Stellen Sie sich einen Techniker vor, der mit einem Blatt um eine Presse geht, auf dem „Riemen prüfen“ steht. Er setzt ein Häkchen. Einen Monat später macht jemand anderes dieselbe Runde und setzt dasselbe Häkchen. Keiner von beiden hat notiert, was er gemessen hat. Keiner könnte sagen, was „geprüft“ hier heißt.
Das ist die Schwäche einer so geschriebenen Checkliste. Sie hält fest, dass jemand da war, aber nicht, was er gefunden hat. Dieser Artikel zeigt, was eine Checkliste für die präventive Instandhaltung enthalten sollte, wie Sie Schritte formulieren, die bestanden oder nicht bestanden werden können, und was zu tun ist, wenn ein Schritt nicht bestanden ist. Eine kostenlose Excel-Vorlage zum Anpassen für Ihre eigenen Anlagen gibt es dazu.
Wofür eine Checkliste für die präventive Instandhaltung da ist
Eine Checkliste gilt für eine Anlage in einem Intervall: die wöchentliche Prüfung einer Presse etwa oder die jährliche Wartung eines Kompressors. Sie hält fest, was geprüft wurde, was festgestellt wurde und was daraufhin getan wurde.
Bleiben Sie bei einer Anlage und einem Intervall. Eine Liste für eine ganze Linie lässt sich schwer sauber abarbeiten und danach schwer lesen.
Die Checkliste ist nicht der Plan. Der Plan legt fest, welche Aufträge wann fällig sind. Die Checkliste sagt dem Techniker, was er bei jedem Auftrag tut. Wenn Sie den Plan noch nicht haben, beginnen Sie mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum präventiven Instandhaltungsplan und kommen Sie danach hierher zurück.
Schritte schreiben, die mit Nicht OK enden können
„Riemen prüfen“ kann nie Nicht OK sein. „Riemenspannung innerhalb der Herstellertoleranz“ kann es. Aus einem Schritt, der immer bestanden ist, lernt niemand etwas.
Geben Sie jedem Schritt vier Teile:
- Einen Prüfpunkt: das Bauteil, zum Beispiel Riemen und Ketten.
- Eine Tätigkeit: was dort zu tun ist, in einem Satz.
- Eine Maßnahme: ein Wort für die Art der Arbeit. Wir verwenden Reinigen, Schmieren, Einstellen, Austauschen, Prüfen, Messen und Funktionsprüfung.
- Einen Maßstab: woran man ein Bestehen erkennt.
So sehen vier Schritte aus:
- Schutzeinrichtungen. Prüfen, ob alle Schutzhauben und Abdeckungen vorhanden und unbeschädigt sind. Maßstab: vorhanden, unbeschädigt, Verriegelungen stoppen die Anlage.
- Not-Halt. Jeden Not-Halt betätigen. Maßstab: Die Anlage stoppt sofort und lässt sich normal zurücksetzen.
- Riemen und Ketten. Spannung und Verschleiß prüfen. Maßstab: innerhalb der Herstellertoleranz.
- Hydrauliköl. Ölstand prüfen und auf Leckagen achten. Maßstab: Ölstand zwischen Min. und Max., keine Leckagen.
Diese Schritte sind allgemein gehalten. Ersetzen Sie sie durch die Prüfungen, die Ihre Anlage und deren Betriebsanleitung verlangen. Eine fertige Liste, die man unverändert übernimmt, übersieht, was an Ihrer Maschine besonders ist.
Wo ein Schritt etwas misst, lassen Sie Platz für den Messwert. „Innerhalb der Toleranz“ ist ein Ergebnis. Die Zahl ist der Nachweis.
Was in den Kopf und in den Abschluss gehört
Vor dem ersten Schritt sollte der Techniker wissen, woran er arbeitet und was dafür nötig ist. Das gehört in den Kopf der Liste:
- die Anlage, ihre Nummer und die Linie oder der Bereich
- die Art der Instandhaltung: vorausbestimmt, zustandsorientiert oder Bedienerinstandhaltung
- das Intervall, das Datum und wer die Prüfung ausführt
- ob die Anlage während der Prüfung in Betrieb oder stillgesetzt ist
- ob eine Freischaltung oder ein Erlaubnisschein nötig ist
- die geschätzte Zeit
Für die Sicherheit sind zwei Punkte am wichtigsten: ob die Anlage während der Prüfung läuft und ob eine Freischaltung oder ein Erlaubnisschein nötig ist. Wenn der Auftrag einen Erlaubnisschein braucht, lesen Sie, warum digitale Genehmigungen in der Instandhaltung besser sind.
Am Ende des Blatts schließen Sie die Runde ab: mit einem Abschlusscode, der aufgewendeten Zeit, der verursachten Stillstandszeit und einer Unterschrift. Der Abschlusscode macht die Historie später durchsuchbar. Vier Codes reichen:
- OK: Jeder Schritt wurde bestanden.
- Abweichung festgestellt und Folgeauftrag angelegt: Etwas wartet auf einen späteren Auftrag.
- Abweichung festgestellt und behoben: Es wurde sofort erledigt.
- OK (Routine oder Intervall ändern): Alles wurde bestanden, aber die Routine oder ihr Intervall sollte sich ändern.
Mit Abschlusscodes beantworten Sie eine einfache Frage, ohne jedes Blatt zu öffnen: Bei wie vielen Runden wurde etwas gefunden? Ragn-Sells, ein schwedisches Recyclingunternehmen, sieht an den Abschlusscodes, ob ein Auftrag ausgeführt und ob er ohne Anmerkungen abgenommen wurde. Laut Lars Pettersson, dort Instandhaltungskoordinator, legt das Unternehmen bei Anmerkungen einen Folgeauftrag an, der dann nach den eigenen Routinen bearbeitet wird.
Unsere kostenlose Vorlage
Wir haben eine Checkliste für die präventive Instandhaltung in Excel gebaut, genau mit diesem Aufbau. Checkliste für die präventive Instandhaltung herunterladen (Excel).
Die Datei hat zwei Blätter. Das erste, „Anleitung“, erklärt Schritt für Schritt, wie Sie sie ausfüllen. Das zweite, „Checkliste“, füllen Sie aus:
- Ein Kopf mit Auswahllisten für die Art der Instandhaltung, das Intervall, den Zustand der Anlage während der Prüfung und die Frage, ob eine Freischaltung oder ein Erlaubnisschein nötig ist.
- Neun Spalten: Schritt, Prüfpunkt, Tätigkeit, Maßnahme, Maßstab, Messwert, Ergebnis, „Was getan wurde“ und Folgeauftrag. Maßnahme und Ergebnis haben Auswahllisten, damit jeder Eintrag gleich lautet.
- Sieben Beispielschritte bei Platz für 20 Zeilen. Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre eigenen Prüfungen, bevor Sie die Liste einsetzen.
- Einen Abschluss mit den vier Abschlusscodes als Auswahlliste, der aufgewendeten Zeit, der verursachten Stillstandszeit und zwei Unterschriften.
Die Vorlage hält eine Runde fest. Sie sagt Ihnen nicht, wann die nächste fällig ist. Führen Sie den Terminplan deshalb dort, wo Sie auch Ihren Plan führen. Legen Sie je Anlage und Intervall eine Kopie an.
Was tun, wenn ein Schritt Nicht OK ist
Eine Checkliste zeigt ihren Wert an dem Tag, an dem ein Schritt „Nicht OK“ ist.
Notieren Sie bei jedem „Nicht OK“, was getan wurde. Wurde es sofort behoben, schreiben Sie das auf und wählen den Code „Abweichung festgestellt und behoben“. Wenn nicht, legen Sie einen Folgeauftrag an und tragen seine Nummer in die letzte Spalte ein. Diese Nummer verbindet die Checkliste mit der Reparatur.
Hier scheitern Papier-Checklisten meistens. Das „Nicht OK“ steht auf dem Blatt, und dann passiert nichts, denn der nächste Schritt wäre, die richtige Person zu finden, den Fehler noch einmal zu beschreiben und zu warten. Ein Blatt mit einem klaren „Nicht OK“, um das sich niemand kümmert, ist schlechter als gar kein Blatt: Es belegt, dass Sie es wussten.
Der Abschluss sagt Ihnen auch, ob das Intervall stimmt. Kommt Runde um Runde ohne Befund zurück, ist der Code „OK (Routine oder Intervall ändern)“ der Weg, das festzuhalten. Dann folgt Ihre Routine dem, was die Anlagen tatsächlich brauchen.
Wo eine Checkliste auf Papier nicht mehr reicht
Eine Checkliste auf Papier zeigt, was an dem Tag geprüft wurde, an dem sie ausgefüllt wurde, solange sie nicht verloren geht. Sie hat drei Grenzen.
Nichts sagt Ihnen, dass die Runde fällig ist. Jemand muss daran denken, und jemand anderes muss einspringen, wenn diese Person fehlt. Beim britischen Yachtbauer Sunseeker brauchen rund 25 Krane jedes Jahr eine Wartung und eine Prüfung der Hebezeuge. Jeder Kran ist inzwischen als Anlage im System angelegt, mit dem wiederkehrenden Auftrag daran. Wird eine Prüfung fällig, erscheint der Auftrag automatisch. Dasselbe System verwaltet bei Sunseeker die Schulungsnachweise und verschickt eine Erinnerung, wenn ein Zertifikat erneuert werden muss. Laut Matthew Weeks-Johnson, dort Machinery Maintenance Manager, kann er einen Kollegen als Empfänger dieser Erinnerungen eintragen, wenn der Schulungsbeauftragte ausfällt. So hängt die Arbeit nicht an einer einzelnen Person.
Ein „Nicht OK“ muss noch einmal erfasst werden. Jemand macht daraus von Hand einen Arbeitsauftrag, und manche kommen nie so weit.
Die Historie liegt in einem Ordner. Um zu sehen, wie oft eine Maschine dieselbe Prüfung nicht bestanden hat, muss jemand jedes Blatt aufschlagen.
Als der Rasierklingenhersteller Wilkinson Sword seine Geschichte erzählte, zeigte sich, wo die Lücke lag. Das Instandhaltungsteam arbeitete in einem digitalen System, aber die Maschinenbediener trugen ihre Prüfungen und Einträge noch auf Papierzetteln ein. Das Unternehmen sah den Bedarf, auch das ins System zu holen, damit die Bediener ihre Inspektionen digital dokumentieren und die Daten schneller ausgewertet werden können.
Wo Maintmaster CMMS ins Spiel kommt
Wir bei Maintmaster haben Maintmaster CMMS so gebaut, dass die Checkliste Teil des Arbeitsauftrags ist. Ein wiederkehrender Auftrag erzeugt jede Runde, wenn sie fällig wird. Der Techniker markiert jeden Schritt an der Anlage auf dem Smartphone oder Tablet mit OK oder Nicht OK. Ein Schritt mit „Nicht OK“ kann den Folgeauftrag anlegen, sodass der Fehler nicht darauf wartet, dass ihn jemand neu abtippt.
Wenn Sie abwägen, ob Papier noch reicht, finden Sie auf unserer Seite zur Instandhaltungssoftware den Überblick über Maintmaster CMMS. Worauf es bei der Auswahl ankommt, lesen Sie in unserem Artikel dazu, wie Sie eine Instandhaltungssoftware (CMMS) bewerten. Mehr zum Umstieg von Papier auf digitale Abläufe lesen Sie in unserem Artikel darüber, wie Digitalisierung die Instandhaltung effizienter macht.
Beginnen Sie mit einer Maschine
Wählen Sie eine Anlage, deren Routine Sie schon kennen. Schreiben Sie die Schritte so, dass jeder mit Nicht OK enden kann, geben Sie jedem einen Maßstab und fahren Sie die Runde einen Monat lang. Zählen Sie, wie viele „Nicht OK“ sie gefunden hat und wie viele davon in einem Arbeitsauftrag gelandet sind.
Checkliste für die präventive Instandhaltung herunterladen (Excel) und mit dieser Maschine beginnen. Mehr dazu, wie Sie ein Programm für die präventive Instandhaltung führen, lesen Sie in unserem Artikel Optimieren Sie Ihre präventive Instandhaltung.
