Bedgrow, oder die Genossenschaft Bedfordshire Farming, wurde 1963 von einer Gruppe gleichgesinnter Landwirte gegründet, die sich die reichen und fruchtbaren Böden von Bedfordshire zunutze machten. Mit grundlegendem Respekt, kundenorientierten Werten und einem außergewöhnlichen Fokus auf Qualität bauen sie frische Produkte für Supermärkte im gesamten Großbritannien an, lagern und verpacken sie.
Bedgrow geht mit MaintMaster in die Zukunft der Instandhaltung
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, braucht das Unternehmen Innovationen - und eine gute Wartung. Mit einem Maschinenpark, der von Verpackungsmaschinen über Gabelstapler bis hin zu allen anderen Maschinen für die Gemüseverarbeitung reicht, kann sich das Unternehmen keine Ausfälle leisten. Außerdem muss das Unternehmen die neuesten Lebensmittel- und Arbeitsschutzvorschriften einhalten.
Laut Geoff Kynaston-Stear, Leiter für Gesundheit und Sicherheit bei Bedgrow, war ihr Wartungsmanagement jedoch veraltet. Um mit den Anforderungen der Kunden und der Inspektionen Schritt halten zu können, brauchte das Unternehmen eine neue Lösung für die Wartung.
Von 1963 bis 2022
Wenn man Geoff nach den anfänglichen Problemen fragt, die sie veranlassten, nach besseren Lösungen zu suchen, antwortet er sofort: "Stift und Papier". In Verbindung mit der Tatsache, dass es keinen soliden Wartungsplan gab, hatte Bedgrow Schwierigkeiten, die wichtigen gesetzlichen Inspektionen zu bewältigen - und mehr.
Als Lebensmittelunternehmen mit vielen supermarktähnlichen Kunden war das Unternehmen ein ständiges Ziel für strenge Prüfungen. Mit Stift und Papier war es schwierig nachzuweisen, dass die Maschinen nach dem richtigen Standard gewartet wurden. Es bestand die Gefahr, dass wichtige Dinge übersehen wurden, da das Papiersystem weitgehend darauf beruhte, dass sich die Mitarbeiter an bestimmte Dinge erinnerten - und Maschinenreparaturen waren weitgehend reaktiv.
Ihre bisherige Arbeitsweise war, wie sie selbst sagten, umständlich und dysfunktional, und als sie erkannten, dass wir das Jahr 2022 und nicht 1963 hatten, wussten sie, dass sie sich in dieses Jahrhundert hineinbegeben mussten. Und als Bedgrow neue MitarbeiterInnen einstellte, hörten sie von neuen Lösungen, die sie noch nie verwendet hatten.
Der teure Schock anderer Lösungen
Für Bedgrow begann der Weg zu einer neuen Lösung für digitale Instandhaltung mit Geschäftsführer Stephen Hedderly, der sich schon lange für eine neue verbesserte Lösung eingesetzt hatte. Der erste Lösungsvorschlag galt Pirana CMMS.
Geoff und technischer Leiter Barry Stroud übernahmen die Hauptverantwortung für die Erprobung der neuen Lösung. Nach einer Probezeit von 30 Tagen und viele Besprechungen mit dem Vertriebsteam, enttäuschte die niedrige Hilfsbereitschaft. Außerdem erwies es sich als eine unflexible und teure Lösung.
Eine Verlängerung der Testphase mit auch nur einem Tag würde mit Hunderten von Pfund extra zu Buche schlagen. So auch der Übergang zum Abonnement. Berichterstattung? Ebenfalls. Und die App für das Handy – 700 Pfund extra.
Zeitgleich googelten sie nach weiteren Instandhaltungssoftware-Lösungen und wurden schließlich fündig:Die Instandhaltungssoftware von MaintMaster. Nachdem sie MaintMaster getestet hatten und sich mit dem Vertriebsteam und dem Support-Team besprochen hatten, kamen sie zu dem Schluss, dass diese Lösung das absolute Gegenteil von Pirana war.
