Wenn eine Anlage ausfällt, lautet die Frage selten, ob jemand die Wartung kannte. Die Frage lautet, ob sie irgendwo stand: welche Tätigkeit, in welchem Intervall, durch wen. In manchen Betrieben liegt diese Antwort in den Köpfen einzelner Kollegen, in wiederkehrenden Outlook-Terminen oder in einer Excel-Datei, die nur eine Person pflegt.
Dazu kommt der Alltag. Viele Instandhaltungsteams sind, so hören wir bei Maintmaster immer wieder von Praktikern, mehr als die Hälfte ihrer Zeit damit beschäftigt, Störungen und Stillstände zu beheben. Wer dann einen Wartungsplan erstellen will, braucht einen, der im Alltag trägt. Ein Plan, den niemand pflegt, ändert nichts.
Dieser Artikel zeigt den Weg in fünf Schritten und nennt drei Quellen für Tätigkeiten und Intervalle. Nach den fünf Schritten finden Sie eine Excel-Vorlage, die Sie herunterladen können.
Was ein Wartungsplan festlegen muss
Jede Zeile eines Wartungsplans ist eine wiederkehrende Tätigkeit. Eine solche Zeile beantwortet fünf Fragen:
- Woran? Anlage und Baugruppe.
- Was? Die Tätigkeit und die Maßnahme, zum Beispiel reinigen, schmieren, prüfen oder austauschen.
- Wie oft? Intervall und Einheit.
- Wer? Die verantwortliche Person, wer die Tätigkeit ausführt und welche Qualifikation sie verlangt.
- Womit und unter welchen Bedingungen? Plan-Zeit, Stillstand, Ersatzteile und Sicherheitsmaßnahmen.
Fehlt eine dieser Antworten, bleibt die Zeile eine Absicht. Mehr zur Planung im Ganzen finden Sie in unserem Beitrag zur Instandhaltungsplanung: zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Schritt 1: Anlagen nach Kritikalität ordnen
Beginnen Sie nicht mit allen Anlagen. Ordnen Sie sie in drei Stufen. Stufe A sind die kritischen Anlagen: Fällt eine von ihnen aus, steht die Produktion still, oder es entsteht ein Sicherheitsrisiko. B und C folgen danach.
Ein Plan für die A-Anlagen, der gepflegt wird, hilft mehr als ein Plan für den ganzen Betrieb, der nie fertig wird. Tragen Sie zuerst die Anlagen der Stufe A ein, mit Bereich oder Linie, Anlagennummer und den Baugruppen, an denen gearbeitet wird.
Schritt 2: Tätigkeiten aus drei Quellen sammeln
Erste Quelle: die Herstellerdokumentation. Wartungs- und Servicehandbücher nennen die Tätigkeiten, die der Hersteller vorsieht. In der Demo unseres Webinars vom 24. September 2026 kam eine ganze Liste täglicher Aufgaben aus der Dokumentation des Herstellers, jede mit Verweis auf die Stelle im Originaldokument. Machen Sie es genauso: Notieren Sie die Fundstelle. Dann lässt sich später nachlesen, woher eine Vorgabe stammt.
Zweite Quelle: Ihre eigene Störungshistorie. Welche Störungen kehren wieder, und was hat sie jeweils behoben? Im selben Webinar zeigten wir dazu einen Fall aus Beispieldaten: Ein Sensor war immer wieder verdeckt, die Lösung lautete, die Linse abzuwischen. Das ist ein klassisches präventives Thema. Man kann es regelmäßig einplanen oder beim Umbau der Linie erledigen, bevor die Störung auftritt.
Gehen Sie dazu die Störmeldungen und Reparaturberichte der letzten Monate durch. Markieren Sie die Wiederholer, auch wenn jeder sie anders formuliert hat. Jeder Wiederholer ist ein Kandidat für eine Zeile im Plan.
Dritte Quelle: Vorschriften. Gesetzliche Prüffristen und interne Vorgaben gehören in den Plan, auch wenn sie kein Hersteller nennt.
