Tänk dig en tekniker som går runt en press med ett blad där det står ”kontrollera remmen”. Hen bockar av. En månad senare gör någon annan samma runda och bockar av samma ruta. Ingen av dem har skrivit ner vad de mätte, och ingen kan säga vad ”kontrollerad” betydde.
Det är svagheten hos en checklista som är skriven så. Den visar att någon var där, inte vad som hittades. Den här artikeln visar vad en checklista för förebyggande underhåll bör innehålla, hur du skriver steg som kan bli godkända eller underkända, och vad du gör när ett steg blir underkänt. Du får också en gratis Excel-mall som du kan anpassa till din egen utrustning.
Vad en checklista för förebyggande underhåll används till
En checklista gäller en anläggning med ett intervall: veckokontrollen av en press, till exempel, eller årsservicen av en kompressor. Den visar vad som kontrollerades, vad som hittades och vad som gjordes åt det.
Håll dig till en anläggning och ett intervall. En lista för en hel linje är svår att gå igenom ordentligt och svår att läsa efteråt.
Checklistan är inte planen. Planen bestämmer vilka jobb som ska göras och hur ofta. Checklistan säger vad teknikern gör vid varje jobb. Har du inte skrivit planen än kan du börja med vår guide till en effektiv plan för förebyggande underhåll och komma tillbaka hit efteråt.
Skriv steg som kan bli underkända
”Kontrollera remmen” kan inte bli underkänt. ”Remspänning inom tillverkarens tolerans” kan det. Av ett steg som inte kan bli underkänt lär sig ingen något.
Ge varje steg fyra delar:
- En kontrollpunkt: den del av maskinen det gäller, till exempel remmar och kedjor.
- En arbetsuppgift: vad som ska göras där, i en mening.
- En åtgärd: ett ord för typen av arbete. Vi använder rengöra, smörja, justera, byta, inspektera, mäta och funktionskontroll.
- Ett krav: hur ett godkänt resultat ser ut.
Så kan fyra steg se ut:
- Skydd och kåpor. Kontrollera att alla skydd och kåpor sitter på plats och är hela. Kravet: på plats, hela, förreglingarna stoppar maskinen.
- Nödstopp. Tryck in varje nödstopp. Kravet: maskinen stannar direkt och återställs normalt.
- Remmar och kedjor. Kontrollera spänning och slitage. Kravet: inom tillverkarens tolerans.
- Hydraulolja. Kontrollera oljenivån och leta efter läckage. Kravet: nivån mellan min och max, inget läckage.
Stegen är allmänna. Byt ut dem mot de kontroller som din utrustning och tillverkarens bruksanvisning kräver. En färdig lista som används som den är missar det som är särskilt med just din maskin.
Där ett steg mäter något ska det finnas plats för mätvärdet. ”Inom toleransen” är ett resultat. Siffran är beviset.
Vad huvudet och avslutet behöver
Innan första steget ska teknikern veta vad hen ska arbeta med och vad som krävs. Det hör hemma i huvudet på listan:
- anläggningen, dess nummer och linjen eller området
- typ av underhåll: förutbestämt, tillståndsbaserat eller operatörsunderhåll
- intervallet, datumet och vem som utför kontrollen
- om maskinen är i drift eller stoppad under kontrollen
- om frånskiljning eller tillstånd krävs
- den beräknade tiden
Två av punkterna betyder mest för säkerheten: om maskinen är i drift under kontrollen och om frånskiljning eller tillstånd krävs. Om jobbet kräver ett tillstånd kan du läsa varför digitala tillstånd slår papper.
Längst ner på bladet avslutar du rundan: med en avslutningskod, den tid arbetet tog, det driftstopp det orsakade och en signatur. Det är avslutningskoden som gör historiken sökbar senare. Fyra koder räcker:
- OK: alla steg klarades.
- Avvikelse identifierad och uppföljning skapad: något väntar på ett senare jobb.
- Avvikelse identifierad och åtgärdad: det rättades på plats.
- OK (ändra rutin eller intervall): allt klarades, men rutinen eller intervallet bör ändras.
Med avslutningskoder kan du svara på en enkel fråga utan att öppna varje blad: hur många rundor hittade något? Ragn-Sells, ett svenskt återvinningsföretag, använder avslutningskoder för att se om ett jobb är utfört och om det godkändes utan anmärkningar. Enligt Lars Pettersson, underhållssamordnare där, skapar de ett uppföljningsjobb när det finns anmärkningar, och det hanteras sedan enligt deras rutiner.
Vår gratis mall
Vi har byggt en checklista för förebyggande underhåll i Excel med exakt den här strukturen. Ladda ner checklistan för förebyggande underhåll (Excel).
Filen har två blad. Det första, ”Så använder du mallen”, förklarar steg för steg hur du fyller i den. Det andra, ”Checklista”, är bladet du fyller i:
- Ett huvud med rullgardinslistor för typ av underhåll, intervall, om maskinen går under kontrollen och om frånskiljning eller tillstånd krävs.