Der Geschäftsführer bekam eine entsprechende Rückmeldung.
„Ganz zu Recht stellte er uns einige schwierige Fragen. Aber die Entscheidung war nicht schwer, es war klar was wir zu tun hatten. Er vertraute ganz unserer Empfehlung, denn er selbst hatte den Prozess nicht in allen Einzelheiten mitverfolgt. Er wollte wissen, dass das Programm unseren Ansprüchen gerecht wird und dass es kosteneffizient ist.“
Völlige Flexibilität, und alles im Preis inbegriffen.
Der Geschäftsführer musste überhaupt nicht überzeugt werden.
Die Entscheidung für MaintMaster war ein klarer Fall
MaintMaster war viel einfacher, flexibler und hatte ein viel besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie waren auch der Meinung, dass die Schulung dem Angebot des Pirana-Systems weit voraus war. Als die Tage und Wochen vergingen, sagte Bedgrow, dass die Instandhaltungssoftware dies bestätigte. Die gesamte Integration, der Support und die Schulung waren einfach zu implementieren und wurden von einem hervorragenden Support unterstützt - und das zu geringeren Kosten als das ursprüngliche Shire-System.
Bedgrow fand auch, dass die Instandhaltungssoftware intuitiv zu bedienen ist und es einfach ist, Details einzugeben und Zeitpläne zu erstellen. Drei Techniker nutzen es für die Aufzeichnung von Ausfällen und Verbesserungen sowie für die geplante vorbeugende Wartung - und sie alle fanden, dass es sowohl auf Tablets als auch auf dem PC hervorragend funktioniert.
Besonders gut gefiel ihnen, dass MaintMaster leicht für ihre Zwecke angepasst werden kann. Es gefällt ihnen, dass sie den PPM-Zeitplan mit den erforderlichen Inspektionen an ihre Bedürfnisse anpassen können.
"Bei unserer vorherigen Lösung hätte es uns natürlich eine Menge Geld gekostet, etwas zu ändern. Sie wollten, dass wir nach ihrem System arbeiten. Ihr System funktioniert mit allem, was wir wollen. Es ist so vielseitig, dass wir es im Grunde für alles einsetzen können.
Eine weitere Sache, die ihnen an MaintMaster gefiel, war, dass es keine Teile gibt, die sie nicht brauchen. Bei Shire haben sie für Funktionen bezahlt, die sie nie benutzen würden. Geoff sagt: "Bei MaintMaster zahlen wir, bekommen aber viel mehr, als wir bezahlen."
Er fügt hinzu: "Ich versuche, an etwas Schlechtes bei MaintMaster zu denken, aber mir fällt nichts ein."
Als weiteren Einflussfaktor nennt er die Einstellung der Mitarbeiter, mit denen er gesprochen hat - ein wichtiger Indikator für die ethischen Grundwerte eines Unternehmens. Ihm zufolge sahen die Mitarbeiter von The Shire sich selbst als wichtigen Teil der Diskussion. Sie hatten das Gefühl, jemand zu sein, von dem sie Geld nehmen würden - keine Flexibilität oder Hilfsbereitschaft.
MaintMaster war das komplette Gegenteil - Geoff sagt, sie könnten nicht hilfreicher sein. Als es darauf ankam, war ihre Entscheidung für MaintMaster, wie die Briten sagen, ein "no-brainer".
Vom Papier zum Digitalen
MaintMaster präsentierte die Implementierung als ein Projekt mit klaren und nützlichen Schritten. Die Hilfe war immer nur einen kurzen Anruf oder ein Treffen entfernt, wenn es Probleme gab. Sie fühlten sich sicher, weil sie wussten, dass sie Zugang zu zuverlässiger Unterstützung hatten.
"Wenn wir irgendwelche Fragen haben, wird sofort geantwortet. Das ist großartig. Bei all unseren Interaktionen ist es nur einmal passiert, dass sie mit der Antwort einer unseren Fragen etwas länger brauchten. Alles andere wissen sie auswendig."
