Organisation, ekonomi & KPI:er

Sammanfattning

I det senaste avsnittet av Underhålls- och Produktionspodden gästas vi av Mikael Andersson för att diskutera organisation, ekonomi och nyckeltal inom underhåll. Vi utforskar hur en strukturerad organisation, tydliga mål och rätt kommunikation kan förbättra samarbetet mellan underhåll och produktion. Dessutom pratar vi om vikten av planerade insatser, morgonmöten och budgetarbete för att skapa långsiktiga förbättringar. Lyssna för insikter om hur du kan optimera din verksamhet och få en mer hållbar och effektiv produktion.

Takeaways:

• Strukturerade möten – Morgonmöten och veckoplanering förbättrar kommunikationen mellan underhåll och produktion.
• Organisatorisk anpassning – Underhållsorganisationen bör spegla företagets mål och strategier.
• Förebyggande underhåll – Att avsätta resurser för FU minskar akut underhåll och ökar driftsäkerheten.
• Ekonomisk kontroll – Förståelse för underhållskostnader och rätt budgetering ger bättre beslutsunderlag.
• Tydliga nyckeltal – KPI:er hjälper till att följa upp och förbättra underhållsinsatser.
• Samarbete med produktion – En helhetsbild av fabriken säkerställer långsiktig effektivitet.
• Rätt kostnadsfördelning – Se till att underhåll inte belastas med kostnader som egentligen tillhör produktionen.

Tidsstämplar

• 05:12 – Viktig insikt: Första stora take-away eller nyckelpunkt diskuteras.
• 12:45 – Case eller exempel: Ett konkret exempel som illustrerar huvudbudskapet.
• 18:30 – Utmaningar och lösningar: Diskussion om vanliga problem och hur de kan hanteras.
• 25:10 – Framåtblick och strategi: Vad lyssnarna kan göra framöver.
• 30:00 – Sammanfattning och avslutning: De viktigaste poängerna summeras.

Transkribering av avsnittet

0:01
Optimera din verksamhet med underhålls och produktionspodden och Johan Petersson, dagens avsnitt organisation, ekonomi och KP i er med gäst Mikael Andersson.

0:19
Hej och välkomna till underhålls och produktionspodden i.

0:24
Detta avsnittet så har jag med mig Mikael Andersson och vi kommer att titta närmare på under underhållshamnboken och ett nytt kapitel där i. Men vi har också upptäckt att det är väldigt många som lyssnar på våran podd här, så öppnar ni bara att glöm inte att trycka så att ni kan prenumerera på den för att då får ni alla avsnitten direkt till er istället för att de kommer mejl i dess.

0:51
Över till dig, Mikael. Vad?

0:53
Tycker du, har du lyssnat på våra avsnitt förresten, appropå om jag lyssnar? Ja, absolut, det är klart du gör alltså, du vet vad du har sagt innan ja, ungefär i alla fall. Ja, härligt.

1:08
Vad jag skulle vilja idag är ju att vi faktiskt går vidare med de här sakerna och ska vi se här så och så. Och det är ju som sagt var underhållshandboken som är fortfarande håller oss i för att det finns väldigt, väldigt mycket matnyttigt att hämta därifrån och.

1:25
Denna gången så ska vi.

1:30
Vi har ju pratat om tekniker och sånt hela tiden innan och om ganska förutsättningarna för underhåll på det sättet för att få den här smarta industrin där vi faktiskt jobbar tillsammans med produktion och underhåll och att man samarbetar på ett djupare plan för att det är ändå den här hela fabriken som måste funka för att vi ska få ja få intäkter i slutändan och att våra produkter ska komma ut med rätt kvalitet och i rätt hastighet så som vi önskar och.

1:59
Några utav de viktigaste sakerna som kommer till det här är ju.

2:03
Att vi har en organisation som funkar med det här att vi kan prata med varandra och kommunicera runt det hela, att vi har en ekonomi runt det och mål och nyckeltal som vi ska jobba mot för att liksom kunna sträva mot någonting så.

2:18
Det här avsnittet blir ju kanske? Ja, det ska jag inte säga. Men det är väldigt innehållsrikt och ändå grundbultarna i för att få det här att funka under längre tid. Jag vet inte om du håller med mig. Mikael, stämmer det rätt bra?

