsten drei Monaten fällige Schulungen'. Das sind nur die Mitarbeiter, für die wir in den nächsten drei Monaten Kurse buchen müssen. Das war ein riesiger Aufwand, der bisher von einer einzigen Person verwaltet wurde."

Entscheidend ist nicht nur das Arbeitsvolumen, sondern auch, was passiert, wenn die Person, die das verwaltet, nicht verfügbar ist.

„Wenn sich Roy, unser Schulungsbeauftragter, das Bein bricht und sechs Wochen ausfällt, ruft mich sein Vorgesetzter an und sagt: ‚Roy fällt aus. Kannst du jemanden einrichten?' Ich kann diese Person als E-Mail-Empfänger einrichten, dann bekommt sie alle E-Mails und weiß, was zu tun ist. Das System speichert die Informationen, nicht die einzelne Person."

Immer im Blick: was fällig ist und was als Nächstes ansteht

Für Matthew ist Maintmaster CMMS nichts, was er nur ab und zu öffnet. Es ist ständig auf seinem Bildschirm.

„Es ist die ganze Zeit auf meinem Bildschirm. Links habe ich Maintmaster, rechts meine E-Mails. Ich melde mich eigentlich nie ab. Es ist eine Konstante."

Jeder Tag beginnt mit einem klaren Überblick darüber, was Aufmerksamkeit braucht. Jeden Morgen sieht er, was fällig ist, wofür eine Bestellung nötig ist und welche Auftragnehmer gebucht werden müssen. Wird eine Störung gemeldet, egal ob an einer CNC-Maschine oder bei einer verstopften Toilette, wird ein Arbeitsauftrag für die betreffende Anlage erstellt, zugewiesen und an das Team geschickt.

Auf die Benachrichtigungen würde Matthew am wenigsten verzichten wollen. Nicht nur reaktive Warnmeldungen, sondern auch automatische Erinnerungen an wiederkehrende Arbeiten und anstehende Anforderungen.

„Die Benachrichtigungen zu wiederkehrenden Aufgaben sind für jemanden, der die gesamte Instandhaltung der Maschinen verwaltet, enorm wichtig, denn ich habe Hunderte von Geräten, die alle zu unterschiedlichen Zeitpunkten gewartet und instand gehalten werden müssen. Die Aufgaben, für die man Auftragnehmer braucht: genau da war meine Tabelle früher riesig."

Das senkt den Aufwand für manuelles Nachverfolgen und Hinterherfragen.

Maintmaster CMMS verschickt außerdem automatische E-Mails an Personen außerhalb des Systems. Kollegen, die für ein oder zwei Anlagen verantwortlich sind und keinen vollständigen Zugriff brauchen, erhalten trotzdem Erinnerungen, wenn Arbeiten fällig sind.

Weiterer Ausbau, wachsender Nutzen

Maintmaster CMMS ist bei Sunseeker seit rund zwei Jahren im Einsatz, und das System wird weiter ausgebaut. Neue Bereiche gehen in Betrieb, die Schulungsmatrix wird vervollständigt, und es gibt Pläne, externe Auftragnehmer in das System einzubinden.

„Wir sind mit dem Ausbau noch lange nicht fertig, denn je mehr man erkennt, was man damit alles machen kann, desto mehr Möglichkeiten ergeben sich. Aber das braucht Zeit."

Der Nutzen ist in den letzten sechs Monaten deutlicher geworden und nimmt weiter zu.

„Es ist, als würde man sich mit einem Lehrlingslohn einen Werkzeugkasten kaufen. Man fängt mit einem Hammer und einem Schraubenzieher an. Das ist großartig, man kann schon einiges machen. Aber je länger man ihn hat, desto mehr macht er den Unterschied."

Der nächste Schwerpunkt ist Gesundheit und Sicherheit, vor allem bei den Mitarbeitern: Kompetenzen und Zertifizierungen sollen strukturierter erfasst werden. Außerdem sollen externe Auftragnehmer stärker eingebunden werden, vor allem die Prüfer für Hebezeuge, die aktuell unternehmensweit rund 10.000 Hebezeuge betreuen. Gerade wird daran gearbeitet, deren System mit Maintmaster CMMS zu verknüpfen, damit alle Prüfprotokolle an einem Ort liegen.

Für Matthew ist genau dieser Weg der Punkt: Je mehr Daten in das System einfließen, desto mehr bringt es.

Aus Matthews Sicht steht Sunseeker dabei erst am Anfang.