- Nio kolumner: steg, kontrollpunkt, arbetsuppgift, åtgärd, krav, mätvärde, resultat, vad som gjordes och uppföljande arbetsorder. Åtgärd och resultat har rullgardinslistor, så att varje post ser likadan ut.
- Sju exempelsteg med plats för 20 rader. Byt ut exemplen mot dina egna kontroller innan du använder listan.
- Ett avslut med de fyra avslutningskoderna i en rullgardinslista, tid, orsakat driftstopp och två signaturer.
Mallen sparar en runda. Den säger inte när nästa är dags, så för schemat där du för din plan. Gör en kopia per anläggning och intervall.
Vad du gör när ett steg blir underkänt
En checklista visar sitt värde den dag ett steg blir ”Inte OK”.
Skriv för varje ”Inte OK” vad som gjordes. Rättades det på plats, skriv det och välj koden ”Avvikelse identifierad och åtgärdad”. Om inte, skapa en uppföljande arbetsorder och skriv dess nummer i sista kolumnen. Numret är det som kopplar checklistan till reparationen.
Här brister pappersbaserade checklistor oftast. ”Inte OK” står på bladet, och sedan händer ingenting, eftersom nästa steg är att hitta rätt person, beskriva felet igen och vänta. Ett blad med ett tydligt ”Inte OK” som ingen tar hand om är sämre än inget blad: det visar att felet var känt.
Avslutet säger också om intervallet stämmer. Om runda efter runda kommer tillbaka utan anmärkning är koden ”OK (ändra rutin eller intervall)” sättet att säga det. Då följer din rutin det maskinerna faktiskt behöver.
Där en checklista på papper inte räcker
En checklista på papper visar vad som kontrollerades den dag den fylldes i, så länge ingen tappar bort den. Den har tre begränsningar.
Inget talar om att rundan är dags. Någon måste komma ihåg, och någon annan måste ta över när den personen är borta. Hos den brittiska yachttillverkaren Sunseeker behöver omkring 25 kranar service och en lyftinspektion varje år. Varje kran är numera en anläggning i systemet med det återkommande jobbet kopplat till sig. När en inspektion är dags dyker jobbet upp av sig självt. Samma system håller reda på Sunseekers utbildningar och skickar en påminnelse när ett certifikat ska förnyas. Enligt Matthew Weeks-Johnson, Machinery Maintenance Manager där, kan han lägga upp en kollega som mottagare av påminnelserna när utbildningsansvarige är borta, så att arbetet inte hänger på en enda person.
Ett ”Inte OK” måste skrivas in igen. Någon gör en arbetsorder av det för hand, och en del kommer aldrig så långt.
Historiken ligger i en pärm. För att se hur ofta en maskin har blivit underkänd på samma kontroll måste någon slå upp varje blad.
När rakbladstillverkaren Wilkinson Sword berättade sin historia syntes var glappet fanns. Underhållsteamet arbetade i ett digitalt system, men maskinoperatörerna gjorde fortfarande sina kontroller och anteckningar på pappersslippar. Företaget såg behovet av att föra in även det i systemet, så att operatörerna kunde dokumentera sina inspektioner digitalt och uppgifterna analyseras snabbare.
Där Maintmaster CMMS kommer in
Vi på Maintmaster har byggt Maintmaster CMMS så att checklistan är en del av arbetsordern. Ett återkommande jobb skapar varje runda när den är dags, och teknikern går igenom stegen vid maskinen, på datorn, i mobilen eller på surfplattan.
Varje steg rymmer det som pappersbladet frågar efter. Teknikern skriver in mätvärdet, lägger till en bild eller en anteckning om det finns något att visa, och markerar steget med OK eller Inte OK, eller hoppar över det. När ett steg markeras med Inte OK kan Maintmaster CMMS direkt föreslå vad som händer sedan: ingen åtgärd, en felanmälan eller en uppföljande arbetsorder.
I uppföljningen är maskinen och den kontroll som inte klarades redan ifyllda, så att felet inte väntar på att någon skriver av det.
Ett steg kan också ha en bild på hur det ska se ut. Då kan teknikern jämföra maskinen med bilden i stället för att gå på minnet.
Om du funderar på om papper fortfarande räcker hittar du en översikt över Maintmaster CMMS på vår sida om underhållssystem. Vad du bör fråga en leverantör om står i vår guide Hur du utvärderar ett CMMS (underhållssystem) i fem steg.
Börja med en maskin
Välj en anläggning vars rutin du redan känner. Skriv stegen så att varje steg kan bli underkänt, ge varje steg ett krav och kör rundan i en månad. Räkna hur många ”Inte OK” den hittade och hur många som blev en arbetsorder.
Ladda ner checklistan för förebyggande underhåll (Excel) och börja med den maskinen. Mer om hur du driver förebyggande underhåll hittar du i vår artikel Förbättring av förebyggande underhåll (FU).