2:34
Ja exakt exakt.

2:37
Och då tänker jag ju egentligen att det här har vi grottat ner oss väldigt mycket nu i i de olika delarna.

2:45
Delarna, så som avhjälpande förebyggande förbättrande och så vidare. Vad man kan göra runt det, men att nu är det. Hur får vi det här att bli en verklighet och inte bara liksom en pappersprodukt eller powerpoint eller på någon whiteboard någonstans? Utan nu ska vi få en organisation som verkligen kan anamma det här och jobba med det.

3:03
Och då har vi organisation som första.

3:06
Och det är ett rejält kapitel i våran bok som sagt var och som finns då att ladda ner och läsa som man kan läsa ytterligare i det men.

3:18
Nu lämnar jag över ordet till dig lite för att jag vet att du har mycket tankar och funderingar runt de här grejerna.

3:27
Ja alltså. Ja, det är klart att jag har nån.

3:31
Ting som är viktigt är ju att man att man på något sätt avspeglar i organisationen vilka mål man har och vart man ska och var man vill jobba med genom underhållet.

3:41
Ett exempel kan ju vara att man vill man kanske har ganska mycket akut underhåll, men man vill satsa på att komma vidare med det förebyggande och då.

3:52
Då behöver vi ju organisationen också avspeglar det här.

3:55
Så att man har avsatta resurser för att kunna hantera till exempel FU, annars är det rätt så dödsdumt att säga att dom ska börja med sitt FU och har inte rätt resurser för det. Då är det svårt.

4:07
Ja, då blir det ju en sån en papperstiger utav det hela att att du kanske fyller ditt underhållssystem eller med de här sakerna att du vill göra det. Men om ingen gör dem så är de ju inte värda någonting och.

4:21
Det är väldigt lätt att man när man är i en sån situation att man får ju börja liksom långsamt och sätter man av resurser så är det ju väldigt lätt att i en akut situation så plockar man resurser från de här FU resurserna och då?

4:36
Då blir det ju jobbigt till slut.

4:38
Ja och.

4:41
Ja då, då skapar man. Det är ju resurserna för att göra det och och samtidigt med organisationen så ska man ju få om man nu har resurserna så ska jag få möjlighet att göra det. Då måste ju på olika sätt kommunicera runt det och jag vet att morgonmöten, dagliga möten, skiftmöten och så vidare är ju ett sätt att verkligen kunna samla och sprida, bestämma vad man ska göra inom ett tidsintervall och det är väl någonting som.

5:07
Är superviktigt i det här, så att man inte står där.

5:12
Har allting klart för sig. Jag vet vad jag ska göra här. Jag råkar ha resurserna och alltihopa nu och då måste man ändå köra produktionen för då blir det ju också lite. Ja, det är ett moment 22. Man måste ju få till tillgång till utrustningen också för att kunna göra det här underhållet. Nej, men det är väldigt viktigt att man har exempelvis ett ett morgonmöte och eller eller att man börjar med ett veckomöte att man någon någonstans i alla fall börjar med med det här för att det är jätteviktigt att man som man kan titta tillbaks på vad vad hände igår och vad ska vi göra?

5:42
Idag eller vad ska vi göra nästa vecka så att man kommer till det här läget att man kan börja planera sina aktiviteter och ta avstamp i också vad som händer tidigare för att göra motåtgärder åt det här och.

5:53
Framförallt.

5:56
Ökad medvetande på vad gör vi på de olika delarna inom underhåll också? För att kunna hjälpa varandra med? Ja, för jag tänker jag kan se framför mig alltså. Man har morgonmötet och det får man igång. Vi har våra olika avdelningschefer kanske och så vidare och på mötet, så det är ju inte alltid det ända, men det är det är inte. Det är inte sällan man har hört att ja, vi hade mötet, men produktionen var tvungen att köra ändå.

6:23
Och då är ju frågan egentligen, men varför då? Vad varför var de tvungna att göra det?

6:29
Ja för att maskinen var trasig i förrgår och det är något hade hänt och det är just det man vill undvika att självklart kommer det finnas tillfällen när vi av en en annan anledning måste skjuta på saker och ting, men då skjuter man ju på det på ett kontrollerat sätt och man vet varför det ska ju inte vara för att jag inte kände att min maskin var tillräckligt funktionsstyrglig helt enkelt.

