Selektion und Auswahlprozess einer Instandhaltungssoftware

 

So finden Sie die beste Instandhaltungssoftware für Ihr Unternehmen.

 

Laden Sie sich unser Beispiel Lastenheft runter:

.xlsx Lastenheft Herunterladen

In 7 Schritten zur richtigen Software:

 

Sie haben erkannt, dass es in Ihrer Firma den Bedarf für eine Instandhaltungssoftware gibt. Jetzt sind Sie mit der Auswahl und später mit der Einführung der Software betraut. Hier ist was Sie beachten müssen:

Die Selektion und Implementierung von Instandhaltungssoftware ist in vielen Fällen ein langwieriger Prozess. Das ist von der Größe der Firma abhängig da bei größeren Firmen mehr Interessengruppen in den Entscheidungsprozess eingebunden werden müssen.

Da sämtliche Entscheidungsträger verschiedene und in manchen Fällen sogar widersprüchliche Anforderungen an die Software stellen, sollten Sie im ersten Schritt herausfinden wer diese Entscheidungsträger sind und welche Anforderungen diese an die Software haben.

Jede Firma ist unterschiedlich aber wir konnten mit unseren Kunden einige Gemeinsamkeiten im Bezug auf den Selektionsprozess feststellen. Um Ihren Prozess bestmöglich zu strukturieren schlagen wir Ihnen die folgende 7 Schritte vor:

 

Auswahlprozess

Anforderung an die Software: Spezifikationsblatt als Vorlage

 

Wenn Sie unterschiedliche Anbieter von Instandhaltungssoftware bewerten, ist es entscheidend, dass Sie wissen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Sie sollte sich für ein System entscheiden, dass komplex genug ist, um alle Prozesse in Ihrer Instandhaltungsabteilung abzudecken, aber auch einfach genug, um als bevorzugte Instandhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen angenommen und verwendet zu werden. In unserem Muster-Lastenheft haben wir die Funktionen und Anforderungen zusammengestellt, die uns begegnet sind, um Ihnen bei der Beurteilung zu helfen, auf welche Funktionen Sie bei einer Instandhaltungssoftware achten sollten:

 

Laden Sie unser Lastenheft für Instandhaltungssoftware herunter: 

Der Prozess der Auswahl eines CMMS

Wir brauchen eine Software!

Jemand sieht den Bedarf an einer Instandhaltungssoftware. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: ein Audit, das Instandhaltungsdaten erfordert, wie z. B. IATF, oder einfach eine zunehmend komplexe Instandhaltungsorganisation.

    • „Wir müssen anfangen, MTTR zu messen“.
    • „Wir müssen sehen, wie viel Zeit wir im letzten Quartal im Vergleich zum letzten Jahr für die vorbeugende Instandhaltung aufgewendet haben“.

Wer ist verantwortlich?

In einem optimalen Szenario gibt es ein formelles Projekt mit einem Projektleiter, der damit beauftragt ist, 1) den Bedarf an einer Wartungssoftware zu ermitteln und 2) die richtige Wartungssoftware auszuwählen.

  • „Brauchen wir dafür wirklich eine neue Software?“
  • „Haben wir nicht bereits bestehende Systeme, die wir verwenden können?
  • „Können wir ein Budget für eine Instandhaltungssoftware bekommen?“
  • „Welche verschiedenen Arten von Instandhaltungssoftwarelösungen gibt es?“

Wer wird die Software nutzen und wer sucht sie aus?

Der Projektleiter/das Team ermittelt die anderen Beteiligten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

  • „Wer wird von einer Wartungssoftware beeinflusst?“
  • „Für wen wird die Software einen Mehrwert schaffen?“
  • „Wie wird die Implementierung unterstützt?
  • „Wer muss in den Entscheidungsprozess einbezogen werden?“

Was sind die Ziele?

Der Projektleiter / das Projektteam ermittelt die kurz- und langfristigen Ziele der Instandhaltungsabteilung sowie die Hindernisse, die diesen Zielen entgegenstehen; wenn eine Instandhaltungssoftware dazu beitragen kann, die Ziele der Instandhaltungsabteilung zu erreichen, sollten Sie fortfahren. Andernfalls ist es nicht nötig, weiter zu suchen.