Die Historie hat eine Grenze, und darauf haben wir im Webinar deutlich hingewiesen: Nur was jemand aufgeschrieben hat, lässt sich auswerten. Ohne dokumentierte Maßnahme lässt sich aus der Historie keine Lösung ablesen.
Bitten Sie Ihr Team deshalb, nach jeder Störung kurz festzuhalten, was es getan hat. Sonst lösen Sie jeden Monat dieselben Wiederholer neu. Was in den Plan kommt, entscheiden am Ende Sie, denn Sie kennen die Anlage.
Schritt 3: Intervall festlegen und begründen
Legen Sie für jede Tätigkeit Intervall und Einheit fest, zum Beispiel 3 Monate oder 2.000 Betriebsstunden. Vermerken Sie dazu, woher das Intervall stammt: vom Hersteller, aus Erfahrung oder aus einer Vorschrift. Wer das weiß, kann ein Intervall später mit Gründen ändern.
Halten Sie außerdem die Art der Instandhaltung fest:
- Vorausbestimmt: nach einem festen Intervall.
- Zustandsorientiert: nach gemessenem Zustand.
- Bedienerinstandhaltung: durch die Bediener an der Anlage, wie sie auch Total Productive Maintenance (TPM) vorsieht.
Welche Begriffe die Europäische Norm für die Instandhaltung festlegt, steht in unserem Beitrag zur Instandhaltung gemäß Europäischer Norm.
Bei kalenderbasierten Intervallen lässt sich der nächste Termin aus der letzten Durchführung errechnen. Bei Betriebsstunden und Stückzahlen geht das in einer Tabelle nicht, denn eine Tabelle kann keinen Zähler lesen. Hier tragen Sie den nächsten Termin selbst ein.
Schritt 4: Verantwortung, Stillstand und Ersatzteile festlegen
Benennen Sie für jede Tätigkeit eine verantwortliche Person. Legen Sie fest, wer sie ausführt (Instandhaltung, Bediener oder Fremdfirma) und welche Qualifikation dafür nötig ist.
Vermerken Sie, ob die Anlage dafür stillstehen muss. So legen Sie die Arbeit in die Stillstandsfenster der Produktion, statt sie gegen die Produktion durchzusetzen.
Tragen Sie auch ein, welche Ersatzteile und Betriebsstoffe die Tätigkeit braucht und welche Sicherheitsmaßnahmen gelten, etwa Freischaltung oder Erlaubnisschein. Verlangt der Plan, eine Antriebskette zu schmieren, und es liegt kein Fett im Lager, scheitert die Arbeit an genau dieser Lücke. Wie Sie das Lager dafür ordnen, lesen Sie in Ordnung im Ersatzteil-Lager. Zu Schmierstoffen finden Sie mehr unter Schmiermittel in der Instandhaltung.
Schritt 5: Durchführung eintragen und Intervalle prüfen
Tragen Sie nach jeder Durchführung das Datum und das Ergebnis ein. Das Ergebnis ist mehr als ein Haken. Wiederholte Abweichungen zeigen, wo ein Intervall zu lang ist. Wer dagegen über Jahre nur „OK“ einträgt, sieht, wo ein Intervall verlängert werden kann. Dafür hat die Vorlage unten das Ergebnis „OK (Intervall anpassen)“.
Beobachten Sie außerdem zwei Kennzahlen: den Rückstand, also die fälligen Tätigkeiten, die noch offen sind, und die Termintreue, also den Anteil der Tätigkeiten, der rechtzeitig erledigt wird. Wie Sie solche Kennzahlen aufbauen, zeigt der Beitrag Wichtige Instandhaltungs-KPIs. Wie Sie einen präventiven Plan als Ganzes aufbauen, zeigt unser Beitrag Präventiver Instandhaltungsplan: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Wartungsplan erstellen mit der Excel-Vorlage
Unsere Wartungsplan-Vorlage setzt diese Schritte als Tabelle um. Wartungsplan-Vorlage herunterladen (Excel)
Die Datei hat zwei Blätter. Das Blatt „Anleitung“ erklärt in fünf Schritten, wie Sie die Vorlage nutzen. Das Blatt „Wartungsplan“ ist die Tabelle mit 24 Spalten, eine Zeile je Tätigkeit.
Drei Beispielzeilen zeigen, wie ein Eintrag aussieht: der Ansaugfilter eines Schraubenkompressors, der Ölstand einer Hydraulikpresse und die Antriebskette eines Förderbands. Sie können sie überschreiben oder löschen.
Die Spalten folgen den Schritten oben: Bereich oder Linie, Anlage, Anlagennummer und Baugruppe; Kritikalität; Tätigkeit und Maßnahme; Art der Instandhaltung; Intervall, Einheit und „Intervall laut“; Verantwortlich, Ausführung durch und Qualifikation; Plan-Zeit, Stillstand nötig, Ersatzteile und Sicherheit; Anleitung oder Dokument; Letzte Durchführung, Nächste Fälligkeit, Ergebnis und Bemerkung.
Für die wichtigsten Spalten gibt es Auswahllisten, damit alle dasselbe eintragen:
- Kritikalität: A, B oder C.
- Maßnahme: Reinigen, Schmieren, Einstellen, Austauschen, Prüfen, Messen oder Funktionsprüfung.
- Art der Instandhaltung: vorausbestimmt, zustandsorientiert oder Bedienerinstandhaltung.
- Einheit: Tage, Wochen, Monate, Jahre, Betriebsstunden oder Stück.
- Intervall laut: Hersteller, Erfahrung oder Vorschrift.
- Ausführung durch: Instandhaltung, Bediener oder Fremdfirma.
- Stillstand nötig: Ja oder Nein.
- Ergebnis: OK, Abweichung festgestellt, Abweichung festgestellt und behoben oder OK (Intervall anpassen).
Die Spalte „Nächste Fälligkeit“ rechnet das Datum selbst aus der letzten Durchführung und dem Intervall. Das gilt für Tage, Wochen, Monate und Jahre. Bei Betriebsstunden und Stück bleibt die Zelle leer, diese Termine tragen Sie von Hand ein.
Wann eine Tabelle nicht mehr reicht
Eine Tabelle hält den Plan fest, aber sie handelt nicht danach. Niemand wird erinnert, wenn eine Tätigkeit fällig ist. Was erledigt wurde, steht nur dort, wenn es jemand einträgt.
BRUGG Lifting aus der Schweiz stellt unter anderem Aufzug- und Architekturseile her. Dort reichten wiederkehrende Outlook-Termine für die Instandhaltung nicht mehr aus. Das Team suchte eine Lösung, die wiederkehrende Instandhaltungsarbeiten anlegt, bearbeitet, nachverfolgt und archiviert.
Der erste Bereich, den das Team mit Maintmaster CMMS angegangen ist, war genau diese wiederkehrende Instandhaltung. Standardabläufe und Anleitungen liegen seitdem im System. Neue Mitarbeitende lassen sich laut der Kundengeschichte leicht einbinden, weil alles durchgängig dokumentiert ist. Die ganze Geschichte lesen Sie bei BRUGG Lifting.
In Maintmaster CMMS wird jede wiederkehrende Tätigkeit zu einem Auftrag der präventiven Instandhaltung. Dieser Auftrag wird im Wartungskalender geplant. Ist die Arbeit erledigt, wird sie am Arbeitsauftrag erfasst. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere Seite zur Instandhaltungssoftware.
Beginnen Sie trotzdem mit der Tabelle, wenn Sie noch keinen Plan haben. Ein Plan, der schwarz auf weiß vorliegt, lässt sich später leichter in eine Software übertragen als einer, der nur im Kopf existiert. Wartungsplan-Vorlage herunterladen (Excel)
