Frågan efter ett haveri är sällan om någon kände till underhållet. Den är om det stod någonstans: vilken arbetsuppgift, hur ofta och vem som gör den. På många fabriker finns svaret i ett Outlook-möte, i ett Excel-ark som en person sköter eller i huvudet på en erfaren tekniker.
Det fungerar tills personen är sjuk, byter jobb eller har fullt upp med ett haveri. Då står den förebyggande rundan kvar i kalendern och ingen gör den. En underhållsplan flyttar svaret ur huvudet och ur kalendern till ett ställe som alla kan läsa.
Den här artikeln visar hur du gör en underhållsplan för maskinerna och utrustningen i produktionen, steg för steg. Du får också en gratis mall i Excel som du kan anpassa. Sist går vi igenom underhållsplaneringen, det som avgör om planen faktiskt blir gjord: att rätt person är på rätt plats vid rätt tidpunkt.
Vad en underhållsplan svarar på
En underhållsplan har en rad per återkommande arbetsuppgift. Varje rad svarar på tre frågor: vad som ska göras på vilken anläggning, hur ofta, och vem som gör det.
Planen är inte schemat. Planen säger att kompressorns insugsfilter byts var 2 000:e drifttimme. Planeringen bestämmer vilken vecka det sker, vem som tar jobbet och om maskinen kan stoppas just då. Du behöver båda, och de blir lättare att hålla isär om du skriver planen först.
En plan för förebyggande underhåll är inte heller en checklista. Planen bestämmer vilka jobb som ska göras och hur ofta. Checklistan säger vad teknikern gör vid varje jobb. När planen är klar kan du gå vidare till vår checklista för förebyggande underhåll.
Så gör du en underhållsplan i fem steg
1. Börja med de kritiska anläggningarna
Du behöver inte planera hela fabriken första dagen. Lista dina anläggningar och sätt en kritikalitet på var och en: A för de vars stopp stoppar produktionen eller innebär en säkerhetsrisk, B för de som går att leva med en kort tid, C för resten.
Börja med A. Det är där en missad arbetsuppgift kostar mest, och där ett par veckors arbete med planen ger tydligast effekt.
2. Samla arbetsuppgifterna från tre håll
För varje anläggning skriver du in vad som ska göras, och varifrån du vet det:
- Tillverkarens dokumentation. Bruksanvisningen anger ofta vad som ska rengöras, smörjas, justeras eller bytas, och med vilket intervall.
- Er egen erfarenhet. Teknikerna vet vad som faktiskt går sönder på just er maskin. Skriv in det, även om det inte står i manualen.
- Föreskrifter. Vissa kontroller styrs av lag eller föreskrift, och dem kan du inte välja bort.
Ange vid varje uppgift om intervallet kommer från tillverkaren, från erfarenhet eller från en föreskrift. Det spelar roll senare, när någon frågar varför en uppgift görs var tredje månad och inte var sjätte.
För varje uppgift väljer du också en åtgärd: rengöra, smörja, justera, byta, inspektera, mäta eller funktionskontroll. Ett enda ord för typen av arbete gör planen sökbar. Du kan då se hur mycket av ditt underhåll som är smörjning och hur mycket som är byten.
3. Sätt intervall och motivera dem
Ett intervall har ett tal och en enhet: var 3:e månad, var 2 000:e drifttimme, var 10 000:e cykel. Välj enhet efter vad slitaget följer. En kedja slits av drifttid, inte av kalendern.
Ange också vilken typ av underhåll det är:
- Förutbestämt: efter ett fast intervall.
- Tillståndsbaserat: efter ett uppmätt tillstånd, till exempel en vibrationsnivå.
- Operatörsunderhåll: operatören gör det vid maskinen, som den dagliga kontrollen av oljenivån.
Ett intervall som ingen kan motivera går inte att ändra med gott samvete. Därför skriver du varför vid varje rad.
4. Ge varje uppgift en ansvarig, en tid och ett villkor
Det här är steget där många planer stannar. Uppgiften står där, men inte vem som gör den, vilken behörighet som krävs eller om maskinen måste stå still. För varje rad anger du:
- vem som är ansvarig och vem som utför uppgiften: underhåll, operatör eller entreprenör
- vilken behörighet som krävs
- den planerade tiden i timmar
- om maskinen måste stoppas
- vilka reservdelar som behövs, med artikelnummer och antal
- vilken säkerhet som gäller: frånskiljning eller tillstånd. Om jobbet kräver ett tillstånd kan du läsa varför digitala tillstånd slår papper.
Kolumnen om stopp är den som gör att du kan lägga arbetet i produktionens planerade stopp i stället för att ta det mitt i en körning. Mer om det längre ner.
5. Skriv in vad som hände och justera
En plan som aldrig följs upp blir gammal. Skriv in datum och resultat varje gång en uppgift är gjord. Återkommande avvikelser visar var ett intervall är för långt. Många år av ”OK” visar var det kan förlängas.
Följ upp med två nyckeltal. Eftersläpningen är de arbetsuppgifter som är förfallna och inte utförda. Leveransprecisionen är andelen som utförs i tid. Ökar eftersläpningen kan planen vara för stor för teamet, eller så äts tiden upp av haverier. Fler nyckeltal hittar du i vår artikel om KPI:er för underhåll.