  • „Was wollen wir in der Instandhaltungsabteilung verbessern?“
  • „Wir wollen die Ausfallzeiten minimieren“
  • „Wir wollen die Reparaturzeiten minimieren“.
  • „Wir wollen eine weniger stressige Arbeitsatmosphäre schaffen“

Was sind die Anforderungen?

Was sind die spezifischen Anforderungen an die Software, die zur Erfüllung dieser Ziele erforderlich sind?

    • „Erstellen Sie einen RFQ / Lastenheft (Request for qoutation) mit Ihren Anforderungen“

Beispiel-lastenheft Herunterladen

Welche Alternativen gibt es für Instandhaltungssoftware?

Durchforsten Sie den Markt nach Softwareanbietern und senden Sie Ihr Lastenheft.

  • „Was sind die Hauptkriterien für eine Differenzierung?“
  • „Welche Software scheint zu uns zu passen?“
  • „Erfüllt die Software unsere Anforderungen?“

Wählen Sie den vielversprechendsten Anbieter aus und bitten Sie um eine Demo.

Laden Sie passende Software-Anbieter zu einer Live-Demo ein.
Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Interessengruppen an der Demo-Veranstaltung teilnehmen.
Wenn möglich, versammeln Sie alle Beteiligten nach der letzten Veranstaltung und stellen Sie sicher, dass Sie eine gemeinsame Entscheidung treffen.
Im Idealfall können Sie die Software auch einfach selber testen.

Demotermin Buchen

Interessengruppen des Auswahl- und Umsetzungsprozesses:

 

Für die Auswahl und Implementierung ist in der Regel die Zustimmung einer Vielzahl von Interessengruppen erforderlich. Die Stakeholder sind diejenigen, die von der neuen Software betroffen sind oder mit ihr arbeiten werden. Achten Sie darauf, sie frühzeitig in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, damit sie später keine Einwände haben. Hier einige Beispiele:

 

Instandhaltungsleiter
  • Instandhaltungsprozesse steuern
  • Überblick über alle Instandhaltungsaktivitäten
  • Planung von Personal und Ressourcen
  • Verbesserung der Gesamtproduktivität
  • Budget rechtfertigen
  • Ausfallzeiten minimieren
Wartungspersonal
  • Minimale administration
  • Tägliche Aufgabenlisten
  • Schnelle und einfache Berichterstellung
  • Zugriff auf Informationen (frühere Reparaturen, Dokumentation, Ersatzteile)
Produktionsleiter / Betriebsleiter
  • Gesteigerte Produktivität
  • Statistische Daten
  • Budget Rechtfertigungen
  • Minimierung der Kosten
  • Informierte Investitionsentscheidungen
  • TPM-Maßnahmen
  • Zertifizierungen und Audits
Produktionspersonal
  • Schnelle Berichterstattung
  • Weiterverfolgung ihrer Berichte
IT-Abteilung
  • Gewährleistung der Datensicherheit
  • Wissen über die technische Infrastruktur
  • Einen zuverlässigen Supportpartner
  • Wissen über Zugriffsebenen und Lizenzmodell
  • Sicherstellung einer reibungslosen Datenintegration
  • Einfache Datenwiederherstellung bei Bedarf
Einkauf / Finanzen
  • ein transparentes Lizenzmodell
  • Ein guten Deal aushandeln
  • Eine ROI (Return on investment) Berechnung
CEO / Standortmanagement
  • Verständnis für die Vorteile einer Instandhaltungssoftware
  • Datenvisualisierung
  • Zertifizierung unterstützen und vereinfachen
Betriebsrat
  • Verständnis für die Zielsetzung ung Nutzung der Software
  • Sicherstellen, dass die Nutzung keine negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat
  • Verständnis für den Beitrag der Software zu einem positiven Arbeitsumfeld.

Laden Sie unser Lastenheft für Instandhaltungssoftware herunter: