Ärendehantering, del 2

Sammanfattning

I detta avsnitt av Underhålls- och Produktionspodden fortsätter Johan Peterson samtalet med Niclas Helander om effektiv ärendehantering inom underhåll och produktion. Fokus ligger på vikten av gemensamt språk, strukturerad informationsdelning, och hur digitala verktyg kan överbrygga kommunikationsluckor mellan produktion, underhåll och ledning. De diskuterar också skiftrapporter och loggböcker som centrala verktyg för förbättrad samordning och informationsflöde i hela organisationen.

Takeaways:

• Gemensamt språk och begrepp är avgörande för effektiv kommunikation inom underhåll.

• Ärendehantering är en central del av både underhåll och produktion.

• Det finns ofta kommunikationsluckor mellan avdelningar och nivåer i organisationen.

• Digitala verktyg bör samla information på ett och samma ställe, tillgängligt för alla.

• Skiftrapporter och loggböcker är kraftfulla verktyg för kontinuitet och spårbarhet.

• Data blir meningsfull först när den ges kontext – information är svar på frågor.

• Gråzoner mellan olika typer av åtgärder kräver tydliga processer och ansvarsfördelning.

• Tillgänglig och korrekt information möjliggör ständiga förbättringar och kontroll.

Tidsstämplar

• 1:07 – Genomgång av underhållsboken och vikten av gemensamt språk

  1:59 – Vad som räknas som ärendehantering i praktiken

  2:32 – Hur ärenden kan utvecklas till större förbättringsprojekt

  4:16 – Vikten av tydlig kommunikation mellan produktion och underhåll

  5:02 – Behovet av att sprida information till hela organisationen

  6:13 – Exempel på informationskällor: skiftrapporter, loggbok, mötesanteckningar

  7:27 – Vikten av att undvika dubbelarbete och ha koll på produktionens status

Transkribering av avsnittet

0:01
Optimera din verksamhet med underhålls och produktionspodden och Johan Peterson. Dagens avsnitt ärende hantering. Del två med gäst Niclas Helander.

0:19
Hej och välkomna till underhålls och produktionspodden. Idag sitter jag här med Niclas, nu kör vi live. Idag är allt bra. Ja, här lämpligt att få Göteborg. Du är alltid välkommen som du vet.

0:33
Jo idag hade jag ju tänkt att vi skulle fördjupa oss lite i i.

0:39
Alltså, jag får kolla på alla mina grejer, så i underhållsboken igen och det är ju för att den är ju ändå som lite av ryggraden för oss när vi är ute och.

0:51
Och implementerar saker hos våra kunder och för att det ska kunna vara en kunskapskälla både innan och efter en implementering och under hela tiden du använder ditt underhållssystem var du ska göra och när du ska göra det och så vidare.

1:07
Och här är ju en bild som visar vad underhållet är. Kan du förklara lite mer om den? Hur ni brukar prata om den ute hos kunder till exempel? Ja, vad är en grund? Och botten är ju att alla ska förstå och prata samma språk.

1:22
När vi åker ut till kunder så det här är ju jobbkategorier som vi pratar om och det är avhjälpande. Det är ju det akuta oftast.

1:32
Som man ska jobba med och sen om man är förebyggande. Det är ju det återkommande man gör för att bibehålla maskinerna.

1:39
Och förbättrande driftsäkerhetsförbättringar. Det kan ju vara genom allt möjligt att du ska revidera en ett förebyggande, till exempel där det lilla och modifiering är funktionshindringar som står tydligt. Och sen så har vi snabba ärendehantering som samlar.

1:59
Det som underhåll utför men inte är underhållsrelaterat brukar vi säga till våra kunder, men även där chansen finns för en operatör eller någon annan också, eller kanske någon som jobbar med kvalitet att ställa frågor och dela.

2:17
Information också och det ja, och det är väl därför det kanske. Jag är inte viktig. Ja, men så är det ju jättestort och uppdrag kan ju vara generellt jättestort att jobba med också. Det kan ju vara olika.

2:32
Det kan ju vara att komma från en skyddstrång och bli ett jätteprojekt som genererar sen att du måste ha modifiering till exempel, eller du måste ha driftsäkerhetsförbättringar, så det ska ju bli ett uppföljningsjobb i det här livet också sen för oss förhoppningsvis och verksamhetens utveckling. Och jag tänker även i sådana enkla grejer, för det är ju ett ställe som många alltså tekniker och så vidare. Och de som jobbar på ett kontor kanske har olika sådana verktyg men.

3:00
Det man binder ihop det där även då.

3:02
Operatörer och de som är närmast maskinerna egentligen kan hantera det också, så som efter att skiftrapport står det här och det blir ju också väldigt.

3:14
Bra för att då har man ju ett gemensamt verktyg där man kan läsa om den här och alla hittar informationen.

3:21
På ett ställe? Ja, och man förväntar sig att det ska finnas där och.

3:28
Det blir ju rätt mycket såna saker egentligen ändå. Jag menar akut går någonting sönder så fixar vi ju det om du var där och det förebyggande är ju någonting. Vi har tänkt ut och bestämt innan så det vet vi ju också. Ganska bra och en modifiering. Det är ju inte bara till, utan den tänker vi igenom ordentligt så att vi inte köper grisen i säcken utan.

3:47
Att, den måste ju få chansen att att gås igenom ordentligt så att det verkligen blir en bra modifiering eftersom det är en funktion som jag ändrar i min utrustning på något sätt så de ska ju tillföra någonting i det läget eller göra någonting säkrare och så vidare.

4:02
Men, ja det kan ju vara mycket saker som som är emellan här som är någonting som vi skulle kunna kalla någon form av gråzon och.

4:14
Vad är det som saknas här nu då?

4:16
Det är ju handslaget. Kommunikationen mellan underhåll och produktion. Ja, att man förvaltar den liksom och och får med den. Ja, och den saknas ju på många.

4:29
Ställen runt om inte bara i Sverige utan World wide. Och jätteviktigt att vi lyfter upp det här och samlar. Informationen är på ett ställe så alla har tillgång till ett jag får på ett ställe så kan vi ju börja prata om den och det är mycket enklare för annars så har du din lista som du fyller på. Jag har min lista, men det är ju svårt att kommunicera och prata runt om. Vi sitter på wars lista så att säga.

4:54
Så det är ju där i som det blir så viktigt att ha det på ett ställe för att det är då jag kan bara tycka någonting om det att ta till mig. Ja då.

5:02
Och då blir det ju så här att det är ju som sagt var många ställen. Det är allt från ledning till underhållsledning eller till produktionsledningen mellan produktionsledaren och underhållsledaren och kors och tvärs åt alla håller kanter här.

5:15
Och då är det ju jättebra om man har ett ställe att förvalta det här i.

5:19
Och tar vi då som sagt var en ledningsnivå? Så ja, om företag har väl kanske något system idag, men det når sällan ända ner till.

5:28
De som kanske också måste vara med i det? Ja.

5:31
Och där det blir som viktigast att få ner få ner den här kunskapen till att att berätta om varför, för det är ju ändå de som är närmast maskinerna som känner utrustningarna bäst och faktiskt gör tillverkningen? Ja.

5:46
Så rätt information till rätt person vid rätt tillfälle är väl att föredrar? Ja, men det är ju det helt klart och speciellt en skiftrapport då eller liknande. Jätteviktigt för tillbaka till själva ärendehanteringen då att vad är det man kan ha där? I? Ja, exempelvis så är det ju som du har skrivit så fint här. Johan skiftrapporter loggbok, mötesanteckningar.

6:13
Generellt, det här är ju.

6:16
Ni själva fantasin som sätter stopp tänkte jag säga, men man kan ju lägga in det man önskar att ha information om.

6:25
Kan du jobba med i ärendarhantering, så det är inga konstigheter.

6:29
Nej, jag fick ju lära mig en gång i tiden att den här fina att data = fakta.

6:35
Information i svar på frågor, information innehåller data data innehåller nödvändigtvis inte information så ofta så pratar vi ju nu om att det ska fyllas i massa saker, siffror och så vidare överallt. Men ibland så glömmer man att man kan förklara saker ganska enkelt med några meningar också mellan tvåskift till exempel.

6:57
Och ös skiftrapport och loggbok tycker jag är suveränt att ha. Maskinerna har funkat. Jag har gjort mitt FU alltså. Jag har plockat av det så jag har gjort precis alla saker jag ska göra. Men det är ju ganska bra om vi nu ska göra 200 stycken utav någonting och jag har jobbat tidigare skiftet så jag har gjort 120. Då gör jag åt det bara då vet vi hur många som är kvar att göra, ja, men annars kunde det ju bli så tråkigt att du sitter där och gör 120 också och då har vi gjort 40 för många ja.

7:27
Och kan vi inte sälja dem, så ja, då är de ju för vves och då är det ju bara en kostnad på alltihopa, så det är ju en enkel sak där data verkligen är en fakta och information blir då svar på frågor. Sen så kan man ju fylla i massa olika saker också, som då kanske nödvändigtvis inte blir informativt just det första läget.

7:48
Men därav så är det ju viktigt att kunna ha det här ihop med det andra och att det är tillgängligt för alla som behöver det.

7:58
Så med det så ska vi känner vi väl att vi vill slå ett slag just för den här ärendehanteringen som vi kallar den som är en del av underhåll och produktion för den delen. Det är inte bara underhåll det här, utan det är ju för alla. Skulle jag få hela företaget? Ja för hela företaget så att.

8:17
Det på ett bättre sätt kan hantera våra utrustningar då och den produktion vi ska göra.

8:24
Det tycker jag.

8:26
Så.

8:28
Jobbar vi mot stängde ständiga förbättringar och rätt information. Vi gör rätt tillfälle så får jag kontroll på saker och ting.

8:37
Och alla har tillgång till det.

8:41
Och med det så tackar jag för att du ville komma hit och hälsa på Göteborg och vi passar även på att tackar den som hjälper oss alla med det här så att vi får tekniken att funka, så ha en bra dag, ha det så länge hej.