Ärendehantering, del 1

Sammanfattning

I detta avsnitt av Underhålls- och produktionspodden diskuterar Johan Petersson och Niclas Helander vikten av ärendehantering inom underhåll. De lyfter hur det hjälper till att särskilja underhållsrelaterade uppgifter från övriga arbetsuppgifter, skapa struktur och förbättra kommunikationen mellan produktion och underhåll. Genom systematisk rapportering kan företag fatta mer faktabaserade beslut och driva ständiga förbättringar i verksamheten.

Takeaways:

• Ärendehantering skapar översikt och kontroll över både underhålls- och icke-underhållsrelaterade uppgifter.

• Att logga och särskilja arbetsuppgifter hjälper till att spåra tidsåtgång och kostnader.

   

• En digital loggbok förbättrar informationsflödet och kunskapsöverföringen mellan skift och avdelningar.

• Strukturerad ärendehantering underlättar rapportering och möjliggör faktabaserade beslut.

• Avvikelsehantering och kvalitetsuppföljning kan integreras i ärendehanteringssystemet.

• Underhållsavdelningen deltar ofta i projekt och modifieringar utöver sina huvuduppgifter.

• Rätt information vid rätt tillfälle skapar säkerhet, nytta och värde i organisationen.

Tidsstämplar

• 1:14 – Genomgång av underhållstyper och deras roll i verksamheten.

• 2:32 – Exempel på icke-underhållsrelaterade uppgifter som hanteras i ärendehantering.

• 4:33 – Betydelsen av en digital loggbok för informationsöverföring.

• 5:19 – Utmaningar med att definiera ansvar inom underhållsorganisationen.

• 6:32 – Kvalitetsärenden och deras koppling till underhåll.

• 8:25 – Sammanfattning: ärendehantering som nyckel till ständiga förbättringar.

Transkribering av avsnittet

0:01
Optimera din verksamhet med underhålls och produktionspodden och Johan Petersson. Dagens avsnitt ärendehantering. Del ett med gäst Niklas Helander.

0:19
Hej och välkomna till underhålls och produktionspodden. I dagens avsnitt så ska vi fördjupa oss i underhållshandboken igen. Vi har ju lite kvar att reda ut det här i och idag är jag med mig. Niklas, som är min kollega här. Niklas Helander är det bra med dig? Niklas, det är bra Johan, är det bra, hur är det själv? Det är fint, vet du eftersom vi ska dyka ner i en av de sista bitarna här, men nog så viktig i det hela som vi kallar ju då.

0:49
RN i underhållshandboken som sagt var, men som vi kallar för ärendehantering.

0:55
Det är ju där vi liksom fångar upp det sista som vi behöver för att ha ett ställe där vi kan ha kontroll på alltihopa ett ställe där vi kan hämta kunskap och och och hjälpa till att dela med oss utav olika kunskaper och information på olika sätt.

1:14
Och det gör vi ju genom att vi fortsätter i det som vi hela tiden hållt på med att vi använder våran standard i grund och botten där vi jag håller på med det avhjälpande underhållet när vi behöver det. Det är förebyggande underhållet när vi har tänkt framåt att det är någonting vi vill hålla koll på och se till att det inte blir något alltså vi förebygger vi gör det förbättrande underhållet. Det var ju det som gör att vi får en en bättre tillgänglighet i våra utrustningar.

1:45
Vi gjorde modifieringar där vi på ett eller annat sätt ändrar i våra utrustningar så att vi kan ha ett kanske en högre produktionshastighet.

1:55
Ett annat kvalitetsutbyte. Vi kanske ska ha en en ny typ av produkt som vi kör i våra maskiner och så vidare och det är ju de delarna vi har gått igenom innan och idag så ska vi då fokusera på ärendehanteringen och jag vet ju att du har hjälpt flera kunder med olika upplägg inom detta och framförallt ska vi berätta om vad man kan göra och varför man bör särskilja det från de andra sakerna.

2:24
Ja Niklas vad tycker du alltså? Vi har ju där som det står. Vi har olika uppdrag och skyddsronder och skiftar rapporter och saker som vi gör. Har du något som?

2:32
Du har träffat på där ute i verkligheten som folk.

2:37
Använder ärendehanteringen till jo, men det har jag helt klart. Men det viktiga är ju också att det som är att detta är ju någonting som underhållspersonalen utför som icke underhållsrelaterat. Men vi vill fortfarande veta hur mycket tid lägger vi på det här för att ha kontroll på våra kostnader och tiden så vi kan särskilja?

2:59
Men sen är det ju som du är inne på, det finns ju olika uppdrag som det står tydligt här och det kan ju vara att flytta skrivbord på kontor, sätt upp en whiteboardtavla.

3:08
Men mera som inte är just det underhållsrelaterade, men vi hjälper till på våra kontor och industrier.

3:16
Sjuksronder skiftrapporter mycket bra mötesanteckningar på alla möten. Vi springer runt och är delaktiga på så vi har kontroll på det och sen även produktionsupport, så vi har en bra dialog mellan produktion och underhåll, så det är tydligt.

3:34
Ja och det vi. Vi vet att det finns många som har både uppskattar och verkligen har tagit till sig det här som har vanligaste benämningen på det är väl för att sammanfatta. De är att man har det som en loggbok också och vilket gör att du har en digital loggbok. Det blir enklare att läsa för alla. Man kan använda sin mobila utrustning för att läsa det, men också att man då överför information och kunskap mellan först och främst kanske skiften för att köra anläggningen och det.

4:02
Diskutera hur eller informera om hur det har gått.

4:06
Men också då att ha rena när man har arbetsplatsträff och så här att kunna samla den informationen på ett ställe så att det blir enkelt för allt. Alla ska kunna ta del utav det, för det är ju sådant som är väldigt viktigt. Till exempel om man nu har uppdaterat en arbetsinstruktion, ja då är det väl bra att det beskrivs att alla kan läsa att man har gjort det och sen gå in och titta på den för att se och lära sig. Hur ska vi göra nu på det nya?

4:33
Så det är ju en del och sen som sagt var som du var inne på att det här med att.

4:37
Om jag sätter upp en whiteboardtavla i det ett underhåll, det kan man ju fråga sig.

4:43
Men, jag tänkte faktiskt att vi vi har ju beskrivit det här väldigt bra tycker jag. I våran underhållshandbok här och jag tänkte, jag skulle bara läsa lite innantill att.

4:52
Underhållsorganisationer arbetar ju primärt med underhållsrelaterade frågor och aktiviteter för att vidmakthålla och förbättrad driftsäkerheten i anläggningen genom avhjälpande förebyggande och förbättrande underhåll så som vi pratade om och som finns med på bilden. Utöver det är det ju vanligt att man deltar i projekt, i projekt eller modifieringsprojekt gällande driftsäkerhet eller kvalitets och hastighetshöjande saker rätt eller fel?

5:19
Men man kan ha långa många och långa diskussioner om detta om vem som ska göra vad i en organisation, men frågan grundar sig i vilka beslut och strategival som man tidigare har gjort i ledningen.

5:31
Och för att ha rätt beslut om olika ansvarsområden och uppgifter är det tyvärr inte alltid enkelt för en underhållschef att motivera för en ledningsgrupp om hur man bör organisera sig och vilka uppgifter man bör ansvara för som underhållsorganisation för att nå uppsatta mål. Det är därför det är viktigt att rapportera tidsåtgången och genomför arbeten i ett system som detta så att man får koll på de här ärendena och har.

5:59
Faktabaserade.

6:01
Underlag för att ta de här besluten, så man vet OK hur mycket tid går åt till att sätta upp whiteboardtavlor. Hur mycket går det åt till modifieringar? Hur mycket går det åt till förbättringar och så vidare? Alltså bakåt till avhjälpande underhållet egentligen.

6:18
Har du några mer sån här saker som du har stött på ute där man fångar upp delar som då inte ingår i det avhjälpande förebyggande förbättrande och modifiering?

6:32
Ja, ja det det finns många helt klart. Det är många som även lägger kvalitet, till exempel som inte önskar att ha kvalitet som egen jobbkategori så jobbar man där i själva ärendet hantering så att det blir som en uppföljningsjobb från kanske något av de andra jobbkategorierna så kan man följa kvalitetsärenden också, så det funkar att jobba på flera olika sätt, helt klart med just ärendehantering.

6:59
Ja, du får ju upp avvikelser i i kvalitetsarbetet sen så kanske du utvecklar det och jobba med det i andra verktyg men.

7:07
Jättebra grejer att hitta avvikelsen där i och för det är ju där den börjar på produkten och då ska den vara nära det så att man alla förstår det alltså. De som är nära maskinen, operatörerna i läget och det kan ju även vara produktionstekniska saker då som man gör avvikelsehantering runt på det sättet.

7:28
Det var en jättebra grej. Ja, sen har jag. Jag har hört att en del har ju då. Det är ju också kvalitet med att hantera till exempel mätdon och grejer med ärenden på det sättet också. Det kan ju också ha utvecklat till en helt egen del om man vill. Men det är ju också en sak som inte har med underhållet att göra riktigt, men är väldigt nära besläktat för om inte kvaliteten funkar så bra så är det någonting som inte mår bra i maskinen och därmed.

7:54
Kommer man ju till underhåll helt enkelt.

7:57
Och, ja, det är ju det som gör att vi kan jobba på det här sättet med ärendehantering. Att vi har ett ställe där vi fångar upp de här sakerna som blir liksom spindeln i nätet för er för att både underhåll och produktion ska funka så bra som möjligt och att vi då också kan få ut det mesta utav våran anläggning. Och det är ju det det går ut på. Alltihop att vi kan köra våra maskiner och få fram våra produkter som ska komma ut på marknaden.

8:22
Till slut.

8:25
Och då är det ju faktiskt det som vi brukar prata om att vägen till ständiga förbättringar. Ja, har vi då då rätt information vid rätt tillfälle? Ja, då får vi kontroll som skapar både säkerhet, nytta och värde och i det här fallet så är det ju mycket med nyttan och värdet runt helheten där att vi har ett ställe där vi hittar informationen som blir.

8:47
Prioriterat.

8:53
Det var dagens avsnitt utav underhålls och produktionspodden. Och till min hjälp hade jag ju då Niklas här som Helander som har hjälpt till och pratat lite om vad han har hittat ute i ärendehantering hos olika kunder. Så tacka för hjälpen Niklas och även anna här som har skött det tekniska. Ska vi tacka för att annars hade vi inte fått fram någon port så tack för idag hejdå.