Hur väljer du och köper ett underhållssystem?

 

Vi har gjort en sjustegsprocess som ska hjälpa dig att välja ett underhållssystem.

Ladda ner specifikationsdokumentet

Ladda ner.xlsx

Vår sjustegsprocess för att hitta rätt underhållssystem

 

Sjustegsprocessen.xlsx

 

Du har insett att du behöver ett underhållssystem och du är den som väljer och senare implementerar programvaran. Här är vad du behöver veta:

Valet och implementeringen av ett nytt underhållssystem kan ibland vara en ganska långsam process. Det beror ofta på att – beroende på storleken på ditt företag – att det finns många intressenter som behöver involveras.
Eftersom alla dessa intressenter vanligtvis har olika, om inte motstridiga krav på programvaran, bör din första prioritet vara att identifiera vilka andra som bör vara med i beslutet och ta reda på vilka krav och problem de har med avseende på det nya underhållssystemet.

Alla företag är olika men det finns vissa likheter som vi har sett när det gäller att välja ett underhållssystem. För att göra det enkelt att följa upp har vi delat upp processen att välja underhållsprogramvara i sju steg.

 

Exempel på offertförfrågan och specifikationsblad

 

När du utvärderar olika underhållsprogramvaror är det avgörande att du vet vilka funktioner som är viktiga för ditt företag. Det är viktigt att du köper ett system som är tillräckligt komplext för att omfatta alla processer på din underhållsavdelning men samtidigt tillräckligt enkelt för att kunna användas och användas som den föredragna underhållsprogramvaran i ditt företag. I vårt exempelark har vi samlat de funktioner och krav som vi har stött på för att hjälpa dig att utvärdera vilka funktioner du ska leta efter i en underhållsprogramvara:

 

 

Ladda ner hela specifikationsdokumentet här:



Processen att välja ett underhållssystem

Vi behöver en programvara!

Någon ser behovet av ett underhållssystem. Det kan bero på ett flertal olika anledningar: en revision som kräver information från ditt arbete eller att organisationen blivit mer komplex.

  • “Vi behöver mer tid för att laga utrusning och kunna mäta vad vi gör”
  • “Vi behöver hur mycket tid vi spenderat på förebyggande underhåll det senaste kvartalet jämfört med föregående år.”

Vem är ansvarig?

I ett perfekt scenario så har ni ett projekt och en person som leder projektet. Det ni behöver göra är att analysera era behov för ett underhållssystem och sen välja det systemet som passar er bäst.

  • ”Behöver vi verkligen en programvara för det?”
  • “Har vi inte ett befintligt system vi kan använda?”
  • ”Hur får vi en budget för ett underhållssystem?”
  • ”Vad finns det för olika system ute på marknaden?”

Vem kommer använda systemet och vilka kommer vara inblandade i urvalsprocessen?

Projektledaren identifierar andra viktiga personer som behöver vara inblandade i projektet av val av system.

  • ”Vilka kommer vara berörda av valet av system?”
  • “För vilka kommer systemet skapa värde för?”
  • ”Vilka kommer vara med och stödja implementeringen av systemet”
  • ”Vilka behöver vara med i beslutsprocessen? ”

Vilka är målen?

Projektledaren identifierar kort- och långsiktiga mål för underhållsavdelningen såväl som potentiella hinder. Om ett underhållssystem kan hjälpa er att nå målen för underhållsavdelningen så ska ni fortsätta med projektet.

  • ”Vad vill vi förbättra hos underhållsavdelningen?”
  • “Vi vill minimera nertiden”
  • ”Vi vill minimera antalet reparationer”
  • ”Vi vill ha mindre stress under arbetsdagen”

Vilka är kraven?

Vilka specifika krav finns det på programvaran för att uppnå målen?

  • ”Skapa en RFQ (förfrågan) med dina specifika krav”

Vilken typ av programvara finns det på marknaden?

Undersök marknaden för leverantörer och analysera skillnader och skicka RFI till de mest lovande.

  • ”Vilka kriterier ska man ha för att differentiera de olika aktörerna?”
  • “Vilken programvara ser ut att passa oss?”
  • ”Möter programvaran våra krav?”

 

Bjud in leverantörer för ett detaljerat demo

Invite fitting software vendors for a live-demo.
Make sure that the most important stakeholders will participate in the demo event.
If possible gather all stakeholder after the last event and make sure that you get a common decision.

Boka ett personligt demo

Vilka interna intressenter ska vara med i implementeringsprocessen.

 

Att välja och implementera ett system kräver vanligtvis att man får ett OK från en flera olika intressenter. Intressenter är de som kommer att påverkas av eller arbeta med den nya programvaran. Se till att involvera dem tidigt i beslutsprocessen så att de inte kommer att ha invändningar senare:

 

Underhållschef
  • Äga och kontrollera processer
  • Övervaka alla underhållsaktiviteter
  • Planera resurser och personal
  • Förbättra den övergripande produktiviteten
  • Stå bakom budgeten
  • Minimera nertiden
Underhållspersonal
  • Minimera administrativa uppgifter
  • Få en daglig att göra-lista
  • Snabb och enkel rapportering
  • Få tillgång till information (tidigare underhåll, dokumentation, reservdelar, etc.)
Produktionschef
  • Öka produktiviteten genom minskad nertid
  • Statistisk data
  • Budget
  • Minimera kostnader
  • Välgrundade beslut om investering
  • TPM
  • Certifikat och revisioner
Produktionspersonal
  • Snabb rapportering
  • Uppföljning på jobb
IT-avdelning
  • Säkra datasäkerheten
  • Känna till den tekniska infrastrukturen
  • Ha tillgång till en långsiktigt partner
  • Känna till rättighetsnivåer och licensmodell
  • Säkra en enkel och smidigt integration till andra system
  • Enkelt att få tillbaka förlorad data
Ekonomiavdelningen
  • Känna till licensmodellen och priser
  • Förhandla ett bra avtal
  • Se en bra avkastning
VD/Fabrikschef
  • Förstå fördelarna med ett flexibelt CMMS
  • Få information via visuella diagram
Arbetsråd
  • Förstå det övergripande målet och avsikten med användningen av programvaran
  • Se till att det inte finns någon negativ inverkan på de anställda när de använder programvaran
  • Förstå även det positiva resultatet av användningen av programvaran avseende arbetsmiljö mm.

 

Ladda ner specifikationsdokumentet och kom igång