Die Formulare sind ein wichtiger Bestandteil der Wartungsarbeiten von Bedgrow. Die Integration der alten Formulare und die Erstellung neuer Formulare war ein entscheidender Faktor bei der Umsetzung. Da es Überschneidungen zwischen digitalen und Papierformularen gab, mussten Kontrolldokumente, Formulare für die Produktionslinie und vieles mehr in die Instandhaltungssoftware integriert werden - alle diese Formulare sind nun als integrierte Links in MaintMaster vorhanden.
Die Eingabe der Daten in MaintMaster erfolgte größtenteils manuell, da 99 % der Daten in Papierform vorlagen. Barry überwachte den Prozess und verbrachte viel Zeit damit, zu beurteilen, ob die Daten wertvoll waren oder nicht - und ob es sich lohnte, sie in das System zu migrieren.
Das letzte 1 % aller Daten konnte aus Excel-Dateien in MaintMaster importiert werden, wofür Mitch Field zuständig war. Sobald er verstanden hatte, wie die Daten aufgebaut sein mussten, damit MaintMaster sie lesen konnte, war es ein Kinderspiel.
Die Ingenieurteams von Bedgrow verwenden MaintMaster in den Bereichen Gesetzgebung, Gesundheit und Sicherheit und weiteren Bereichen. Sie nutzen auch die mobile App und konfigurieren sie derzeit, um die Nutzung so einfach wie möglich zu gestalten.
Die Gegenwart und die Zukunft
Jetzt, wo alles im System ist, verpassen sie keine wichtigen Informationen und Aufgaben mehr. Die Instandhaltungssoftware sagt ihnen, was zu tun ist. Derzeit werden die Maschinenbediener darin geschult, Störungen und andere Informationen in das System einzugeben. In der nächsten Phase soll sichergestellt werden, dass sie einfachen Zugang haben, um die Erstellung von Berichten zu vereinfachen.
Ein weiterer Punkt, an dem gearbeitet wird, ist der Beginn der vollständigen Nutzung der Berichtsfunktion. Laut Geoff gibt es dafür zwei Gründe: Erstens, um zu sehen, wie das Unternehmen abschneidet, und zweitens, um dem Rest des Unternehmens zu zeigen, dass sie durch ihre Entscheidung eingeschränkt sind. Zufolge hilft es dabei, Entscheidungsträger davon zu überzeugen, Geld für wichtige Dinge auszugeben.
Weil die gesetzlichen Vorschriften für Dinge wie Druckbehälter, Hebezeuge und andere Kategorien ein wichtiger Teil ihrer Arbeit sind, sind sie dafür verantwortlich, dass alles in bestimmten Abständen geprüft wird. Da MaintMaster es ihnen ermöglicht, diese Prüfungen zu programmieren, stellen sie sicher, dass sie rechtzeitig benachrichtigt werden - was das Risiko ausschließt, dass sie etwas übersehen.
Im Bereich Gesundheit und Sicherheit haben sie festgestellt, dass MaintMaster ein ausgezeichnetes Werkzeug für die Erstellung von Gefahrenberichten ist, etwas, das sie vorher nicht in Betracht gezogen haben. Jetzt, da Großbritannien aufgrund des Brexit aus der EU ausgetreten ist, haben sie ihre eigenen Zertifizierungen, die der CE-Kennzeichnung entsprechen. Auch das hätten sie nie für möglich gehalten - aber jetzt verwenden sie MaintMaster, um all diese Änderungen zu protokollieren.
Bedgrow hat sich ein Jahr Zeit genommen, um die Instandhaltungssoftware von MaintMaster vollständig zu implementieren. Geoff sagt, dass es sich zwar nach einer langen Zeit anhört, aber sie hatten eine Menge Daten, die sie in das System einbringen mussten, sowie die notwendige Formulare, die erst gestaltet werden müssen. Sie erwarten im nächsten Jahr ein voll funktionsfähiges System, das alles kann, was sie wollen - und sie werden immer daran arbeiten, es zu verbessern.