6:54
Och här är, det är ju viktigt att man har några egentligen som.

7:01
Allting beror ju på hur stor organisationen är, hur mycket resurser man har, men att man på något sätt i alla fall jobbar med planering och schemaläggning. Ja, det kan ju ses på många olika sätt, men det är jätteviktigt och att man kommunicerar tillsammans med med produktionen också om om såna här saker händer.

7:20
Så första.

7:22
Ett första skede för att verkligen kunna komma igång med det här, för det går ju att utveckla efterhand mer och mer och vad man har på agendan på det här, men.

7:30
Nummer ett är väl kan man säga att att jag menar man, man har ju en organisation i och med att man jobbar där på något sätt, oavsett vad man kallar sig att starta ha ett morgonmöte där man pratar om, hur får vi våra maskiner och mår så bra som möjligt och så att de kan producera det vi har tänkt idag och har man det som grund grej att starta med så kommer agendan för de här mötena att att kunna ut.

7:55
Vecklas i den takt och med de saker som man själv behöver på ett bättre sätt.

8:01
Helt riktigt så att komma igång med det ska vi väl säga kan vara för det här kan man ju hålla på med jättemycket. Det finns jättestora konsultbolag i världen som bara håller på med organisationsutveckling så men för att komma igång och få en bra kickstart i det här så tror jag att ett morgonmöte och skifte överlämningar för att göra de här sakerna är väldigt.

8:25
Väldigt, väldigt bra.

8:27
Och sen tycker jag att så fort som möjligt i alla fall kunde att man börjar med ett veckomöte där man tittar på nästa vecka.

8:35
Planerade insatser så fort man kan i alla fall och då medveten gör man de här grejerna på ett helt annat sätt.

8:43
Det är bra tips. Ett bra tips att komma igång med de här grejerna.

8:50
Och.

8:54
Göra så här ibland så hänger det lite TV märkt för nu kommer vi in på ekonomibiten då för om vi säger att vi inte hade någonting från början utan började med det här så att vi har då morgonmöte skift och veckomöte och börjar liksom se till att tänka ur aspekten att maskinerna ska må bra så att vi kan producera det vi har tänkt och det vi har tänkt har vi säkert räknat på, så då kommer det in lite ekonomi i det hela också.

9:18
Och.

9:20
En sak är ju.

9:23
När man då kommer till ekonomiavdelningen så kommer den rabblas massa konton och grejer som man förmodligen inte har en aning om vad det är för någonting, för det har man inte hört innan eller så har man bara kastat på en och så vidare. För inom ekonomin så använder man ju väldigt mycket med konton. Men vad är nummer ett egentligen? För underhållsavdelningen att komma igång med och som man också kanske har kan ta upp på sitt veckomöte så att man vet att man ligger i balans med saker och ting. Men vad är det?

9:48
Då som blir viktigast? Det kanske inte kontopanen i sig.

9:53
Nej, det är det ju inte alltså. Det är ju man man behöver ju ha en budget för att veta vad det är man gör och framförallt. Vad kostar det exempelvis akuta avhjälpande förra året och det avhjälpande tillsammans eller vad? Hur mycket lägger vi på förbättrade underhåll? Sånt är ju jätteviktigt och det man ser på bilden här är ju kontoupplägg för underhållskostnader. Det här är ju så vi ligger upp det i vårt system i maintmaster vilket.

10:18
Betyder att man kan då köra över kostnader för de här till ett affärssystem om man skulle vilja.

10:25
Sen är det ju kanske bra att veta om också att för för en finansavdelning är det oftast inte intressant att veta den här fördelningen som vi tittar på nu. Dom brukar oftast titta på underhållskostnader rakt över och bryr sig kanske inte så mycket om vad som är akut och avhjälpande och så vidare eller upp eller förebyggande.

10:43
Och det kanske man kan förstå. Det är väl lite synd i och för sig, men men jag för underhåll är det ju otroligt viktigt att veta hur mycket man lägger på de olika delarna.

10:50
Ja, det blir blir ju det i och med att de har ett övergripande ansvar runt det så så så kan det ju vara helt OK att göra så. Men för att vi ska kunna förbättra det så måste vi bryta ner det i delar som vi kan behandla och det är ju där som man kanske. Då är ett affärs och ekonomisystem kanske inte har förberett för det. Typ så här, men i och med att vi själva har det inbakat så.