Vill du läsa mer om hur en hel plan för förebyggande underhåll byggs upp hittar du det i vår guide till en effektiv plan för förebyggande underhåll.
Vår mall för underhållsplan
Vi har byggt en mall i Excel med exakt den här strukturen. Ladda ner mallen för underhållsplan (Excel).
Filen har två blad. Det första, ”Så använder du mallen”, förklarar i fem steg hur du fyller i den. Det andra, ”Underhållsplan”, är bladet du arbetar i:
- 24 kolumner med plats för 200 rader, från område och anläggning till reservdelar, säkerhet och kommentar.
- Rullgardinslistor för kritikalitet, åtgärd, typ av underhåll, enhet, varifrån intervallet kommer, vem som utför uppgiften, om maskinen måste stoppas och resultat. Då ser varje rad likadan ut.
- Tre exempelrader som visar hur det ser ut: ett luftfilter på en kompressor, en veckokontroll av en hydraulpress och smörjning av en transportbandskedja. Skriv över dem eller ta bort dem.
- En kolumn, ”Nästa tillfälle”, som räknar ut datumet från senaste utförande och intervall. Det gäller för dagar, veckor, månader och år.
Formeln räknar inte ut något för drifttimmar och cykler. Ett kalkylark kan inte läsa av en mätare, så de datumen fyller du i själv. Mallen säger också det på första bladet.
Gör en kopia av filen per område eller linje. Då blir varje plan så kort att någon faktiskt läser den.
Underhållsplanering: rätt person, plats och tidpunkt
Planen säger vad som ska göras. Om det blir gjort avgörs av planeringen, och den handlar om tre saker som måste stämma samtidigt.
Rätt person. Det räcker inte att ha kunniga tekniker i teamet. Du måste veta vem av dem som kan jobbet och har tid den dagen. Tänk dig ett förebyggande jobb på en viktig maskin som kräver kunskap som bara några få har. På dagen är alla dessa upptagna med andra arbetsordrar. Jobbet skjuts upp, eller så tilldelas det någon som saknar kunskapen, och resultatet blir undermåligt arbete eller ett utrustningsfel. Därför står behörighet och ansvarig i planen.
Rätt tid. Underhåll mitt i en produktionsrunda kan ge dyra driftstopp. Lägger du i stället jobben i planerade stopp är maskinen klar när produktionen startar igen. Det går bara om du tar hänsyn till produktionsplanen när du planerar. Cloetta, som tillverkar godis, har infört så kallade pit-stop-rutiner för utvalda anläggningar, och berättar i sin kundberättelse att de ger fler tillfällen för planerat stopp och bättre underhåll.
Rätt plats. Teknikern ska veta vilken maskin, var den står och vad som behövs med sig dit. Det är en av anledningarna till att reservdelar och instruktion står på samma rad som uppgiften.
Det sista leddet är att produktion och underhåll pratar med varandra. På AC Floby, som tillverkar bromsskivor och vevstakar till bilindustrin, har underhållet ett planeringsmöte med produktionen varje måndag. Dessutom har de ett morgonmöte varje dag där de går igenom vad som blev kvar från föregående skift, vilka rapporter som är ofullständiga och vilka maskiner som är prioriterade. Hur du får de två avdelningarna att prata mer med varandra kan du läsa om i 5 strategier för att förbättra samarbetet mellan underhåll och produktion.
När ett kalkylark inte räcker
Ett Excel-ark håller planen. Det agerar inte på den: ingen får veta att en uppgift är förfallen, och det som är gjort står bara där om någon skriver in det.
Svensk Plaståtervinning i Motala, som enligt sin kundberättelse driver Europas största anläggning för återvinning av plast, är ett exempel på var det brister. Före Maintmaster CMMS följde underhållet ingen gemensam standard. Dokumentationen efter ett utfört jobb var ett par rader i Excel, utan koppling till något annat, och underhållschefen var trött på att styra sin och teamets dagar med en kombination av Outlook och Excel.
I dag planerar de jobben i ett underhållssystem. I sin kundberättelse beskriver de att de i stället för att släcka bränder nu arbetar proaktivt, med planerade dagar och underhållsuppgifter. Ett exempel på ett planerat jobb är de regelbundna oljebytena på en växellåda. Reservdelarna kopplas till jobbet när det är klart, och lagersaldot uppdateras i både underhållssystemet och affärssystemet.
Hos dem ligger planen alltså i ett underhållssystem, där jobben planeras och reservdelarna kopplas till jobbet. En mall är ett bra första steg, och för många räcker den länge. Vill du se vad ett underhållssystem tillför är Maintmaster CMMS en bra början. Vad du bör fråga en leverantör om står i vår guide Hur du utvärderar ett CMMS (underhållssystem) i fem steg, och om hur du kommer igång med att digitalisera ditt underhåll kan du läsa mer här.
Börja med en anläggning
Välj den anläggning som är mest kritisk, skriv in dess återkommande uppgifter och ge varje uppgift en ansvarig. Det är ett förmiddagsarbete. Kör planen i en månad och räkna sedan hur många uppgifter som blev gjorda i tid.
Ladda ner mallen för underhållsplan (Excel) och börja med den maskinen.