11:17
Blir det ju ett sätt att jobba med sina ständiga förbättringar för att vi kan få den upplösningen får man väl kalla det på det så att vi verkligen kan hantera det så att det inte bara är en stor grej ni ska.

11:28
Sänka det med 10 %, jaha, hur då? Nej, då måste jag ju veta lite mer och det är ju däri som.

11:35
Det är väldigt bra att ha ett underhållssystem för ett underhållssystem bygger ju ändå på att jag kan göra sånt här medans ett affärs och ekonomisystem. Kanske inte har det inbyggt och det är däri som skillnaderna blir att kan jag jobba med det här och föra över det och kanske med automatiskt på något sätt så underlättar ju det jättemycket för att vi verkligen ska kunna jobba med det. Vi kan göra bättre och i slutändan så blir det ju bättre siffror.

12:04
Precis och det. Det är ju så himla enkelt om man nu, precis som du säger här, att man, vad vill jag göra för åtgärder på min utrustning för att den ska gå bättre och det är ju liksom man man kan ju lägga in ett planerat förutbestämd eller förlåt. Vad säger förbättrande underhåll som en aktivitet och man kan kostnadssätta den och så kan man ha det i budgeten och titta på vad. Vad har jag för stora saker? Jag vill genomföra nästa år? Det är väldigt lätt att presentera för finans när man ska göra sin budget och så vidare också och varför man gör det? Varför?

12:35
Är det man vill påverka de själva aktiviteterna man planerar.

12:39
Sänka sitt akuta kanske och så vidare och då får man medlen för att kunna få igenom saker och kunna aktivt kunna jobba med det för att för att det ska hända och göra skillnad det.

12:51
Nej, jag tycker det är riktigt bra och man kan också få fatt i och enkelt förklara den här klassiska saken. Att det nya fina projektet och den nya fina maskinen som skulle komma och allting var jättebra om man firade med att den var igång och vi åt tårta och alltihopa och så visade sig sen att underhållsavdelningen blev belastade med massa olika saker som var tvunget att göras för att verkligen få det att funka.

13:16
Och det får man ju också upp en sån klassisk, ett sånt klassiskt problem får man ju verkligen reda på i när man har koll på det på det här sättet.

13:27
Härligt, det var lite om ekonomin där det är då att budgeten är någonting vi jobbar med, men vi måste inte bara se den som ett kostnadställe där där vi bara kastar ihop alltihopa utan att vi kan bryta ner det för att kunna förbättra det och följa våra kostnader. Så budget kostnad och kunna följa det på rätt nivå för att kunna jobba med det jag kan lägga till en grej till. Och det är ju det här med när man börjar följa kostnader på på underhåll så är det ju.

13:53
Inte alltför sällan som man upptäcker kostnader som har bokförts på underhåll.

13:58
Som kanske egentligen inte är underhållskostnader, exempelvis man byter ut man man slipar knivar för och skära saker i i produktionen. Det är ju en produktionsomkostnad.

14:09
Och och lite såna här saker är också väldigt viktigt att ha koll på så att man vid ett läge när det går lite trögt så kanske man ska börja skära i sina finanser och då då är det ju bra att man har koll på vad det är som egentligen är underhåll.

14:21
Exakt.

14:24
Det vi brukar kalla det gäller att ha koll på äpplen och päron helt enkelt ja.

14:30
Jag håller med dig. Det är jätteviktigt för att alla kommer alltid någon gång vara med om ett sådant tillfälle och då är det jätteviktigt att veta vad som är vad alltså, vad äpplen och päron helt enkelt superbra och det för oss ju faktiskt in på nästa del som är mål och nyckeltal för att om de då inte stämmer och någon tycker att det här är jobbigt och att man behöver göra några åtgärder på det hållet, ja, då är det precis som vi sa hålla koll på.

14:59
Äpplen och päron och därför så är det ju våra mål och nyckeltal som vi kan hantera på olika sätt där i och.

15:09
Ja driftsäkerhet är ju det vi vill ha. Våra maskiner ska må jättebra så att de kan producera det vi har tänkt oss i den hastighet vi vill och med den kvalitet vi önskar. Och det är ju det som är driftsäkerheten. Men vi har ju också andra saker som det intressanta här att följa upp. Och vad tycker du om?

15:29
Vad tycker du om det här? Det här tycker jag är otroligt viktigt. För här är det ju alltså när man börjar prata nyckeltal för underhåll så finns det ju. Det finns ett antal fördefinierade. Nu finns det en nyare standard men men i alla fall är det här så finns det 71 stycken.

15:43
Fördefinierade standard eller nyckeltal man kan använda sig av i underhåll och de flesta anpassade för att om man följer standarden så är det ganska lätt och börja mäta. Men bara för det så betyder ju inte det att.

15:57
Som ofta nämns på industrierna så vill ju någon kanske från management säga att vi nu ska vi börja mäta m till BF och det är ju ett jättebra nyckeltal. Det är alldeles utmärkt. Men för en organisation som ligger och jobbar och 80 % akut.

16:14
Så är det kanske inte det nyckeltalet som ger största värdet tillbaks till underhållet, utan bara någonting som ska visas uppåt ja och och ställer till det nåt alldeles för för underhållsverksamheterna. Då kanske det är bättre att mäta antal akuta stoppar eller längden på akuta stopp eller hur mycket tid vi ligger på akuta stopp eller hur många akuta leveranser och rörelser och delar det gäller alltså att välja rätt mätetal som tar den framåt till nästa steg och inte inte istället.

16:44
Gör så att hela organisationen får börja brottas med.

16:46
Att visa siffror uppåt.

16:49
Ja ta resurser ja för MTB och och alla dom här. Nyckeltalen är ju en produkt utav andra tal som man måste förstå vad som ligger bakom, alltså rent matematiskt. För att annars så säger man ju bara någonting som man inte vet vad det är och.

17:05
Därför så så att bara tycker att MPBF verkar ju häftigt, så det måste vi hantera och justera utan att ha en inblick i var det kommer ifrån och.

17:18
De andra.

17:19
Delarna runt det hela. Precis som du säger så så kan ni ju vända upp och ner på en organisation totalt som gör att man motarbetar sig själv i värsta fall. Och det är väl heller inte ovanligt att det dyker upp utan.

17:34
Det viktiga är ju att få 1, 1, 1 helhetssyn över det hela. Ja och och det. Det är ju tyvärr väldigt vanligt att att man får på sig att man ska börja jobba med fem varför och såna saker och och exempelvis då ntibi och och så ska man börja analysera saker och en annan sak kan ju vara att man ska göra uppföljningsjobb eller alltså rotorsaksanalyser på alla stopp över en timme och i en organisation där du har väldigt mycket.

18:00
Stopp där du är ganska på?

18:03
Låg nivå inom underhåll så blir det ju otroligt resurskrävande och jobbigt att börja mäta såna här saker och börja ta sätta till grupper för och hitta såna saker utan tänk rätt istället. Tänk rätt nivå och anpassa efter du vart du befinner dig någonstans. Ja, det är som om man ska börja träna för att springa maraton och aldrig har sprungit innan man alltså man måste ju börja kanske ut och promenera först promenera ännu snabbare. Börja jogga i korta intervaller och sedan bygga på det hela. Det är inte.

18:33
Men det är så himla lätt att säga att ja, ungefär som att jag ska springa med maraton och på en viss tid. Jaha, hur ska det gå till då om du inte gör det bakomliggande jobbet och har förståelse för vad som kan hända under tiden?

18:48
Det var mål och nyckeltal.

18:52
Och de här delarna med organisationen och ekonomin och mål och nyckeltal. Det är de grejerna som är.

19:00
Förutom de andra teknikerna vi pratar om också väldigt viktiga för att vi ska kunna komma till ständiga förbättringar för att när vi har dem och har kontroll över dem, det är då vi kan börja hantera dem och göra någonting åt dem och göra en skillnad på dem och som vi brukar säga rätt information vid rätt tillfälle. Då har jag kontroll på de här grejerna som kan skapa värde och nytta på alla möjliga sätt.

19:29
Med det sagt så vill jag ju tacka Mikael och min kollega anna här som hjälper till att göra podden för detta avsnittet och också komma ihåg vilket jag fått order om. Säg att glöm inte att prenumerera på det hela för då blir det mycket enklare att få alla avsnitten till sig.